Pessoa analisando dados para fazer uma boa gestão financeira

Guia completo sobre gestão financeira para PMEs

Você acredita que ter dinheiro em caixa é sinônimo de lucro? Nem sempre. Só é possível se certificar de que a empresa está prosperando ou amargando prejuízos por meio de uma gestão financeira eficiente, e não são apenas os valores das vendas que entram nessa conta.

Negligenciar esse aspecto é um dos maiores riscos financeiros que podem levar a sua empresa à falência. Afinal de contas, controlar as finanças permite que você tenha um olhar mais amplo sobre a situação real e faça projeções para o futuro. Isso garante o desenvolvimento contínuo do negócio.

Quer saber mais sobre o assunto? Este guia vai mostrar um panorama completo. Continue a leitura, saiba o que é gestão financeira, conheça os benefícios para PMEs e veja algumas dicas práticas para aumentar a eficiência do seu negócio. Confira.

O que é gestão financeira?

A gestão financeira é uma das atividades da administração de empresas que se refere ao controle de todo o capital do negócio. Planejar, analisar e ainda prever situações que envolvem despesas, custos, receitas, captação de investimentos, empréstimos e aplicações fazem parte desse processo.

O objetivo desse monitoramento é potencializar o uso dos recursos para garantir crescimento sustentável, aumentar a lucratividade e elevar o valor da empresa.

Qual é a importância da gestão financeira para PMEs?

Essa é uma simples questão de sobrevivência. Muitas vezes, uma empresa cresce rapidamente e até opera no azul por um curto prazo. Contudo, sem o controle das finanças, ela pode quebrar na mesma velocidade que decolou.

Geralmente, isso acontece porque o empresário se empolga ao ver o volume de dinheiro entrando no caixa e começa a gastar mais do que deveria. O problema é que, nem sempre, esse capital que entra significa lucro. É aí que mora o perigo.

Uma boa gestão consiste em registrar todas as entradas e saídas, preservar o capital de giro, otimizar as operações, identificar a origem de desperdícios, reduzir custos e fazer projeções para o futuro com o intuito de garantir a saúde financeira empresarial.

Portanto, gerir as finanças de um negócio vai muito além da obtenção de lucros imediatos. Controlar os números permite que você identifique tendências do varejo, oportunidades de crescimento e tome decisões estratégicas baseadas em dados concisos. Em outras palavras, a gestão financeira é responsável pelo crescimento sustentável e garante que a empresa se torne próspera e longeva.

Imagine uma cena: você nota um aumento no fluxo de clientes e sua estrutura não está mais dando conta do recado. Para se mudar para um imóvel maior, contratar mais funcionários e diversificar o mix de produtos, é necessário fazer um estudo de viabilidade econômica e financeira.

São esses dados que darão suporte para um plano de expansão e determinarão se a mudança será benéfica ou não. Monitorar as finanças também possibilita a previsão de cenários em que é necessário colocar o pé no freio.

Em suma, manter as finanças organizadas garante que seu negócio funcione de forma otimizada, maximize os lucros e até imprima mais credibilidade perante o mercado.

Quais são as 10 boas práticas sobre gestão financeira?

Você já entendeu que fazer uma gestão financeira eficiente é fundamental para a sobrevivência da sua empresa, certo? Contudo, a pergunta que não quer calar é: como fazer isso, afinal?

Não é fácil mesmo. Por outro lado, também não é nenhuma missão impossível. O controle precisa ser rigoroso, mas ao incorporar todas as atividades no dia a dia do seu negócio, tudo começa a fluir com mais facilidade e você nunca mais imaginará sua empresa sem esse monitoramento. Para aprimorar a gestão, acompanhe as 10 dicas que vem a seguir.

1. Analise as finanças da empresa

O primeiro passo é fazer um check-up geral e verificar a situação financeira e patrimonial de sua empresa. O balanço financeiro é uma ferramenta para realizar essa análise. Esse documento consiste em um levantamento de todas as movimentações dentro de um determinado período — geralmente, anual.

Entram nesse registro as entradas e saídas, compras de mercadorias, aquisição de bens como carros, imóveis, equipamentos, etc. O ideal é contar com ajuda de um contador nesse processo.

2. Crie uma estrutura de contas financeiras

Elaborar um sistema de contas é fundamental para uma boa gestão financeira. Isso porque esse plano consiste em uma lista completa de todos os tipos de contas que a empresa tem para pagar e para receber. Essa ferramenta facilita a visualização de como o dinheiro está sendo gasto e de onde vêm as receitas.

Contudo, esse registro não é feito de forma desordenada. Uma boa estrutura de conta precisa ser classificada de acordo com cada tipo de rendimento e despesas. Cada um desses elementos recebe um código numérico para facilitar o planejamento e acompanhar os resultados financeiros.

3. Defina custos fixos e variáveis

Os custos de uma empresa são os recursos financeiros necessários para viabilizar as operações dela. Os fixos são aqueles indispensáveis para manter a estrutura funcionando, mesmo se não houver movimento.

Algumas contas podem variar mês a mês, mas entram nos custos fixos porque são recorrentes. Enquadram-se nessa categoria o aluguel, salário fixo dos funcionários, conta de energia, água, telefone, internet etc.

Já os custos variáveis estão diretamente ligados à prestação do serviço e sofrem variações de acordo com a demanda. Aqui entram as comissões dos vendedores, horas extras eventuais, impostos pagos sobre o faturamento, preço de custo de cada mercadoria, entre outros.

Apesar de esses valores serem complementares, é importante calculá-los separadamente. Mais adiante você vai entender por quê.

4. Entenda qual é a sua margem de contribuição

A margem de contribuição é um indicador financeiro que mostra o quanto a venda de cada produto contribuirá para cobrir os custos fixos do negócio e ainda gerar lucro.

Veja uma simulação: você vende um sapato a R$200. O custo da mercadoria é de R$70 — já incluso o valor do frete e tributos —, R$10 (5%) representa a comissão do vendedor e os impostos somam R$ R$20 (10%). A conta é a seguinte:

preço de venda – despesas variáveis – custo variável = margem de contribuição

R$200 – R$30 (comissão e impostos) – R$70 (custo da mercadoria) = R$ 100

Nesse caso, a margem de contribuição é de 50%. Ou seja, depois de cobrir os custos variáveis do negócio, sobram outros R$ 100 para pagar aluguel, salário dos funcionários, contas de água, luz, telefone, etc.

É claro que a venda de apenas um sapato não vai pagar todos os custos fixos do negócio. É aí que entra o ponto de equilíbrio.

5. Encontre o ponto de equilíbrio

O ponto de equilíbrio é o valor mínimo mensal que você precisa faturar para conseguir pagar todos os custos e despesas do negócio. Ou seja, quantos sapatos você deve vender para fechar o mês no zero a zero.

Vamos supor que a sua empresa tem custos fixos totais de R$20.000. Retomando o exemplo anterior, com a margem de contribuição de R$100, seu negócio precisa vender 200 sapatos para não ter prejuízos. Logo:

200 x 100 = R$20.000

Contudo, dificilmente uma empresa comercializa apenas um tipo de produto. Por isso, o ideal é calcular o ponto de equilíbrio com base na projeção de receitas. A fórmula é a seguinte:

Ponto de Equilíbrio (PE) = custos fixos / margem de contribuição

PE = 20.000 / 50%

PE = 40.000

Sendo assim, a empresa precisa vender R$40.000 para atingir o ponto de equilíbrio. Apenas depois de atingir esse patamar que o negócio começa a lucrar.

6. Reveja o preço de venda

Definir o preço de venda sem planejamento é um dos principais erros que travam o crescimento da sua empresa. Afinal de contas, essa é uma decisão estratégica que impacta todo o resultado financeiro do negócio.

Depois de calcular a margem de contribuição e o ponto de equilíbrio você terá mais insumos para reajustar os valores de maneira que eles ajudem a sua empresa a lucrar. Se você praticar valores muito baixos, por exemplo, sua margem de contribuição também ficará apertada. Isso torna o ponto de equilíbrio cada vez mais difícil de ser alcançado.

Por outro lado, preços elevados, sem valor agregado, podem espantar consumidores e prejudicar as vendas. O ideal é calcular direitinho todos os indicadores financeiros para ter consciência do quanto a sua empresa precisa faturar para cobrir todos os custos para mantê-la funcionando e lucrando.

7. Atualize o fluxo de caixa diariamente

controle de fluxo de caixa é uma das estratégias mais importantes da gestão financeira, pois registra todas as entradas e saídas do negócio. No final das contas, é esse documento que permitirá que você se certifique que a empresa deu lucros ou amargou prejuízos.

Contudo, é essencial fazer um monitoramento diário. Dessa forma, você garante que todos os pagamentos sejam feitos em dia. Além disso, esse acompanhamento de perto facilita a identificação de inconsistências e desfalques no caixa. Logo, você pode tomar providências rápidas antes que o problema vire uma bola de neve.

8. Planeje as vendas com base na gestão financeira

Quando você controla as finanças fica muito mais fácil fazer a gestão de vendas. Isso porque as informações históricas de desempenho e a análise dos resultados atuais permitem que você faça projeções e estime o volume de vendas necessário para fazer a empresa lucrar.

Com esses dados em mãos, é possível estabelecer metas realistas para cada vendedor e, também, para a loja. Aliás, uma boa gestão financeira também viabiliza as estimativas de vendas, inclusive, para as datas comemorativas mais importantes para o comércio.

9. Faça planejamentos de longo prazo

planejamento estratégico é a base para qualquer ação dentro de uma empresa. No contexto da gestão financeira, o raciocínio é o mesmo. Um plano de longo prazo serve para identificar oportunidades de investimentos para expandir o negócio e maximizar os lucros. Esse documento precisa contemplar os seguintes aspectos:

  • análise histórica do desempenho da empresa e a situação atual;
  • projeções para o futuro: considere as mudanças na economia e as análises históricas para prever cenários e tendências de mercado;
  • calendário financeiro: documento que organiza todos os pagamentos. Isso evita que empresa desperdice dinheiro com multas decorrentes de atrasos e ainda garante dinheiro em caixa para qualquer imprevisto;
  • plano para redução de custos: renegociação de contratos, eliminação de desperdícios, controle de estoque etc;
  • orçamento empresarial: documento que determina o quanto a empresa pode gastar e o faturamento necessário para manter as finanças em ordem como receitas, despesas, fluxo de caixa, capital de giro, ativo fixo, investimentos, entre outros.

Sem esse planejamento, gerir a empresa seria como atirar no escuro. Com muita sorte, você pode até acertar o alvo, mas as chances de falhar são infinitamente maiores.

10. Conte com o apoio das tecnologias

Foi-se o tempo em que as planilhas de Excel eram as melhores amigas do gestor financeiro. Fazer uma série de tarefas de maneira manual — como inserir informações, atualizá-las, cruzar dados, identificar inconsistências, entre outros — consome muito tempo e o resultado é suscetível a falhas. E você sabe muito bem que qualquer conta errada pode colocar a sobrevivência da empresa em risco, não é mesmo?

Um sistema de gestão empresarial facilita o controle das finanças e ainda é mais eficiente. Um bom software especializado é capaz de centralizar informações, melhorar o controle do fluxo de caixa, fazer conciliação bancária, automatizar tarefas, emitir alertas sobre vencimentos etc. Tudo isso de forma segura, sem o risco do vazamento de informações.

Como você pôde ver, administrar as finanças de uma empresa envolve muita dedicação e atenção aos detalhes. Qualquer deslize pode “engolir” algumas fatias dos lucros, resultar em prejuízos ou, ainda pior: levar o negócio à falência.

Por isso, tão importante quanto saber o que fazer, é importante observar os erros que podem impedir a sua empresa de crescer e prosperar. Saiba quais são eles no próximo tópico.

Quais são os 6 erros de gestão financeira que você não deve cometer?

Você que atua no comércio varejista conhece muito bem a correria do dia a dia, certo? São tantos afazeres: gerenciamento de equipes, monitoramento das ações de marketing, elaboração de estratégias, pagamentos e o trabalho nunca acaba.

É nesse momento em que o gestor pode cometer falhas que prejudicam o bom funcionamento da empresa. A seguir, você vai ver os 6 erros da gestão financeira que atrapalham o desempenho do seu negócio.

1. Não controlar o estoque

Uma gestão ineficiente de estoque faz você desperdiçar dinheiro e até oportunidades de gerar mais receita. Produtos armazenados de forma inadequada, por exemplo, podem se deteriorar e causar prejuízos para a empresa.

Já o excesso de itens de pouco giro ficam encalhados no estoque, saem da estação e, claro, resultam em perdas para o negócio. Afinal, estoque que não gira significa capital parado. Por outro lado, os itens campeões de venda não devem faltar.

Por essas razões, o dimensionamento correto do estoque é fator decisivo para uma gestão financeira eficiente. Além disso, é essencial controlar todas as entradas e saídas, comparar com os registros de vendas e monitorar os vencimentos de cada item. Dessa forma, é possível fazer promoções com o intuito de evitar perdas e, ainda, liberar espaço de armazenamento para mercadorias novas.

2. Misturar finanças pessoais e empresariais

Esse é erro clássico na gestão financeira. Por mais que a empresa seja sua, retirar dinheiro do caixa para quitar despesas pessoais pode gerar descontrole, comprometer os pagamentos e até levar seu negócio à falência. O ideal é ter contas bancárias separadas, cartões de crédito, cheques, bens e tudo mais. Assim, tanto o seu patrimônio quanto o da instituição são preservados.

Além disso, vale frisar que nem todos os lucros do negócio vão direto para o bolso do proprietário. O recomendado é usar boa parte dos rendimentos com o propósito de reinvestir na empresa para que ela cresça de maneira sustentável. Por essas razões, é importante limitar as retiradas dos sócios e incluir o pró-labore nas despesas fixas.

3. Negligenciar o fluxo de caixa

Depois de um dia agitado, a vontade de deixar algumas obrigações para depois é inevitável. Contudo, no dia seguinte o movimento aumenta, no próximo também, e quando você percebe já se passaram dias.

Controlar o fluxo de caixa consiste em registrar todas as entradas e saídas diariamente e ainda projetar receitas e despesas do futuro. Negligenciar esse aspecto pode resultar em atrasos nos pagamentos e descontrole geral.

4. Descuidar dos prazos de vencimento

Distrair-se quanto aos prazos de pagamento é uma das consequências da falta de controle do fluxo de caixa. Assim, as contas se acumulam, multas e juros se agregam a elas e fica cada vez mais difícil regularizar as pendências.

Além disso, os atrasos podem resultar em perda de credibilidade perante o mercado. Dessa forma, sua empresa terá dificuldades de negociar com fornecedores, comprar a prazo e até conseguir empréstimos.

5. Esquecer o fundo de reserva

Gerenciar uma empresa no limite do orçamento é perigoso. Já imaginou o sufoco de chegar no final do ano e não ter dinheiro em caixa para pagar o 13º salário dos funcionários?

Uma gestão financeira eficiente trabalha com previsibilidade e despesas dessa natureza precisam ser provisionadas mensalmente para serem diluídas ao longo do ano. Afinal de contas, não são imprevistos. Sendo assim, crie um fundo de reserva para pagar eventuais rescisões trabalhistas, férias, 13º salário, entre outros.

Contudo, mesmo com tanto planejamento, sempre existe a possibilidade de surgirem despesas extraordinárias. Se um equipamento essencial apresenta defeitos inesperados, por exemplo, é importante ter recursos para resolver a situação, sem prejudicar o funcionamento da empresa.

6. Não mensurar os resultados

Responda sem pensar: qual foi o lucro líquido do seu negócio no mês passado? Se você não tem essa resposta na ponta da língua significa que não está acompanhando os resultados do seu negócio constantemente.

Mensurar o desempenho da empresa é essencial para verificar se ela está gerando prejuízos, apenas se pagando ou dando lucros reais. É com base nessa análise que você consegue se certificar de que tudo está na direção certa para planejar os próximos passos. Vale lembrar que as tecnologias de gestão, já citadas anteriormente, são fundamentais nesse processo.

Em suma, fazer uma gestão financeira eficiente é, de fato, um desafio. O trabalho requer muita disciplina e um controle rigoroso. Contudo, basta seguir as dicas anteriores sobre o que fazer e os erros que devem ser evitados.

Mesmo com tanto conhecimento para gerir os recursos da sua empresa, uma mãozinha a mais é sempre bem-vinda. A seguir, você vai ver como uma consultoria especializada pode ajudar você no controle das finanças.

Por que contar com uma consultoria especializada em gestão financeira?

Uma PME costuma funcionar de forma mais enxuta e, geralmente, o próprio dono fica responsável por fazer o controle financeiro e, ainda, precisa dar conta da rotina operacional da loja. É muito trabalho.

O que acontece, com frequência, é que esse empresário tem muito conhecimento na área em que atua, todavia, não domina os aspectos administrativos do negócio. Contratar uma consultoria empresarial especializada em gestão financeira é uma maneira de desafogar o empreendimento e deixá-lo livre para focar na atividade principal da empresa.

O serviço de consultoria é prestado por empresas e profissionais experientes, com amplo conhecimento de mercado e que entendem muito bem de finanças. Logo, eles podem fornecer uma visão mais ampla do negócio, identificar gargalos não vistos pelo empresário, otimizar as operações e maximizar os lucros.

Lembra dos erros de gestão citados no tópico anterior? Todos eles são eliminados apenas com a contratação de uma boa consultoria. O trabalho dos profissionais especializados reduz a incidência de falhas na gestão financeira que podem afetar a produtividade da equipe, resultar em desperdícios e desfalques significativos no patrimônio.

No mais, esse trabalho pode ajudar você a entender melhor a sua própria empresa, identificar oportunidades de crescimento e até renovar o modelo de negócios. Afinal de contas, a consultoria leva as novidades do ambiente externo para dentro do negócio. Assim, você se mantém atualizado, competitivo e sustentável a longo prazo.

Todavia, é bom ter cuidado ao escolher a melhor consultoria para sua empresa. Como em toda área de negócio, existem profissionais bons e ruins. Por isso, é importante avaliar a reputação da empresa que prestará o serviço e dos consultores. Além disso, é importante optar por parceiras especializadas no seu modelo de negócios.

A gestão financeira é o coração do negócio: se ela parar de bater, a sua empresa pode ir à falência. Por essa razão, é importante cuidar de todos os aspectos econômicos e fazer um controle minucioso com o objetivo de manter a lucratividade a longo prazo. Lembre-se: é isso que determina o sucesso ou o fracasso de um negócio.

Entendeu a importância da gestão financeira? Então que tal saber também se o seu negócio está no caminho certo? Baixa agora o e-book “A sua loja tem futuro?” e tire todas as suas dúvidas.

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