Quando o assunto é contratação de funcionários, é comum surgir uma série de dúvidas a respeito do modelo de contrato mais adequado, legislação, remuneração, benefícios, processo seletivo, entre outros.
Essa preocupação é genuína. Afinal de contas, o que move uma empresa são as pessoas que trabalham nela. Por isso, qualquer falha no processo de atração e contratação de talentos pode prejudicar os resultados do negócio.
Quer conhecer todos os aspectos burocráticos e garantir admissões certeiras? É exatamente isso que esse guia vai mostrar. Então, continue a leitura e esclareça todas suas dúvidas sobre contratação de funcionários. Confira!
Como escolher a modalidade de contratação do empregado?
Quando você incorpora uma nova pessoa ao quadro de funcionários, é necessário fazer um contrato de trabalho. Esse documento especifica o tipo de vínculo existente entre empregado e empregador.
Existem vários modelos de contratação de funcionários e a empresa pode escolher qual é o mais benéfico para ela, desde que obedeça às exigências de cada modalidade. Veja quais são as principais formas e em quais situações elas se aplicam.
Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)
Esse é o regime de trabalho mais usado pelo comércio varejista e a forma correta de contratar colaboradores fixos. Na CLT, o empregado tem registro na carteira de trabalho com a função que exercerá e o salário determinado.
Em casos que a relação de trabalho configura como um vínculo empregatício, o funcionário precisa, obrigatoriamente, ser contratado pela CLT. Essa regra vale para casos em que há:
- habitualidade: o trabalhador tem obrigação de cumprir expediente em 3 ou mais dias da semana;
- subordinação: o funcionário cumpre ordens sobre o que precisa fazer;
- pessoalidade: o trabalho só pode ser feito pelo contratado;
- trabalho exercido por pessoa física;
- pagamentos mensais regulares;
- entre outros.
Se você precisa de um colaborador que atenda todos os requisitos citados acima, significa que é necessário registro na carteira, pagamento de FGTS, INSS, 13° salário, férias, vale-alimentação e vale-transporte.
Pessoa Jurídica (PJ)
Ao contratar uma pessoa jurídica, o empregador paga um valor pré-determinado pela prestação de serviços. Nesse caso, o trabalhador precisa emitir notas fiscais.
O profissional PJ tem mais liberdade de atuação, pode prestar serviços para vários negócios, não tem horário de trabalho fixo e dispõe de autonomia para exercer suas atividades da forma mais adequada.
Sendo assim, o trabalhador não tem direito aos benefícios da CLT. Por isso, muitas vezes, o empregador opta por esse regime de contratação de funcionários apenas para economizar com os encargos trabalhistas.
No entanto, essa é uma prática ilegal. Caso a forma de exercer as atividades caracterizam vínculo empregatício — habitualidade, subordinação e pessoalidade —, é necessário contratar pela CLT.
Veja um exemplo prático de como a contratação de um PJ se aplica: você precisa de um profissional para fazer a manutenção dos equipamentos de informática da loja. Para executar esse trabalho, o técnico não precisa se deslocar para a empresa todos os dias, cumprir horário de trabalho e ficar ocioso boa parte do tempo.
Por isso, nesse caso, o ideal é contratar um prestador de serviços. Dessa forma, ele vai comparecer a empresa apenas quando surgir alguma emergência ou periodicamente — um ou duas vezes por semana — para atuar preventivamente.
De qualquer forma, é necessário elaborar um contrato e documentar as obrigações de cada uma das partes. Só assim, a relação de trabalho ficará clara e evitará interpretações distorcidas.
Estágio
Contar com um estagiário é uma grande oportunidade para moldar profissionais de acordo com as necessidades do empreendimento. O contrato precisa ser firmado entre estudante, empresa e instituição de ensino.
Por isso, para admitir um colaborador nessa modalidade, é necessário que ele esteja regularmente matriculado no Ensino Superior, Médio, Fundamental, educação especial ou profissionalizante.
No entanto, é importante não perder o foco na formação profissional. Se você precisa de um estagiário da área administrativa, por exemplo, não faz sentido contratar um estudante de medicina. Afinal de contas, o estudante entra na empresa para aprender ofícios que farão parte da sua rotina profissional após a conclusão do curso.
Esse regime de contratação não caracteriza vínculo empregatício e é amparado pela Lei do Estágio. O contrato pode ter duração máxima de 2 anos e o estagiário é permitido trabalhar até 6 horas por dia.
Além disso, não existe um salário-mínimo assegurado e o pagamento de benefícios como o vale-alimentação é facultativo. No entanto, para atrair talentos, é importante estudar as práticas do mercado e oferecer condições compatíveis.
Jovem aprendiz
Essa é uma oportunidade de qualificação profissional e, muitas vezes, é a porta de entrada para os jovens no mercado de trabalho. O menor aprendiz precisa ter entre 14 e 24 anos e estar matriculado em um programa de aprendizagem de uma ONG, escola técnica ou algum curso no Senai, Senac, Senar, Senat ou Sescoop.
Diferentemente do estágio, esse programa é regido pela CLT e garante uma remuneração mensal. Como o salário é calculado de acordo com as horas trabalhadas, o valor pago é proporcional à jornada de trabalho que pode variar entre 4 e 8 horas diárias. A base do cálculo é o salário-mínimo vigente.
Temporário
O comércio sempre precisa de mãozinha extra para suprir as demandas de datas comemorativas como Natal, Ano-Novo, Dia das Mães, entre outros. Nesses casos, o ideal é admitir profissionais em regime temporário.
O contrato precisa evidenciar o caráter temporário, indicar as datas de início e término da prestação de serviços, além de apontar a remuneração acordada. Entretanto, o RH não pode fazer esse trâmite diretamente com o colaborador.
A contratação de funcionários temporários precisa ser feita por meio Empresas de Trabalho Temporário (ETT) credenciadas ao Ministério do Trabalho. O funcionário será registrado por essa empresa, mas, na prática, prestará serviços para a sua loja.
Portanto, você efetuará os pagamentos para a empresa intermediária e todos os encargos trabalhistas serão honrados por ela. Esse trabalhador também é amparado pela CLT e tem direito a férias proporcionais, 13° salário, descanso semanal remunerado, horas extras, entre outros benefícios.
Intermitente
Essa é uma nova modalidade de contrato de trabalho criada com a reforma trabalhista, em vigor desde 11 de novembro de 2017.
Nesse tipo de contratação, o empregador pode remunerar apenas as horas trabalhadas, sem a necessidade estabelecer uma jornada mínima mensal. No entanto, o máximo permanece o mesmo garantido na CLT: 44 horas semanais e 220 horas mensais.
Imagine, por exemplo, um bar ou uma casa noturna. É comum que a demanda desses estabelecimentos seja maior aos finais de semana. Por isso, muitas empresas não contratavam profissionais de forma legal.
Sendo assim, o regime intermitente veio para reduzir a informalidade no mercado de trabalho. Logo, a empresa pagará os impostos devidos e o colaborador receberá todos os direitos trabalhistas proporcionais ao período de trabalho.
Home office
O teletrabalho já existia, mas foi regulamentado com a reforma trabalhista. Nesse modelo de contratação, o colaborador exerce suas funções de casa por meio do computador ou smartphone.
O home office é regido pela CLT e os colaboradores contratados nesse modelo têm os mesmos direitos e deveres dos funcionários com carteira assinada. Inclusive, existem ferramentas tecnológicas para assegurar o cumprimento da jornada determinada.
Para algumas atividades do comércio, esse tipo de contrato é impossível. Afinal de contas, a presença do colaborador é indispensável para dar suporte aos consumidores presenciais e fechar vendas. Contudo, as atividades administrativas podem funcionar nessa modalidade sim.
Afinal, qual desses modelos de contratação de funcionários é o melhor? Não existe uma resposta certa para isso. Tudo depende das necessidades e estratégias da sua empresa. Entretanto, essa escolha não pode ser baseada unicamente na redução de custos. Cada tipo tem suas especificidades e é necessário cumprir todos os requisitos sem tentar burlar a lei.
Se você quer ganhar produtividade, por exemplo, um estagiário não é a melhor opção. Afinal de contas, ele está em processo de aprendizado e demanda uma maior supervisão.
Se você precisa de um vendedor para prestar assistências diárias ao consumidor dentro da loja, não é possível contratar no regime PJ.
Como definir a remuneração e os benefícios do funcionário?
Agora que você já identificou a modalidade de contratação mais adequada ao seu negócio, é hora de definir o salário e os benefícios oferecidos às pessoas que vão trabalhar nele.
Essa é uma decisão estratégica que pode mudar os rumos da empresa. Isso porque oferecer salários e benefícios chamativos e compatíveis com o mercado é uma forma de atrair talentos e motivar a equipe.
Por isso, é necessário seguir alguns passos para traçar a tática ideal. Veja!
Faça um diagnóstico da empresa
Essa é uma decisão muito importante e pode gerar mudanças significativas. Por isso, é essencial avaliar a situação financeira do negócio, conhecer as expectativas dos colaboradores e alinhar tudo às estratégias do empreendimento.
Vale até fazer uma estimativa de custos para implementar alguns benefícios como:
- vale-transporte ou combustível;
- vale-alimentação ou refeição;
- vale-cultura;
- plano de saúde e odontológico;
- seguro de vida;
- auxílio-creche;
- participação nos lucros e resultados (PLR);
- bonificações por metas alcançadas etc.
Ao fazer as contas, você pode perceber que não é tão caro quanto você imaginava. Além do mais, esse é um investimento que dará retorno com o aumento da produtividade e satisfação dos colaboradores.
Estude a média do mercado
Os salários e benefícios precisam ser compatíveis com as funções exercidas e de acordo com o praticado pelo mercado. Por isso, é essencial fazer uma pesquisa e identificar a média paga por outras empresas de porte e ramos semelhantes à sua.
Ao final da análise, você pode concluir se sua empresa paga um valor justo ou se a remuneração é inferior ao que os concorrentes oferecem.
Um salário abaixo do mercado atrai colaboradores pouco qualificados e contribui para o alto turnover. E não poderia ser diferente. Se o colaborador identifica uma oportunidade de melhorar a qualidade de vida no trabalho ao trocar de empresa, ele não vai pensar duas vezes antes de abandonar o posto anterior.
Priorize a saúde e o bem-estar do colaborador
Apesar de o plano de saúde para funcionários não ser um item obrigatório — exceto quando determinado em convenção coletiva da categoria — essa é uma boa prática do mercado. Isso porque ao investir na saúde do trabalhador, a empresa também lucra com uma série de benefícios como:
- aumento da produtividade;
- redução de absenteísmo;
- queda no número de atestados apresentados;
- diminuição da taxa de turnover;
- incentivos fiscais.
Na hora de definir valores e escolher o mix de benefícios, o ideal é encontrar um equilíbrio entre as expectativas dos colaboradores e as condições financeiras da empresa.
Além disso, é necessário aprender a atrair os talentos certos e mais adequados ao fit cultural da empresa. Você vai entender melhor como isso funciona no próximo tópico.
Qual é o perfil e as qualificações que o funcionário deve ter?
Depende! Não existe um tipo universal que se encaixa em todas as vagas. Cada função exige um conjunto de habilidades distintas, por isso, requer profissionais diferentes para ocupá-las.
Sendo assim, o primeiro passo é entender as necessidades do cargo e traçar um perfil profissional ideal específico para a sua empresa. Se você precisa de um auxiliar administrativo, por exemplo, é essencial que o colaborador seja organizado, tenha facilidade para lidar com tecnologia e números, além de escrever corretamente.
Por outro lado, as qualificações necessárias para os colaboradores responsáveis pelo atendimento ao cliente são outras. Nesse caso, o funcionário precisa apresentar uma boa comunicação interpessoal, ser simpático, além de ter habilidades de persuasão.
Portanto, antes de iniciar um processo de contratação de funcionários, faça um planejamento para delimitar os requisitos necessários para ocupar o cargo. Você pode colocar, inclusive, habilidades comportamentais na lista de competências essenciais.
Ainda assim, independentemente da vaga, todos os colaboradores precisam estar em sintonia com a missão, visão e valores do negócio. Por isso, o fator cultural também é primordial para escolher candidatos que, realmente, vão se comprometer com os resultados da empresa.
Como organizar o processo seletivo para a contratação de funcionários?
A gestão estratégica de pessoas é fundamental para a empresa atingir a excelência, e tudo começa com um processo seletivo organizado e com objetivos bem definidos.
Por isso, antes de mais nada, defina o perfil profissional ideal, como já foi explicado no tópico anterior. Depois, siga os próximos passos para fazer uma contratação certeira.
Crie uma correta descrição do cargo
Essa etapa é essencial para atrair os candidatos mais adequados ao cargo e à empresa. Essa descrição precisa ser detalhada e conter conhecimentos, habilidades, atitudes, experiência e formação necessária para ocupar a vaga.
Nesse momento, é importante elaborar um campo dedicado para falar um pouco sobre a empresa também. Dessa forma, o candidato poderá fazer uma autoavaliação e se candidatar apenas se houver afinidade com a empresa e com o cargo.
Divulgue a vaga em aberto
Sem uma divulgação adequada, ninguém verá a vaga. Atualmente, existem vários canais de veiculação: Facebook, LinkedIn, portais de vagas de emprego gratuitos ou pagos, entre outros. Se sua empresa tem um site ou loja virtual, é interessante manter uma aba de “trabalhe conosco”. Dessa forma, é mais fácil centralizar o recebimento dos currículos.
Faça uma triagem dos currículos
Esse processo exige muita calma. Você precisa de tempo para ler os currículos e identificar os candidatos mais adequados à vaga. Vale a pena fazer um checklist para classificar os currículos mais promissores.
Se você tiver dificuldades nesse processo, não tenha receio de procurar ajuda profissional especializada. Empresas expert em seleção e recrutamento têm capacitação técnica para identificar os melhores talentos e aplicar todos os testes necessários.
Aplique testes e dinâmicas para os candidatos pré-selecionados
Uma empresa especializada também será extremamente útil nessa etapa. Os testes e as dinâmicas servem para comprovar se os candidatos realmente têm as habilidades descritas no currículo. Você pode aplicar questionários para conhecimentos específicos, raciocínio lógico e análises de perfil comportamental.
Realize entrevistas semiestruturadas
Esse é o momento em que candidato e empresário ficam frente a frente para conversar e tirar dúvidas sobre as qualificações do profissional. As entrevistas semiestruturadas contém um mix de perguntas previamente elaboradas com questionamentos que não seguem um roteiro. Dessa forma, você conseguirá extrair o máximo de informações relevantes para escolher o candidato mais adequado.
Avalie as experiências anteriores e a postura do profissional
É comum que os candidatos mintam para valorizar as passagens por outras empresas. Por isso, é importante checar as referências para se certificar que os relatos são verdadeiros.
Analisar o histórico do profissional também é essencial. Nesse momento, vale a pena verificar até mesmo o tempo e permanência nas empresas anteriores. Afinal, profissionais que trocam de trabalho com frequência podem fazer o mesmo com você sem cerimônia alguma.
Escolha o melhor candidato e contrate-o
Depois de analisar todas as qualificações do profissional, é hora de “bater o martelo”. Essa decisão pode ser difícil, mas é importante se ater aos dados e fatos para escolher o melhor candidato para sua empresa.
Você pode se comover com a situação de algum profissional, no entanto, se ele não se encaixar perfeitamente com a vaga, a experiência não será boa para ambas partes. Por isso, seja racional.
Acompanhe-o durante o período de experiência
Depois da contratação, o primeiro passo é disponibilizar uma qualificação específica e adaptada à realidade de sua empresa. O treinamento de funcionários é uma etapa fundamental para integrar o novo colaborador, deixá-lo informado sobre todas as diretrizes do negócio e fornecer os conhecimentos indispensáveis para a execução das tarefas.
No entanto, essa regra não serve apenas para os funcionários recém-chegados. Oferecer treinamentos e capacitações constantes é uma característica que toda empresa moderna deve ter.
Antes, durante e depois dessa qualificação, você precisa analisar se o profissional é interessado e se ele atende as expectativas da empresa. O período de experiência serve, exatamente, para isso: avaliar se a contratação de funcionários foi acertada.
Como registrar corretamente o contrato de trabalho?
É comum que pequenos empresários façam um período de experiência informal de 30 dias, para depois assinar a carteira do colaborador. Essa prática é ilegal, pois o funcionário deve ser registrado desde o primeiro dia de trabalho.
O empregador que não seguir as normas trabalhistas para contratação de funcionários está sujeito a multas e indenizações que podem ser requeridas na justiça do trabalho.
É bom que ressaltar que o contrato de trabalho não resguarda apenas ao funcionário. O documento é um instrumento para que o colaborador também cumpra todas as obrigações formalizadas. Aliás, ele também está sujeito a penalizações em caso de rescisão.
Por isso, siga o passo a passo para regularizar a situação dos funcionários dentro da sua empresa.
Escolha o tipo de contrato
Lembra das opções citadas lá no início do texto? Na hora de elaborar o contrato, é necessário levar aquelas dicas em consideração. No geral, existem duas opções: contrato de experiência ou contrato de trabalho.
O contrato de experiência tem prazo máximo de 90 dias. O empregado recebe todos os direitos devidos, no entanto, ao final do período, caso ele não permaneça na empresa, o empregador não precisa pagar aviso prévio, nem multa de rescisão. Já o contrato de trabalho é passível dessas indenizações.
Por isso, o mais recomendado é fazer um contrato de experiência, pois, ao final do período, se você decidir manter o colaborador, o documento se transforma em contrato de trabalho automaticamente. Ambos os registros precisam ser feitos na carteira.
Recolha os documentos necessários
Para elaborar o contrato de trabalho, você precisa de uma série de informações. Por isso, é necessário solicitar ao colaborador os seguintes documentos:
- carteira de trabalho (CTPS);
- certificado de alistamento militar — para homens com mais de 18 anos;
- exame admissional: a empresa precisa fará o encaminhamento e os custos são de responsabilidade do empregador;
- certidão de casamento e de nascimentos dos filhos de até 21 anos;
- solicitação de vale-transporte;
- cópia do título de eleitor;
- cópia da Identidade e CPF;
- comprovante de escolaridade
- cartão de inscrição no PIS;
- comprovante de residência;
- fotos 3/4.
Vale lembrar que é proibida a requisição de documentos discriminatórios como exames de HIV, estado de gravidez, certidão de reclamatória trabalhista, atestado de antecedentes criminais e certidão negativa de órgãos de proteção ao crédito — como SPC.
Elabore o contrato
Esse documento precisa ter informações de identificação do funcionário e da empresa. Além disso, o contrato deve especificar o salário, carga horária, os benefícios que o funcionário terá e todas as informações essenciais sobre o emprego.
Emita o termo de responsabilidade do salário-família
O colaborador que tem remuneração mensal abaixo do limite determinado pelo INSS e filhos de até 14 anos tem direito ao salário-família. Esse benefício concede um valor extra para cada prole. Caso o contratado se enquadre nos critérios, a empresa precisa preencher o termo de responsabilidade do benefício e solicitar a assinatura do funcionário.
Faça as anotações na carteira de trabalho
Data de admissão, valor do salário, detalhes sobre contribuição sindical entre outros itens precisam ser anotados na carteira de trabalho. O preenchimento é de responsabilidade da empresa e o documento deve ser devolvido ao funcionário em, no máximo, 48 horas.
Preencha a Ficha ou Livro Registro de Empregado
Além da anotação na CTPS, a empresa precisa preencher o Livro Registro de Empregado com os mesmos dados preenchidos na carteira de trabalho. Essa é uma exigência legal imposta pelo Artigo 41 da CLT.
O processo de contratação de funcionários é complexo, mas não é nenhum mistério. O mais importante é optar pelos regimes mais adequados ao seu negócio e trabalhar dentro da lei. Lembre-se também de dar toda a atenção necessária ao processo seletivo. Afinal de contas, escolher as pessoas certas é essencial para construir uma relação de trabalho longa e benéfica para ambas as partes.
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