Não é de hoje que as tecnologias substituíram algumas das tarefas mais onerosas das empresas, otimizando processos e colaborando com a produtividade das equipes. A inserção de algumas ferramentas não só facilitou o trabalho, mas também permitiu mais acertos por parte dos colaboradores e a oportunidade de focar em outros aspectos que exigem maior atenção.
Antes, documentos e assinaturas eram capazes de ocupar horas do dia de um funcionário, mas com a certificação digital, as coisas mudaram. Você sabe o que é certificação digital? Quais são as vantagens de sua utilização? Quais instituições devem fazer uso dela?
Descubra a resposta para essas e outras dúvidas no nosso artigo de hoje!
O que é certificação digital
O certificado digital pode ser definido como a comprovação eletrônica de assinatura de um indivíduo. Além de ter validade jurídica, ele garante maior segurança às pessoas e empresas que fazem transações online e precisam otimizar o tempo.
Instituições públicas e privadas podem emitir ou mesmo receber documentos, bem como disponibilizar e acessar dados sigilosos por meio eletrônico, diminuindo assim processos burocráticos e morosos. Esse tipo de certificado pode ser apresentado como arquivo online ou salvo em um pendrive, por exemplo: a ideia é garantir a integridade em qualquer meio no qual ele esteja presente.
Esse tipo de certificação pode ser usado em:
- Realização de transações bancárias;
- Acesso a ambientes que exigem login seguro;
- Declarações da empresa;
- Validação de documentos eletrônicos;
- Assinatura de notas fiscais, entre outras.
O que contém um certificado digital
A assinatura não é o único componente de uma certificação digital. Entre as especificidades presentes nela, estão:
- Nome da pessoa física ou jurídica, sendo que esta deve estar associada a uma chave pública;
- Período de validade do documento e acesso para que o prazo seja estendido;
- Chave pública e também privada;
- Nome e assinatura da entidade que assinou o certificado;
- Número de série.
Quais instituições devem utilizá-la
Como já dissemos, o certificado digital pode ser utilizado tanto por instituições públicas quanto privadas. Uma das mais interessadas são as financeiras, mais especificamente os bancos. Isso porque operações que envolvem ativos financeiros fazem com que os clientes exijam ainda mais segurança dos dados e também das transações.
No entanto, é possível ainda citar outras instituições para as quais a assinatura digital é importante e obrigatória. Entre elas, podemos destacar as empresas que emitem nota fiscal eletrônica, comércio online em geral, organizações que possuem regime tributário real ou presumido. Nesse último caso, a obrigação se dá porque parte das declarações aos órgãos públicos é feita de maneira eletrônica.
As empresas inscritas no Simples Nacional também são obrigadas, caso possuam mais de cinco colaboradores em seu quadro de funcionários. Isso porque elas precisarão prestar informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pelo eSocial e pela GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS), que são feitos por meios digitais.
Quais são as suas vantagens
Como já era previsto, o certificado digital traz uma série de benefícios para as empresas e pessoas que o adotam. Lá no início, falamos sobre a agilidade e menor burocracia. Mas não é só isso. Por meio dele, é possível também ter:
Praticidade
Além da maior agilidade, a certificação digitalizada é mais prática para as empresas, permitindo que a organização realize a assinatura de vários documentos em um menor espaço de tempo. Isso afeta diretamente a produtividade do colaborador, que passa a ter mais disponibilidade para se dedicar às atividades principais de sua função, além de facilitar a comunicação entre todos os envolvidos no processo.
Menor chance de erro
Os documentos físicos são passíveis de falhas. Com a assinatura digital, reduz-se os riscos de erros em documentos, o que ajuda as empresas, por exemplo, a se manterem em dia com os compromissos com os órgãos públicos.
Segurança
Os certificados digitais costumam ser criptografados, o que impede fraudes e faz com que os erros sejam decodificados rapidamente. Outro importante aspecto é a garantia da integridade das informações, visto que as transações online são protegidas por meio dessa autenticação contra roubos e violações.
Redução de custos
Imagine ter que imprimir centenas de documentos para a assinatura? O gasto que isso gera, fora os prejuízos para o meio ambiente e para a empresa são enormes. Nesse último caso, por exemplo, a companhia pode ter informações importantes perdidas devido à deterioração do tempo, o que pode gerar encargos e até mesmo multas.
Como começar a utilizar o certificado digital na sua empresa
O primeiro passo é escolher a Autoridade Certificadora (AC) para a sua empresa. Existem opções diferentes no mercado, logo, é fundamental entender as necessidades da sua empresa para fazer a opção correta. Para conferir a confiabilidade de cada uma, vale a pena acessar o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
A Autoridade Certificadora é uma empresa autorizada pela Receita Federal que poderá certificar o seu negócio. Cada uma delas tem as suas especificidades, o que faz necessária uma pesquisa aprofundada sobre as individualidades, já que cada uma delas tem custos variados e propostas diferentes. Vale lembrar que as AC’s passam por fiscalizações periódicas e são submetidas a processos de auditoria, garantindo a veracidade do certificado.
Depois de escolhida a AC, é hora de conhecer as outras etapas que envolvem o processo de certificação, entre elas:
- Solicitar o certificado no site da AC autorizada;
- Fazer a validação presencial (ir até a Autoridade Certificadora munido de todos os documentos obrigatórios);
- Emitir o certificado, geralmente, validado por dois agentes que confirmem a veracidade e se não há Irregularidades nas informações passadas;
- Instalar o certificado é a última etapa do processo. Ainda no momento da emissão, a empresa recebe um token ou chave de acesso para poder instalar a certificação.
Diante das vantagens apresentadas de possuir um certificado digital, fica clara a importância de ter um para a sua empresa, não é mesmo? Além de seguros, eles diminuem a burocracia e agilizam processos internos, algo fundamental na modernidade empresarial, que exige eficácia e um trabalho mais certeiro.
Agora que você entendeu o que é certificação digital e quais são as etapas necessárias para possuí-la, que tal continuar acompanhando outras novidades da área? Acompanhe nosso trabalho também nas redes sociais: estamos no Facebook, Instagram, YouTube e LinkedIn.
