Sua empresa tem um sistema de gestão eficiente? Devido à grande saturação em diversos segmentos, muitos gestores estão tendo que se reinventar para garantir seu lugar no mercado de atuação. Além disso, com a tecnologia mais acessível e com o marketing digital em ascensão a maneira de fazer negócio mudou.
Atualmente, o cliente ganhou voz e, por isso, as empresas de varejo que desejam expandir no seu mercado de atuação precisam oferecer soluções que atendam as necessidades, expectativas e desejos dos seus consumidores.
Outros fatores que também fazem a diferença nos resultados é a disposição de um atendimento rápido e a capacidade de fidelizar seus clientes. Sendo assim, para que tudo isso seja possível é essencial que a empresa tenha um sistema de gestão de qualidade.
Afinal, não tem como falar em crescimento sem mencionar a necessidade de ter um plano de ação bem estruturado e estratégias bem elaboradas. Por esse motivo, preparamos este artigo para explicar como funciona um sistema de gestão para varejo, além de mostrar como esse recurso é fundamental para melhorar os processos dentro da empresa. Acompanhe a leitura!
O que é um sistema de gestão para varejo e como ele funciona?
Apesar da importância que o sistema de gestão tem para o desenvolvimento de uma empresa é bastante comum encontrarmos gestores que não conhecem esse recurso ou que, simplesmente, não usam. Se você é uma dessas pessoas saiba que a sua empresa pode esta perdendo grandes oportunidades de se expandir no mercado.
Isso porque, o sistema de gestão nada mais é do que um programa de computador que tem como função ajudar o gestor a administrar as atividades da empresa. Ou seja, trata-se de um software inteligente, no qual tem como principal objetivo facilitar o dia a dia dentro de uma organização buscando automatizar o máximo de processos possíveis.
Sendo assim, quando o gestor utiliza essa ferramenta de forma correta os resultados obtidos vão muito além do financeiro. Isso significa que os benefícios podem ser vistos por meio de diferentes indicadores de qualidades, como:
- melhora nos índices de satisfação interna e externa;
- contribui com a redução dos impactos provocados na natureza devido a execução das atividades cooperando, assim, com a valorização de práticas sustentáveis;
- mais economia;
- elaboração de planejamentos mais precisos;
- melhor gerenciamento do tempo
- mais segurança.
Por isso, que é tão importante para uma empresa, independentemente do tamanho ou segmento, dispor de um sistema de gestão. Lembrando que existem, basicamente, dois tipos dessa ferramenta: o ERP e o CRM.
ERP
O sistema de gestão ERP (ou Enterprise Resource Planning) é um dos mais utilizados pelas empresas por causa das suas funcionalidades. Pois essa ferramenta tem como função garantir maior controle, tanto do setor financeiro quanto do setor fiscal e contábil. Além disso, é responsável por registrar informações referentes ao recebimento de receitas e quitação das despesas. Por isso, é calculado o custo de tributo em cada uma das operações, a fim de proporcionar mais precisão e controle dos dados.
Por esse motivo, a maioria dos sistemas de ERP, além de ser dividido em 3 camadas (a aplicação, o banco de dados e o framework) tem duas características básicas. Veja só!
Visão departamental
A visão departamental consiste em organizar todas as informações referentes a manutenção dos processos de cada setor em uma única tela. Essa característica permite que todos os usuários autorizados possam visualizar e observar o andamento das etapas de forma simples e segura.
Visão por segmento
A visão por segmento é a característica mais importante do sistema de ERP. Isso porque permite que o software seja ajustado de acordo com as necessidades de cada empresa. A vantagem disso, é que o gestor passa a ter em mãos uma ferramenta específica para o seu tipo de negócio podendo ajustá-lo sempre que houver necessidade.
Lembrando que em determinados casos é possível desenvolver módulos específicos para alguns tipos de segmentos. Nesse caso, são chamados de softwares de gestão vertical.
CRM
Muitas empresas ainda mantém o hábito de armazenar as informações dos seus clientes, como histórico de ações e estágio do funil de vendas em blocos de papel e planilhas. Essa prática tem como desvantagem a falta de organização e a facilidade de perder esses dados. Sendo assim, o CRM (ou Customer Relationship Management) tem a função de automatizar esse serviço.
Ou seja, por meio dessa ferramenta o gestor consegue organizar todas as informações em um único sistema garantindo o armazenamento seguro e o acesso prático e rápido. Nesse sentido, o foco principal é otimizar as interações com os clientes. Vale ressaltar que essa função também abrange outros departamentos da empresa.
Qual é a sua importância?
Como já mencionamos, o setor varejista tem passado por diferentes mudanças e, por esse motivo os gestores precisam estar preparados para lidar com qualquer desafio, tais como o aumento da concorrência, instabilidade do mercado e logística.
Além disso, é preciso estarem dispostos a se adaptarem a esse novo cenário buscando meios de inovar, incluir novas tecnologias em sua gestão e, sobretudo, oferecer uma experiência única para o seu consumidor.
Nesse sentido, com o uso de um sistema de gestão é possível enfrentar as dificuldades do mercado, além de garantir bons resultados. No entanto, se você ainda não se sente convencido listamos a seguir alguns fatores que faz o uso dessa ferramenta tão importante para o crescimento da empresa. Confira!
Integração
Sem dúvidas, a integração entre os departamentos da empresa é uma das maiores funcionalidades que gera resultados imediatos para a gestão no varejo. Isso porque, o sistema permite que todas as informações sejam disponibilizadas em uma única plataforma e, por isso, todos os usuários podem ter acesso simultaneamente.
Essa característica dispensa a necessidade de investir em plataformas específicas para cada setor facilitando, assim, o gerenciamento de todos os departamentos. Ou seja, o gestor passa a ter a liberdade para monitorar o estoque, ao mesmo tempo em que mantém o controle dos caixas e administra a área financeira, por exemplo.
Indicadores de desempenho
Sabemos muito bem que para chegar em algum lugar, é preciso saber qual direção está sendo seguida. Isso significa que o seu negócio só vai crescer e alcançar um nível de escalabilidade quando tiver em mãos um planejamento devidamente elaborado. Sendo assim, é de suma importância que o gestor defina quais serão as metas e objetivos da empresa.
Pois, quando não se tem um propósito definido ou indicadores de desempenho dificilmente você terá um planejamento bem estruturado e eficiente. Por esse motivo, o sistema de gestão surgiu como solução para ajudar o gestor a acompanhar todo o desenvolvimento da empresa de forma simples e prática.
Afinal, a grande vantagem de ter um sistema de gestão é a praticidade que ele oferece para que o gestor consiga realizar todos os processos da empresa de forma fluida permitindo a criação de planejamentos mais eficientes com base nos indicadores de desempenho.
Controle dos principais departamentos
Uma das principais dificuldades de uma empresa varejista é a falta de controle dos setores de venda e estoque, pois qualquer divergência de informação entre esses dois setores pode provocar prejuízos como perda de vendas ou acúmulo de mercadorias. Nesse caso, o sistema de gestão atua como um intermediário entre esses dois departamentos, a fim de garantir que ambos estejam trabalhando em sintonia.
Pois, por meio dessa ferramenta o gestor tem a possibilidade de encontrar informações precisas sobre qualquer setor e, o melhor nisso tudo é que esses dados estão de acordo um com os outros. Isso significa que os riscos de cometer erros e falhas serão reduzidas a quase zero.
Além disso, todas essas informações podem servir de base para a elaboração de relatórios completos com o objetivo de otimizar a gestão como um todo, pois essa harmonização entre os setores da empresa vale para todos os departamentos.
Auditoria de processos
A auditoria de processos é uma ação importante para garantir os bons resultados dos sistema de gestão, pois sua função é permitir que o gestor acompanhe de perto o desempenho da empresa. Nesse sentido, o gestor passa a ter uma visão mais ampla sobre todas as atividades realizadas de forma que consiga identificar pontos que precisam de melhorias e o que tem dado bom retorno.
Sendo assim, as auditorias de processos podem ser feitas em procedimentos como:
- operação de loja;
- exposição de gôndolas e balcões
- pré-inventários;
- frente de caixa;
- perdas de rupturas.
Lembrando que se esse monitoramento for feito por meio do sistema de nuvem ele se torna ainda mais prático, visto que o gestor consegue acessar, em tempo real, todas as informações e, em casos necessários, comandar ações de forma imediata.
O que considerar ao adquirir um sistema de gestão?
Devido a grande importância que essa ferramenta tem para o desenvolvimento da empresa é essencial que o gestor, ao decidir por usá-la, busque escolher o sistema de gestão que mais atende às suas necessidades.
Pois o mercado disponibiliza diferentes ofertas e, por isso, escolher a melhor ferramenta se torna um grande desafio. Sendo assim, para que você se sinta seguro com a sua escolha preparamos uma lista com alguns fatores que precisam ser observados durante o processo de aquisição do sistema de gestão. Dê uma olhada!
Credibilidade da empresa
Uma das primeiras coisas que deve ser feita antes de adquirir um sistema de gestão é verificar a credibilidade da empresa fornecedora, pois você precisa ter em mente que os dados vistos como importantes para a sua empresa serão administrados e armazenados por essa ferramenta. Daí a necessidade de escolher um fornecedor que seja sério e comprometido com o serviço prestado.
Para você ter uma ideia da importância disso, basta se lembrar que todas as informações que sejam relacionadas aos dados fiscais da sua empresa, como emissão de notas fiscais eletrônicas e o envio de relatórios fiscais passarão a ser administrados pelo sistema de gestão. Nesse caso, qualquer falha cometida pode causar sérios problemas com o fisco.
Por motivos como esse, que você deve procurar uma empresa especializada nesse tipo de serviço, de preferência que tenha experiência no segmento que você atua, pois, além de desenvolver uma ferramenta que atende exclusivamente as necessidades do seu negócio o ajudará a identificar oportunidades únicas que contribuirão para o seu crescimento.
Referências de clientes
Aliado ao tópico anterior, a busca por referências de clientes anteriores é de suma importância, pois não existe forma melhor de avaliar a qualidade da empresa que não seja por meio da reputação que ela tem no mercado.
Sendo assim, antes de fechar negócio consulte as opiniões de outros varejistas ou se informe com alguma associação. Além disso, verifique se a fornecedora tem boas recomendações, se tem certificados e premiações e se tem reconhecimento no mercado.
Aderência ao sistema
Uma das principais características de um sistema de gestão é a capacidade que ele tem de se ajustar às necessidades e particularidades de cada empresa, a fim de facilitar a administração do empreendedor. Por isso, é importante verificar se o software vai cumprir com esse objetivo.
Afinal, o varejo tem algumas particularidades que são exclusivas desse segmento que quando mal executadas podem gerar sérias complicações para os gestores, como é o caso da gestão de estoque e finanças. Esses dois departamentos têm uma grande importância para o desenvolvimento de uma empresa varejista.
Em razão disso, é sempre importante verificar se o sistema disponibiliza essas informações de maneira simples e prática. Vale ressaltar que você deve optar por uma ferramenta que tenha a capacidade de acompanhar o crescimento da sua empresa. Isso significa que se a expansão do seu negócio é o seu principal objetivo é essencial contar com um recurso que esteja preparado para gerenciar mais de uma unidade.
Legislação
Outro fator muito importante que deve ser levado a sério é a legislação. Afinal, o Brasil está entre os pais com a maior carga tributária do mundo. Além disso, são conhecidas por sua complexidade e mudanças constantes. Essas características afetam de forma direta o sistema de gestão da sua empresa, pois é necessário que ele esteja em conformidade com as normas vigentes.
Sendo assim, para evitar problemas com o fisco e gastos com multas fiscais é fundamental verificar se o sistema de gestão atende as normas fiscais do varejo. Essa ação tem como vantagem:
- o aumento da produtividade;
- otimização do tempo;
- redução do retrabalho;
- a segurança fiscal;
- mais tranquilidade.
Sistema de frente de caixa (PDV)
O sistema de frente de caixa será um dos módulos mais usados pela sua empresa. Por esse motivo, você precisa ter a disposição um sistema de ponto de venda totalmente seguro. Para isso, é de suma importância verificar se o software não para, se atende as normas da legislação varejistas e se oferece segurança tanto no recebimento de informações quando na transferência delas.
Estrutura do software
Por fim, antes de adquirir um sistema de gestão é preciso avaliar os pré-requisitos e, sobretudo, saber quais são os equipamentos necessários para assegurar o bom funcionamento do software. Isso garante que a ferramenta escolhida esteja de acordo com as características da sua empresa.
Por exemplo, se você administra apenas uma unidade, um sistema de gestão em nuvem seria o ideal, pois além de solucionar as suas necessidades ele oferece como vantagem a praticidade, já que não precisa de instalação e dispensa a necessidade de realizar backups e de utilizar um servidor local proporcionando mais economia.
No entanto, se o seu negócio trabalha em larga escala ou tem mais de uma unidade, o sistema de gestão local vai atender muito bem as suas necessidades. Afinal, entre as inúmeras vantagens que a ferramenta proporciona destaca a garantia de manter sua empresa sempre em funcionamento, já que não será necessário o uso da internet.
Quais são os seus benefícios?
Até aqui já ficou claro que o principal objetivo do sistema de gestão é a possibilidade de gerenciar todas as informações importantes da empresa de forma automatizada e inteligente. Além de proporcionar mais eficiência na execução das atividades, essa ferramenta facilita que os dados sejam compartilhados entre os setores contribuindo, assim, para uma tomada de decisão mais precisa.
E as vantagens não param por aí, o sistema de gestão oferece muitos outros benefícios. Veja só!
Redução de custos
A busca pela redução de custos é uma ação constante em qualquer empresa que deseja obter mais lucratividade. Isso porque quando se mantém uma gestão mais enxuta, consequentemente, haverá aumento na margem dos lucros.
Nesse sentido, com a implantação de um sistema de gestão o controle dos gastos será feito de forma mais eficiente, já que o monitoramento das despesas será constante, a fim de garantir a qualidade dos produtos serviços oferecidos.
Essa ferramenta ainda contribui com a automatização dos processos. Essa ação tem como vantagem o aumento da eficiência produtiva, redução do tempo de trabalho e dispensa a necessidade de novos investimentos, além de garantir maior controle dos níveis de estoques e de materiais desperdiçados.
Controle de dados
Com um sistema de gestão eficiente, o gestor não só terá maior controle dos dados como também conseguirá realizar o monitoramento de forma simples e prática de todos os processos da empresa.
Aumento da produtividade
O aumento da produtividade será visível no momento em que os processos da empresa forem automatizados. Além disso, será nítido a melhora na organização, otimização do fluxo de trabalho, controle de caixa e o melhor aproveitamento do tempo.
Melhoria na tomada de decisão
Por meio de um sistema de gestão o empreendedor consegue ter uma visão mais clara do que acontece na empresa. Isso garante que ele tenha maior capacidade para visualizar as áreas que precisam de melhorias e quais necessitam de mais investimento, além de identificar quais despesas podem ser eliminadas sem comprometer a eficiência do processo.
Tendo essas informações ao alcance o processo de decisão se torna bem mais eficiente, uma vez que será feito com base em informações reais. Além disso, para facilitar ainda mais esse processo o sistema de gestão ainda disponibiliza esses dados por meio de tabelas, gráficos e relatórios personalizados permitindo uma análise mais precisa e detalhada de cada atividade realizada.
Comunicação entre departamentos
Outra vantagem bastante útil é a facilidade de manter a comunicação entre os departamentos, pois o sistema de gestão permite que todas as partes interessadas possam acessar os dados simultaneamente. Essa ação impede que haja divergência de informações entre os colaboradores ao mesmo em que garante que todos sigam na mesma direção.
Prevenção de falhas
Por fim, a prevenção de falhas é um dos benefícios que ao longo do tempo se torna bastante visível dentro da empresa. Isso porque o fornecimento das informações é feito uma única vez contribuindo, assim, com a diminuição dos processos manuais e, consequentemente, do retrabalho garantindo uma gestão com menor incidência de erros.
Como o sistema de gestão pode ajudar a aumentar as vendas?
Não há dúvidas de que o sistema de gestão é essencial para promover o desenvolvimento de qualquer empresa. Prova disso, é que os empreendimentos que fazem uso dessa ferramenta quando comparado com aqueles que não utilizam o mesmo recurso, apresentam crescimento 35% mais e um aumento de 10% na produtividade.
Em razão disso, muitas empresas têm buscado investir nesse tipo de ferramenta, a fim de obter melhores resultados. Afinal de contas, por meio do sistema de gestão o gestor consegue alcançar as metas estabelecidas de maneira mais rápida e ainda garante a redução dos gastos.
Por esse motivo, que se torna possível aumentar o número de vendas, uma vez que os colaboradores terão mais foco e saberão como aproveitar melhor o tempo. Além disso, existem outros fatores que cooperam para que isso aconteça, entre eles podemos citar:
- a redução da burocracia;
- otimização dos processos;
- mais segurança nas informações;
- otimização de espaço;
- acesso a um base de dados confiáveis;
- fornecedores e clientes mais satisfeitos.
Portanto, com base nessas informações fica clara a importância que o sistema de gestão tem para o desenvolvimento da empresa, sobretudo, dos varejistas. Afinal de contas, com uma equipe bem capacitada e aliada a essa ferramenta, tenha certeza que o sucesso das suas vendas será bem maior.
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