gestão de estoque

Gestão de estoque: saiba como preparar sua empresa para vender mais

Você tem prejuízos com produtos em excesso que ficam encalhados na loja ou perde oportunidades de vendas por não ter o item que o cliente deseja comprar? Uma boa gestão de estoque resolve esses problemas.

O estoque é uma espécie de reserva de produtos essenciais para manter a empresa funcionando. Afinal de contas, sem mercadorias para vender você teria que fechar as portas. No entanto, não basta ter esses itens disponíveis, é necessário gerenciá-los de forma estratégica para que a empresa consiga lucrar com eles.

Quer saber como fazer o controle desses insumos? A seguir, você vai entender melhor o que é gestão de estoque e conhecer as melhores práticas para garantir eficiência nesse processo. Confira!

O que é gestão de estoque?

É o controle de tudo que envolve os materiais utilizados pela empresa para produção e vendas. A gestão de estoque é responsável por:

  • otimizar o investimento nas mercadorias;
  • monitorar os produtos que entram e saem da loja;
  • determinar o momento certo para a compra;
  • dimensionar a quantidade necessária de produtos;
  • criar espaços de armazenamento adequados;
  • evitar vencimentos e perdas;
  • controlar prazos de entrega, etc.

Como boa parte do capital da empresa está concentrado no estoque, controlar esses insumos faz parte da gestão financeira. O objetivo é minimizar perdas garantindo que todo dinheiro investido seja, de fato, revertido em vendas.

Se você exagera no volume de compras, por exemplo, pode ficar com os produtos encalhados, que ocupam um espaço valioso de armazenamento e ainda correm o risco de se deteriorar com o tempo. Resultado: prejuízos para a empresa.

Quais são os benefícios da gestão de estoque para as PMEs?

Independentemente do porte da empresa, a gestão de estoque é fundamental. No contexto de pequenas e médias empresas, essa é uma questão ainda mais estratégica porque põe em risco a sobrevivência do negócio.

Grandes empreendimentos já têm o costume de adotar processos bem rigorosos para o controle de seus insumos. Mesmo assim, em casos de perdas significativas de produtos eles conseguem sobreviver.

Já para as PMEs, rombos sistemáticos — seja por avarias devido ao mau armazenamento, vencimentos e até furtos — podem significar a falência da empresa. Ou seja, esse controle é obrigatório para manter-se no mercado e prosperar. Acompanhe, adiante, as principais vantagens da gestão de estoque.

Garante eficiência operacional

A eficiência operacional é capacidade de fazer mais com menos. Se você tem uma equipe enxuta, os processos precisam ser bem precisos a fim de garantir rapidez na prestação de serviços sem perder a qualidade.

Imagine um vendedor gastar longos minutos no estoque a procura de um produto para o cliente e no fim das contas descobrir que o item já acabou. O colaborador perde tempo, o cliente fica irritado e a empresa desperdiça uma oportunidade de venda.

Reduz custos

Uma boa gestão de estoque é sinônimo de economia. Isso porque você consegue equilibrar o volume de produtos disponíveis com a demanda. Dessa forma, é possível evitar desperdícios e otimizar a capacidade de armazenamento.

Além do mais, um controle rigoroso de insumos inibe extravios — muitas vezes praticados pelos próprios funcionários — e deixa os colaboradores mais responsáveis quanto à preservação da integridade dos itens.

Otimiza o tempo de produção

Essa vantagem é especialmente benéfica para as empresas que produzem os itens que vendem. Se faltarem insumos, a produção fica paralisada. Se o estoque estiver desorganizado, o colaborador levará mais tempo para encontrar os materiais que precisa. Sendo assim, uma boa gestão impacta diretamente na produtividade dos colaboradores.

Diminui o índice de atrasos nas entregas

Já pensou vender um produto na loja virtual e só depois descobrir que não tem o item em estoque? A empresa vai atrasar a entrega, pois precisará fazer o pedido ao fornecedor, aguardar a chegada para só então enviar ao cliente.

Se o fornecedor não tiver o material disponível, o estrago pode ser ainda maior. Portanto, controlar os itens que você tem armazenados e prontos para a venda é essencial para conseguir cumprir os prazos. No mais, você ainda se protege contra atrasos de entrega por parte do fornecedor.

Melhora a satisfação dos clientes

Atrasos nas entregas, demora no atendimento da loja física e indisponibilidade de produtos prejudicam a experiência do cliente. Logo, o descontrole impacta negativamente na satisfação dos consumidores.

Por outro lado, uma gestão de estoque eficiente ajuda a prever tendências e dimensionar corretamente as demandas. Assim, sua empresa sempre terá disponível lançamentos e demais produtos essenciais para atender os desejos e necessidades dos compradores.

Aumenta as vendas

O controle rigoroso do estoque gera dados importantes com o objetivo de planejar promoções em momentos oportunos. Assim, você não leva prejuízos com a aquisição de produtos de pouco giro. Pelo contrário: é possível capitalizar com esses itens.

Além disso, uma boa gestão garante poder de barganha com os fornecedores. Ao ter acesso a melhores valores de compra, sua empresa consegue praticar preços mais atrativos aos clientes e, por consequência, vender mais.

Como você pode perceber, a gestão de estoque é uma estratégia fundamental para a sobrevivência de uma empresa. Mas, afinal, você sabe como fazer isso? Esse é o assunto do próximo tópico!

Como realizar o controle do estoque?

Agora que você já sabe a importância da gestão de estoque, chegou a hora de colocar a mão na massa. Quem ainda não tem o hábito de fazer esse controle vai enfrentar alguns desafios no começo. Isso porque são inúmeros detalhes — às vezes, imperceptíveis — que interferem nos resultados do negócio. Veja, a seguir, as atividades fundamentais para controlar as mercadorias da sua empresa.

Defina metas para o estoque

Planejamento é a base da administração de empresas. Assim como você precisa definir metas gerais do negócio e direcioná-las para gestão financeira, marketing e vendas, é necessário estabelecê-las também para o estoque.

Comece com uma análise interna a fim de identificar os gargalos do setor. Dessa forma, fica mais fácil encontrar os pontos de melhoria para estabelecer metas de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.

Por exemplo: uma loja de roupas que enfrenta problemas constantes com itens rasgados e sujos por causa do armazenamento inadequado pode estabelecer metas com o intuito de reduzir esse índice.

Contudo, lembre-se de que os propósitos precisam ser mensuráveis. Além disso, crie sistemas de bonificações para premiar o bom desempenho dos colaboradores. Isso aumenta o nível de responsabilidade da equipe e inibe furtos.

Utilize ferramentas de controle de estoque

Muitas empresas ainda fazem o controle por meio de livros, agendas ou planilhas de Excel. Esses métodos tiveram os seus dias de glória, mas agora já estão ultrapassados. Afinal de contas, processos manuais não são tão eficientes, pois são mais demorados e suscetíveis às falhas.

Portanto, a decisão mais sensata é adotar tecnologias para PMEs com o objetivo de automatizar processos e garantir precisão nos dados. Conheça, a seguir, as principais ferramentas tecnológicas e metodológicas usadas no controle de estoque.

ERP

O ERP é um sistema de gestão empresarial que permite integrar departamentos e otimizar a administração da empresa. Ao usar essa ferramenta, é possível centralizar dados sobre:

Ou seja, você consegue cruzar informações de diversos setores para identificar tendências. Dessa forma, fica mais fácil dimensionar o estoque a fim de suprir a demanda existente sem sobrar nem faltar produtos.

Além disso, é possível automatizar processos. Quando o estoque está perto de atingir o nível mínimo, por exemplo, o sistema pode emitir alertas para sinalizar um possível déficit de mercadorias.

SRM

Essa é a sigla para “Supplier Relationship Management” — em português, “Gestão do Relacionamento com Fornecedores”. O objetivo desse sistema é facilitar a comunicação com os fornecedores e integrar todas as informações relacionadas à cadeia de suprimentos.

O uso da tecnologia permite:

  • estabelecer critérios para escolha de fornecedores;
  • dividir os fornecedores por categoria;
  • solicitar orçamentos;
  • monitorar qualidade, preços e cumprimento de prazos.

PEPS

Se você vasculhar os produtos expostos nas prateleiras dos supermercados, vai perceber que os itens com vencimento mais próximo são alocados na frente, não é mesmo? Essa é uma estratégia para que os produtos que entraram primeiro no estoque sejam prioridades na venda.

Esse é o critério do PEPS — “primeiro a entrar é o primeiro a sair”. A mesma lógica também pode ser aplicada em diversos outros nichos de mercado, pois evita que itens velhos fiquem armazenados até vencerem ou saírem de estação. Com isso, você consegue liberar espaço de estocagem para produtos atuais.

JIT

A ideia central da metodologia JIT — sigla para “Just in Time”, em português, “no momento certo” — é manter uma quantidade mínima de produtos necessários para suprir a demanda de um período curto.

Na prática, isso significa que você não terá excesso de produtos no estoque e evitará perdas por vencimentos ou obsolescência. Além disso, é possível aumentar a rotatividade de produtos e reduzir custos com o armazenamento.

Por outro lado, é necessário ter mais atenção aos movimentos do mercado e um controle super rigoroso de prazos. Isso porque qualquer atraso impactará na produção e nas vendas.

Controle as entradas e as saídas

Essa é uma das práticas mais importantes na gestão de estoque. Tudo que entra e sai precisa ser registrado e, de preferência, em tempo real. Quando chega a carga de um fornecedor, por exemplo, é necessário conferir se os itens presentes na nota foram mesmo entregues e documentar a entrada.

Já as vendas são registradas como saídas. Se você não lançar essa movimentação no ato, outro colaborador pode tentar vender o mesmo item e perder tempo no estoque à procura de um produto que nem sequer existe mais. Lembre-se ainda de dar baixa em mercadorias que foram avariadas. Afinal de contas, produtos danificados não têm mais qualidade para serem comercializados.

Para controlar esse processo, o ideal é utilizar algum software — como o ERP já citado —, especificar as características de cada produto — cor, tamanho, marca etc — e assinalar data da compra, data da venda, preço de compra e preço de venda. Esses dados são importantes na hora de emitir relatórios financeiros.

Faça inventários periódicos

Se entraram dez unidades de uma bolsa, por exemplo, e saíram nove por meio de vendas, significa que você ainda tem uma unidade em estoque, certo? Na teoria, sim. No entanto, para certificar-se disso, é necessário fazer inventários.

O inventário de estoque é uma lista que mostra a quantidade e quais são os itens armazenados. O objetivo é verificar se você realmente dispõe dos produtos que acredita ter, além de calcular qual é o valor do capital investido no estoque.

Com isso, é possível identificar desvios, perdas, produtos encalhados e próximos da validade, a fim de tomar decisões. Porém, é necessário realizar essa contagem de forma frequente. Se você fizer inventários apenas uma vez por ano, por exemplo, fica difícil saber em qual período aconteceram as falhas.

Organize o espaço de armazenamento

Não adianta ter um controle rigoroso de estoque, se você não conseguir encontrar o item que precisa com agilidade. Se o ambiente não estiver desorganizado, os vendedores terão dificuldades de encontrar o produto, e você perderá vendas mesmo com a mercadoria em estoque. Mais: a bagunça ocupa mais espaço!

As más condições de armazenamento também são responsáveis por perdas. Mercadorias jogadas pelo chão de qualquer jeito podem quebrar, rasgar, sujar e inviabilizar o produto para a venda.

Sendo assim, categorize os produtos da forma que fizer mais sentido para sua empresa. Pode ser por marca, modelo, coleção, tamanho, etc. O importante é definir critérios claros e etiquetar as prateleiras. Lembre-se ainda de que os produtos de grande giro precisam estar em local visível e de fácil acesso.

Calcule o giro de estoque

O giro de estoque mostra de quanto em quanto tempo que você precisa reabastecer-se de mercadorias. Essa informação é essencial a fim de provisionar no orçamento empresarial os custos com os produtos e planejar as compras.

Para fazer essa conta, você precisa delimitar um período de análise e ter em mãos todos os dados do estoque desse intervalo. Em seguida, aplique a fórmula:

Giro de estoque (GE) = total de vendas no período / volume médio de estoque no período

Para facilitar o entendimento, acompanhe este exemplo: uma loja de calçados vende cerca de 4.000 pares de tênis por ano, e o estoque médio costuma ser de 330 pares.

GE = 4.000/330

GE = 12,1 giros por ano

Na prática, isso significa que essa empresa fictícia renova o seu estoque todos os meses.

Treine os colaboradores

Boa parte das tarefas relacionadas à gestão de estoque será executada pelos seus colaboradores. Portanto, é necessário padronizar processos e criar uma rotina diária de controle. É aí que entra o treinamento dos funcionários.

As qualificações servem para ensinar aos colaboradores como utilizar as ferramentas tecnológicas, como e quando registrar entradas e saídas, como fazer o inventário etc. Assim, todos podem seguir o passo a passo e garantir eficiência no controle das mercadorias da loja.

Além disso, as capacitações também são essenciais para transformar os funcionários em parceiros de negócio. Dessa forma, é possível perceber trabalhadores mais motivados e comprometidos com suas atividades.

Quais são os erros mais comuns na gestão de estoque?

Tão importante quanto saber o que fazer é conhecer quais são os principais deslizes na hora de gerenciar o estoque. Afinal de contas, se o controle for realizado de forma equivocada, os resultados ficarão comprometidos de qualquer jeito. Portanto, acompanhe os erros mais comuns e saiba como evitá-los.

Não planejar as compras

sazonalidade de vendas não é um fator imprevisto. Os picos de movimento no Natal, Ano-Novo, Dia das Mães e demais datas comemorativas são regras, e não exceções. Portanto, é necessário planejar as compras com antecedência.

Faça análises dos anos anteriores para dimensionar o estoque ideal do período. Um sistema de gestão empresarial ajuda no monitoramento desses dados. Assim, você consegue fazer pedidos no timing certo, sem correr o risco de encontrar indisponibilidade por parte do fornecedor ou enfrentar atrasos na entrega.

Ignorar o estoque mínimo

A falta de mercadorias representa perda de oportunidades. Se você ignorar o estoque mínimo, a probabilidade dessa indisponibilidade acontecer é gigantesca. O estoque mínimo é a quantidade mínima que você precisa ter de mercadoria para atender as demandas dos clientes e manter a loja funcionando.

Somado a isso, o ideal é ter uma pequena quantia excedente — o estoque de segurança — para cobrir picos inesperados de consumo e possíveis atrasos nas entregas dos fornecedores. A fórmula do cálculo é a seguinte:

Estoque Mínimo (EM) = (Consumo médio diário x tempo de reposição) + margem de segurança

Vamos supor que você venda 20 unidades do mesmo modelo de capa de celular por dia, e o tempo médio que o fornecedor leva para entregar um pedido é de 10 dias. Vamos considerar ainda 15% como margem de segurança. Ou seja:

EM = (20×10) + 15%

EM = 200 + 15%

EM = 230

Isso significa que você precisa ter em estoque a quantia mínima de 230 unidades do produto. Caso você ignore esse cálculo, corre o risco de não ter produtos suficientes para atender a demanda.

Ter excesso de mercadorias

Não são apenas os clientes que adoram uma promoção e correm para comprar itens que, muitas vezes, nem vão usar. Empresários também cometem esse erro — e muito!

Geralmente, para adquirir mercadorias em maior volume, os fornecedores oferecem melhores condições de pagamento, descontos e o valor unitário do produto cai. Por isso, é comum ceder à tentação de comprar mais que o necessário.

Contudo, nem sempre essa prática é recomendada. Se não houver demanda para os produtos extras adquiridos, você vai perder dinheiro. Isso porque a mercadoria pode ficar obsoleta em um curto período e a empresa ficará com itens encalhados em estoque. Mais: você precisa de um espaço maior para armazenar todos esses produtos excedentes.

O excesso de estoque representa um capital parado que pode demorar para ser revertido em vendas e lucros. Esse valor poderia ser investido em outros setores estratégicos como marketing.

Aqui entra, mais uma vez, a necessidade de um sistema de gestão a fim de auxiliar nesse processo. Eles permitem a identificação de tendências para prever demandas e estimar a quantidade ideal de cada item.

Não integrar o estoque com os setores

É impossível lidar com o estoque de forma isolada. Sem informações financeiras, de vendas e marketing, você faria compras no escuro. Portanto, é essencial integrar os setores e considerar dados de diversas frentes antes de tomar decisões.

Se você pretende fazer uma campanha de marketing no Instagram com o anúncio de um determinado produto, por exemplo, precisa certificar-se de que tem estoque suficiente para suprir a demanda. Caso contrário, vários clientes vão procurar sua loja e se frustrar no final.

Esquecer as promoções

Um dos objetivos da gestão de estoque é evitar perdas. No entanto, na maioria das vezes, elas são inevitáveis. Nem sempre aquele lançamento que deu o que falar vira mesmo um sucesso de vendas.

Nesses casos, um controle rigoroso e a integração dos setores permite reverter a situação antes que a mercadoria estocada se transforme em prejuízo. As queimas de estoque são recursos importantes para vender produtos encalhados ou de pouco giro e liberar espaço de armazenamento para os itens mais rentáveis.

Até mesmo os produtos de alto giro podem entrar nas promoções, pois a estratégia também serve para capitalizar a empresa rapidamente. O volume de vendas costuma compensar preços um pouco mais baixos.

Não realizar a gestão dos fornecedores

A gestão de fornecedores cuida de todos os aspectos que envolvem o relacionamento entre a empresa e seus fornecedores desde a seleção até a análise de desempenho.

Esse processo é fundamental para conquistar melhores preços e prazos, mas sem perder a qualidade. Assim, além de garantir agilidade na entrega para não perder oportunidades de vendas, você ainda consegue praticar preços competitivos e atrair mais clientes.

Fazer gestão de estoque é essencial para aumentar as vendas e maximizar os lucros da sua empresa. No entanto, é necessário certificar-se de fazer esse controle de forma eficiente. O ideal é contar com apoio de sistema de gestão para automatizar parte dos processos e garantir precisão nos dados. Dessa maneira, você terá dados concretos a fim de tomar decisões inteligentes.

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