Administração de empresas: como gerenciar para atingir a excelência

Você, empresário, sabe muito bem que o sucesso de um negócio não depende apenas dos clientes, não é mesmo? A administração de empresa é essencial para organizar os processos e garantir a saúde de qualquer empreendimento.

A falta de planejamento e a má gestão são os principais motivos para o fechamento de micro e pequenas empresas brasileiras. Isso acontece porque muitos empreendedores não se preparam para os imprevistos que podem aparecer no trajeto.

Você quer saber como uma gestão eficiente pode aumentar as chances de êxito da sua loja? Veja, a seguir, como gerenciar uma empresa para atingir a excelência. Boa leitura!

Conheça o objetivo da administração de empresa

Administrar um negócio significa planejar, gerenciar e organizar todos os recursos e procedimentos de uma empresa. As atividades incluem desde o manejo dos processos burocráticos até as gestões financeira, de pessoas, de marketing e de vendas.

Uma boa administração empresarial envolve diversos fatores internos e externos ao negócio que podem garantir a rentabilidade do empreendimento. No entanto, uma gestão ineficiente pode arruinar qualquer empresa.

Entenda a importância do plano de negócios

A administração de empresa começa bem antes de uma loja abrir. A expressão “tirar uma ideia do papel” é muito utilizada por quem realiza o sonho de ter o próprio estabelecimento. No entanto, nem sempre essa ideia foi, de fato, colocada no papel antes de negócio iniciar as operações — esse erro é fatal!

Para conseguir uma empresa de sucesso, é necessário elaborar um plano de negócios para guiar e estruturar o empreendimento. Afinal de contas, é durante o planejamento que você vai identificar as tendências do mercado, clientes em potencial, possíveis concorrentes, fornecedores, viabilidade e todas as informações que determinarão o futuro.

Veja alguns aspectos que o plano de negócios contempla logo a seguir.

Tipo de empresa

O primeiro passo é definir qual é o tipo de negócio. Você vai vender produtos ou prestar serviços? É um comércio ou uma indústria?

Além disso, já é importante definir a missão do negócio. Por exemplo: loja de calçados cujo objetivo é oferecer produtos de qualidade e um atendimento de excelência.

Estrutura societária

Essa etapa é fundamental para definir capital social, fonte de recursos, contrato social, regras de administração e gestão, além das responsabilidades dos sócios envolvidos no negócio. Esse planejamento precisa ser feito antes de formalizar a empresa.

Depois, é necessário a elaboração de um documento que contempla procedimentos legais, contábeis e administrativos. Esse contrato prevê até mesmo as retiradas mensais do sócio que ocupar cargo de administração de empresa, por exemplo.

Todas as possibilidades de objeção precisam ser registradas para evitar conflitos futuros. Tudo isso serve para proteger os sócios e garantir que as diretrizes sejam cumpridas.

Análise de mercado

Essa etapa determina a viabilidade do negócio. Você pode ter uma ideia incrível, mas se não existe demanda para seu produto ou serviço, não há meios para fazer a sua empresa prosperar. Por isso, é necessário estudar:

• barreiras de entrada;
• clientes;
• comportamento de consumo;
• necessidades do mercado;
• concorrentes;
• fornecedores.

Os dados obtidos nessa análise podem identificar oportunidades de negócio e possibilitar a criação de estratégias eficientes para o sucesso da sua empresa.

Investimento

Depois de concluir se o negócio é viável, é hora de fazer o planejamento financeiro para definir o valor necessário para abrir a sua empresa. O investimento total consiste em:

• investimentos fixos: bens necessários para o negócio funcionar como móveis, computadores, equipamentos, entre outros;
• capital de giro: valor destinado ao estoque inicial e caixa mínimo;
• investimentos pré-operacionais: reforma de imóvel e taxas de registro da empresa.

Um plano de negócios bem estruturado é essencial para iniciar as operações de uma empresa. Após preencher todos os pontos, você terá informações valiosas para abrir um empreendimento próspero e longevo.

Elabore um planejamento estratégico

O plano de negócios é elaborado antes mesmo da fundação do comércio. Já o planejamento estratégico é necessário para os empreendimentos que já estão funcionando. Esse recurso é fundamental para a administração de empresa, pois define o futuro da instituição.

É importante colocar tudo no papel porque o planejamento é um documento para guiar as ações da empresa. Vale lembrar que o registro não pode ficar esquecido dentro de uma gaveta. Ele precisa ser revisitado periodicamente para se certificar que o empreendimento está no caminho certo.

Um bom planejamento estratégico precisa responder três perguntas básicas:

• Onde a empresa está?
• Aonde ela quer chegar?
• Como chegar lá?

Para solucionar essas questões, você tem que seguir os próximos passos:

Análise de cenário

Esse é um momento para entender como os ambientes interno e externo podem afetar os resultados do seu negócio. Uma metodologia eficiente para fazer esse estudo é a matriz SWOT.

No ambiente interno é possível identificar pontos fortes e fracos do negócio. Porém, o que considerar nessa análise? Infraestrutura, funcionários, limitações, sistemas gerenciais, entre outros aspectos. O objetivo é identificar o que pode ajudar e atravancar o desenvolvimento desejado.

Já o ambiente externo contém ameaças e oportunidades, como situação econômica, fatores políticos e sociais, comportamento do consumidor e assim por diante.

A análise de cenário vai responder a primeira pergunta: onde a empresa está?

Definição de objetivos, metas e indicadores

Como constatar que você chegou no patamar desejado sem um objetivo claro? Impossível, não é mesmo? Por isso, é essencial que ele seja quantificável. Seu objetivo pode ser abrir uma nova filial da empresa, por exemplo. Nesse caso, o resultado é possível de constatar.

As metas são tarefas, com prazos determinados, que precisam ser feitas para alcançar o objetivo. Elas também precisam ser mensuráveis.

Já os indicadores são métricas para avaliar se os objetivos foram cumpridos. O nível de satisfação do cliente, por exemplo, pode ser um indicador de sucesso.

Definição de estratégias

Essa é a hora de estabelecer um conjunto de ações articuladas que ajudarão a empresa a alcançar os objetivos definidos. As estratégias mostram como o empreendimento alcançará as metas e o objetivo.

Além disso, é preciso elaborar um cronograma de atividades e definir prazo e orçamento para a execução. O planejamento estratégico de negócio é essencial para traçar o caminho que a empresa precisa percorrer para atingir a excelência.

Faça gestão financeira

Sem um controle eficiente das finanças é impossível prosperar. Muitas vezes, uma empresa lida com riscos financeiros devido a desorganização. Esse erro pode ser a ruína do seu negócio.

Com o setor financeiro bem estruturado, é possível fiscalizar recebimentos, pagamentos, compra de insumos e aumentar a eficiência na formação de preços. Além do mais, o gerenciamento das finanças é essencial para constatar os resultados do negócio.

Afinal de contas, não é possível mensurar o lucro que a empresa gerou se você não souber exatamente o quanto entrou e saiu do seu empreendimento.

Veja algumas práticas para fazer uma boa gestão financeira:

Atenção ao fluxo de caixa

Controlar o fluxo de caixa é essencial para garantir a saúde financeira do seu negócio. Todas as entradas e saídas precisam ser registradas diariamente. Esse é único meio de verificar se os pagamentos e recebimentos estão sendo efetuados.

Essa avaliação serve também para identificar as áreas que precisam de investimento e se certificar se as vendas resultam em lucros.

Corte custos desnecessários

Você deve estar pensando que não tem mais de onde cortar custos, não é mesmo? Sempre tem! É possível cortar gastos com contas de energia, torneiras pingando, materiais de escritório, desperdícios e até parcerias com os fornecedores.

Porém, tenha cuidado para não cortar os custos estratégicos como funcionários, marketing e relacionamento com o cliente, por exemplo. Essas despesas precisam ser consideradas como investimento, pois podem gerar novas oportunidades de vendas.

Não misture as despesas pessoais com as do negócio

Essa prática é muito comum, no entanto, é um erro grave que põe em risco a sobrevivência da empresa. Pagar a prestação do carro ou a escola dos filhos com o dinheiro do empreendimento atrapalha a gestão e pode levar um negócio a falência.

É importante ter contas-correntes, cheque, cartões e todos os recursos financeiros separados. Além disso, as retiradas mensais precisam ser limitadas para não comprometer as despesas da empresa.

Invista em sistemas de controle financeiro

Existem tecnologias específicas para a gestão financeira. Essas ferramentas ajudam a organizar informações, fazer cálculos e minimiza as chances de erros. O Excel já foi o melhor recurso para o controle manual, no entanto, atualmente existem sistemas modernos que automatizam os processos e são totalmente seguros.

Realize a gestão estratégica de pessoas

Por mais que a tecnologia tenha facilitado os processos de uma empresa, ela não substitui as pessoas. O capital humano é o recurso mais valioso que qualquer empreendimento pode ter. Afinal de contas, os colaboradores também influenciam os resultados do negócio.

Por isso, a administração de empresa também inclui implementar ações para manter uma equipe motivada, pois é essencial para garantir um negócio próspero e saudável. Veja algumas boas práticas na gestão de pessoas:

Ouça os colaboradores

Ter um canal aberto de comunicação entre empresa e funcionário é essencial para medir o nível de satisfação dos empregados e identificar os itens críticos de gestão. Eles podem fazer reclamações, mas também é possível coletar sugestões úteis para melhoria dos processos do empreendimento.

Por isso, dê ouvido a eles e considere esse feedback. Esse passo é fundamental para manter a qualidade de vida no trabalho. Além do mais, quando o colaborador nota que suas opiniões são valorizadas pela empresa, ele se envolve efetivamente em todo processo produtivo e se preocupa com os resultados do negócio.

Promova integração entre as equipes

A integração é essencial para que haja cooperação e cumplicidade entre os colaboradores. Apesar de funcionários de diversos setores terem funções diferentes, todos estão na empresa em busca do mesmo resultado: gerar lucros para o negócio.

Por isso, é importante que o ambiente de trabalho tenha um clima harmônico e convivência entre todos os empregados seja positiva. A educação empresarial pode auxiliar nesse processo.

Implemente ações para reter talentos

Ninguém é insubstituível e isso é um fato. No entanto, perder bons funcionários significa comprometer os resultados do seu negócio.

Por isso, é importante investir em planos de carreira para que os profissionais se sintam confortáveis e tenham prazer em trabalhar na sua empresa por um longo período. Além disso, essa estratégia também pode atrair novos talentos para a loja.

Bonificar os colaboradores que se destacam também pode ser um bom caminho. Muitas vezes, um elogio público já pode fazer o efeito esperado. O funcionário precisam se sentir valorizado e reconhecido para desejar permanecer na empresa.

Invista na saúde do trabalhador

Esse item, muitas vezes, é negligenciado pelas empresas. Porém, manter a saúde do trabalhador é essencial para que ele consiga desempenhar suas funções com eficiência. E isso pode potencializar os resultados do seu negócio.

Ao investir na saúde dos funcionários, é possível se beneficiar com o aumento da produtividade, redução dos atestados e até mesmo a diminuição do turnover.

Desenvolva estratégias de marketing

Sem um planejamento de marketing eficiente, você não consegue dar visibilidade para sua empresa e atrair mais clientes para seu negócio. No entanto, as estratégias precisam estar alinhadas com todos os objetivos do empreendimento.

Além disso, é imprescindível que elas sejam adequadas ao produto ou serviço da sua empresa e direcionadas para o público-alvo certo.

Lembra da análise de mercado feita lá no plano de negócio? Esse estudo é importante para toda a administração de empresa, inclusive para o marketing. Assim como o planejamento estratégico, o planejamento de marketing também precisa de objetivos e metas.

Veja o que você precisa fazer para implementar ações efetivas:

Conheça e entenda seu cliente

É impossível criar estratégias eficientes sem conhecer profundamente o seu público. Por isso, traçar o perfil do cliente é o primeiro passo.

Nesse processo, é importante considerar idade, sexo, renda, preferências, comportamento de consumo e todas as informações relevantes para direcionar as ações. Dessa forma, você consegue atingir as pessoas certas, ou seja, aquelas que estão propensas a comprar seu produto ou serviço.

Use o marketing de conteúdo

Essa é uma estratégia para engajar o público por meio da produção de conteúdos relevantes e de interesse dos clientes. O marketing de conteúdo serve para educar, informar e criar autoridade para a marca.

O blog é uma ferramenta essencial para colocar essa ação em prática. No espaço, você pode criar conteúdos relacionados com seu produto e que gerem valor para o seu cliente em potencial.

Por exemplo: uma empresa que vende roupas de festa pode produzir conteúdos para auxiliar na escolha de vestidos e acessórios para madrinhas. Informe os modelos mais adequados para cada tipo de corpo, a escolha das cores e até regras de etiqueta — convidadas não podem usar branco.

Você vai auxiliar o público a tomar decisões importantes de forma gratuita. A vantagem é que isso faz com que os clientes fiquem mais propensos a consumir produtos da sua loja.

Marque presença nas redes sociais

Se você não investir nessa estratégia, vai perder clientes para concorrência. Atualmente, estar nas redes sociais é requisito obrigatório para dar notoriedade para seu negócio. Afinal de contas, essa é uma forma para os clientes encontrarem e interagirem com sua empresa.

Além do mais, esse também pode ser um instrumento de vendas. Redes sociais como Facebook, Instagram, WhatsApp, Pinterest e YouTube são excelentes vitrines para seus produtos e serviços. No entanto, é preciso adequar os conteúdos para cada mídia.

Invista no marketing de relacionamento

Uma relação estreita com o consumidor pode fidelizar e gerar consumidores defensores da sua marca. Já imaginou alguém pedindo indicações de produtos na internet e um consumidor sugerir a sua loja de forma espontânea? Com o marketing de relacionamento, isso é possível.

As próprias redes sociais, citadas anteriormente, são instrumentos de interação e podem auxiliar na conexão de confiança com o consumidor. Além disso, é possível usar o e-mail marketing, programas de fidelidade e até mesmo o atendimento pós-venda para criar esse vínculo.

Mensure os resultados

Como saber que suas estratégias deram retorno para empresa sem medir a eficácia das ações? Impossível, não é mesmo? Por isso, é essencial acompanhar os resultados e verificar se você está ganhando ou perdendo com os investimentos em marketing.

O ROI — retorno sobre investimento — é uma métrica eficiente para isso. A conta é simples:

receita – custo do investimento / custo do investimento = ROI.

Invista na excelência do atendimento ao cliente

Garantir uma assistência de qualidade faz parte do processo de administração de empresa. Isso porque o atendimento ao consumidor de excelência é a melhor estratégia de vendas. Afinal de contas, esse é o cartão de visitas do seu negócio. Um atendimento eficiente pode fidelizar compradores. No entanto, um suporte ruim pode arruinar o seu negócio.

Veja o que fazer para garantir um atendimento eficiente:

Treine a equipe de vendas

Essa etapa é fundamental para passar aos colaboradores todas as diretrizes do negócio. Durante o treinamento, é possível explicar sobre o padrão de atendimento da empresa e mostrar o que deve e o que não deve ser feito. Vale até fazer simulações de atendimento para identificar erros e acertos da equipe.

Outro ponto importante é sobre as características dos produtos e serviços ofertados pela loja. Os funcionários precisam estar altamente informados para passar segurança aos clientes e conseguir concretizar a venda.

Invista na experiência do consumidor

O cliente não quer mais apenas um produto ou serviço, ele deseja uma experiência de compra completa e positiva. Por isso, todos as interações do cliente com a empresa contam, mesmo que indiretamente.

As propagandas, as leituras no blog, as reclamações vistas nas redes sociais, os e-mails, o primeiro contato, a negociação, a entrega do produto e até mesmo a experiência de uso interferem na forma que o cliente vê sua empresa.

O atendimento personalizado é um passo importante nesse processo. Afinal de contas, isso faz com que o cliente se sinta único e especial.

Não esqueça do pós-venda

Mesmo após a concretização da venda, o relacionamento precisa continuar. Portanto, é importante entrar em contato com o cliente alguns dias após a compra para perguntar sobre a satisfação relacionada ao atendimento e ao item adquirido. Além do mais, essa é uma oportunidade para fidelizar e oferecer vantagens para próxima compra.

Implemente programas de recompensa aos colaboradores

Lembra que no item sobre gestão de pessoas esse assunto foi abordado? Bonificar os funcionários que apresentam um bom desempenho é um estímulo para melhorar as vendas e a qualidade do atendimento. Portanto, estabeleça metas e recompense os vendedores que atingirem os objetivos definidos.

Gerencie a qualidade

Acompanhar a qualidade dos processos e dos produtos é essencial para avaliar os resultados finais do negócio. Essa gestão permite que a empresa invista na melhoria contínua. Uma ferramenta eficiente para isso é o ciclo PDCA — em português, planejar, executar, avaliar e agir.

O planejamento serve para definir o objetivo do negócio e determinar as ações necessárias para alcançá-lo. Durante a fase de execução, é a hora de colocar tudo em prática. Já na avaliação é o momento de constatar se os resultados foram alcançados. O último item é dedicado a ação para identificar erros e corrigi-los.

Como o próprio nome sugere, a metodologia é um ciclo. Por isso, o processo é contínuo: quando uma rodada é concluída, logo começa novamente.

Utilize recursos tecnológicos

A tecnologia pode — e deve — ser usada em todos os processos citados ao longo do texto. Existem ferramentas para o planejamento, para as gestões de pessoas, financeira, marketing, relacionamento com o cliente e muito mais.

Não investir nos recursos tecnológicos adequados é um dos maiores erros que travam o crescimento da sua empresa. Afinal de contas, a modernidade auxilia na otimização dos processos.

O CRM — Customer Relationship Management — por exemplo, é uma ferramenta importantíssima para gerenciar o relacionamento com o cliente. Por meio do software, é possível obter dados privilegiados sobre os clientes para direcionar as ações de marketing e melhorar o atendimento.

O sistema de gestão empresarial também é um artifício imprescindível para gerenciar processos e permitir o desenvolvimento mais amplo do negócio. Com ele é possível automatizar as etapas, controlar prazos, diminuir riscos, aumentar produtividade e diversos outros benefícios — mais eficiência, mais lucros!

Fazer a administração de empresa de forma eficiente é o único caminho para atingir a excelência no negócio. Por isso, gerir todos os fatores que interferem em seus resultados é primordial. Lembre-se de que a falta de planejamento e a gestão ineficiente podem resultar na falência do seu empreendimento. No entanto, não é esse o resultado almejado, não é mesmo?

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