A integração da tecnologia no ambiente corporativo levou negócios a utilizarem os meios digitais para uma série de rotinas. Pagamento de contas, emissão de documentos e comunicações entre parceiros estratégicos são atividades diárias que, graças a soluções de TI, tornaram-se mais ágeis e simples.
E, em meio a tanta praticidade, ataques e tentativas de roubo de dados se tornaram constantes. Em busca de dados privados, pessoas criaram técnicas para acessar e modificar documentos corporativos para diversos fins.
Para manter usuários protegidos, diferentes técnicas foram criadas. Todas contam com o auxílio de algoritmos de criptografia que reduzem ao máximo as chances de um documento ou canal comunicação ser visualizado por terceiros.
Uma das estratégias que podem ser utilizadas é a adoção de um certificado digital. Esse arquivo traz mais integridade e confiabilidade à emissão de documentos em meios virtuais: tanto o criador quanto o destinatário de um arquivo poderão validar a sua veracidade facilmente sempre que for necessário.
Quer saber mais sobre o tema? Então continue lendo este post e veja, a seguir, como a sua companhia pode utilizar o certificado digital como um documento estratégico em diferentes rotinas!
Afinal, o que é um certificado digital
O certificado digital é um documento eletrônico que funciona como a identidade digital de uma pessoa jurídica (PJ). Ele possui uma série de informações que são utilizadas para a validação da identidade da PJ e pode fazer parte de diferentes processos corporativos, como a execução de solicitações nos sistemas da Receita Federal.
Cada certificado digital é composto de informações básicas sobre a pessoa jurídica — como o seu nome — e as chaves de criptografia (uma é chamada de chave pública e a outra, de chave privada). Também são registrados no certificado a sua validade, um caminho para que o prazo do certificado seja aumentado e as informações das entidades que atestam a veracidade dos dados ali apresentados.
A chave privada é uma sequência de caracteres formada em um algoritmo que possui uma fórmula matemática exclusiva. Esse código é gerado sempre que um novo documento é criado e protegido pelo certificado digital, e é de uso exclusivo do negócio.
Já a chave pública é uma sequência de dígitos que permite ao destinatário do documento ler e validar as informações do certificado digital. Em outras palavras, ela é uma “chave de acesso” aos dados do certificado, mas não permite que uma nova versão do certificado seja criada.
A combinação de uma chave pública com uma chave privada permite que o certificado digital seja utilizado com alto nível de segurança. Como elas possuem uma sequência de dígitos muito grande, é virtualmente impossível para um computador conseguir adivinhar a chave do usuário por meio de técnicas de força bruta.
Sem que a chave seja reconhecida pelo sistema de validação, a integridade do certificado digital não é confirmada. Isso impede que terceiros consigam emitir um documento com um certificado adulterado, isto é, que tenha expirado ou que tenha sido obtido por meios ilegais.
O certificado digital pode ser apresentado como um arquivo, seja via e-mail, pen drive ou link eletrônico. Isso dá a ele mais mobilidade e amplia o número de usos que um certificado digital pode ter. Em alguns casos, o certificado digital também é disponibilizado como um cartão ou um token de segurança, que é processado por um leitor específico.
Para que serve um certificado digital
Com o avanço da tecnologia, uma grande quantidade de transações passaram a ser executadas em meios digitais. Diante disso, o certificado digital surgiu como uma forma segura e confiável de garantir que operações com registros sensíveis fossem executadas sem alterações.
Em outras palavras, o certificado digital foi a solução criada para dar total confiabilidade a qualquer tipo de operação em meios digitais, fornecendo segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade aos dados do usuário.
Assinar eletronicamente um documento para garantir a sua autenticidade é uma rotina obrigatória em vários casos. Isso inclui, por exemplo, empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e). A lei obriga que esse tipo de documento fiscal esteja protegido por um certificado digital para garantir a sua autenticidade.
Se a empresa busca mais credibilidade e confiabilidade para os seus documentos eletrônicos, o certificado digital pode ser uma das soluções adotadas. Nesse caso, essa solução pode ser integrada a projetos, contratos e demais arquivos do negócio para que o destinatário possa validar a sua autenticidade facilmente.
O certificado digital também pode ser utilizado para que o negócio consiga reduzir custos e o tempo gasto com a criação de determinados tipos de documentos, como contratos de prestação de serviços. Por meio dele, todas as documentações do negócio passam a ter validade jurídica. E, como consequência, não há a necessidade de direcionar recursos para o reconhecimento de firma em cartório.
Além disso, o certificado digital também evita fraudes. Como os documentos de uso interno e externo terão a sua legitimidade confirmável por um meio confiável, as chances de uma alteração não autorizada passar despercebida por gestores, analistas ou profissionais do setor de compliance caem drasticamente.
Assim, a empresa terá a garantir de que todas as informações disponíveis em documentos — como contratos, acordos judiciais e demais arquivos eletrônicos — são realmente confiáveis.
A burocracia, um fator que pode interferir diretamente em diversas rotinas do negócio, também é afetada pelo uso de certificados digitais. Uma vez que o negócio consegue validar a legitimidade dos seus documentos rapidamente, o tempo necessário para criar contratos e processos cai drasticamente. Basta se lembrar, por exemplo, de que não há mais a necessidade de reconhecer firma em cartório.
Diminuir a burocracia diariamente é algo que contribuirá para que a empresa consiga fazer mais ações estratégicas em prazos menores: o tempo gasto com rotinas administrativas sendo menor, gestores terão mais tempo para investir no auxílio e na resolução de problemas de cada cliente e parceiro comercial.
Em outras palavras, o certificado digital traz mais segurança para que a empresa possa executar operações na web. Tanto os seus clientes quanto os seus parceiros comerciais estarão protegidos contra tentativas de adulteração de documentos com validade legal.
Quais são os diferentes tipos de certificados digitais
Os certificados digitais possuem diversos fins e, da mesma forma, diferentes modelos:
- Há aqueles destinados a pessoas físicas — chamados de e-CPF;
- Os para pessoas jurídicas — conhecidos como e-CNPJ;
- E os feitos para fins específicos — como é o caso dos certificados digitais para a emissão e o envio de nota fiscal eletrônica e a emissão e envio de documentos fiscais para o transporte de cargas.
Em vários casos, o uso do certificado digital é obrigatório. E cada modelo possui um período de validade, que pode chegar até 3 anos. Após esse prazo, é necessário obter um novo certificado digital.
Em relação à sua validade e a maneira como ele é utilizado, os certificados digitais são divididos em 2 categorias. São elas:
Certificado A1
Os certificados A1 são instalados diretamente no computador. Ele é instalado por meio de um arquivo que pode ter uma extensão como .PFX ou .P12. Diante disso, não há a necessidade de utilizar um token ou um cartão específico para que o certificado digital seja utilizado e validado em transações e operações comerciais.
Esse modelo de certificado digital possui algumas vantagens que se apresentam no dia a dia. Por ser um arquivo digital, por exemplo, as chances dele ser perdido em um desastre natural ou em uma tentativa de roubo caem drasticamente.
A sua distribuição por meio de um arquivo digital também amplia a compatibilidade desse tipo de certificado digital com plataformas virtuais. Tablets, smartphones e computadores podem receber o certificado digital facilmente, sem a necessidade do dispositivo ser compatível com um leitor específico.
Para quem possui uma rotina de alta mobilidade, isso será um fator-chave. Afinal de contas, mais tarefas poderão ser executadas em qualquer local sem que seja necessário a utilização de um grande aparato de equipamentos.
Um prestador de serviços, por exemplo, conseguirá emitir uma nota fiscal eletrônica diretamente no local em que o cliente se encontra por meio de um tablet ou de um smartphone. Simples, rápido e seguro.
Se a empresa possuir diversas unidades, o certificado do tipo A1 também pode ser mais indicado. A companhia terá um único certificado para todos os setores e, como ele é distribuído digitalmente, o seu uso será simplificado. Não haverá a necessidade de um profissional procurar uma cópia física do documento sempre que precisar validar um contrato ou um arquivo virtual.
O certificado A1 possui validade de apenas 1 ano. Após esse período, o negócio deve procurar uma entidade certificadora e submeter as documentações necessárias para obter um novo documento e, assim, continuar a executar as suas operações normalmente.
Certificado A3
Esse tipo de certificado se difere do certificado A1 principalmente por ser armazenado em um token ou em um cartão. Diante disso, o certificado A3 só pode ser utilizado em um dispositivo de cada vez, uma vez que o cartão (ou o token) deve ser conectado a um leitor para a validação do documento.
Em outras palavras, sempre que o usuário resolver utilizar o certificado digital A3 em um novo local, ele deve ter presente o hardware necessário para a leitura do cartão ou do token em que o documento está armazenado.
Isso pode prejudicar uma série de atividades do negócio. Imagine uma empresa com várias filiais e setores que precisam do certificado digital diariamente. O negócio precisaria de vários cartões e leitoras para evitar que algum processo fosse interrompido pela ausência de um cartão ou de um token no local onde o profissional se encontra.
O certificado A3 possui uma senha de acesso que é modificada diariamente. Portanto, sempre que for utilizar, o profissional deve ser informado da nova palavra-chave.
Se essa senha for digitada incorretamente 3 vezes, o token é bloqueado. Nesse caso, a empresa deverá fazer a emissão de um novo certificado, ainda que ela reaproveite o token ou o cartão em que o certificado digital antigo esteja armazenado.
Comparando o preço por ano, em geral, os certificados A3 exigem um investimento menor do que o de um certificado A1. Entretanto, o negócio deverá, também, efetuar a aquisição de um aparelho para ler o cartão ou o token em que o certificado esteja armazenado ou a troca, caso ocorra alguma avaria ao dispositivo.
A necessidade de um leitor para a utilização de um certificado A3 pode prejudicar o seu uso em vários cenários. A mobilidade de profissionais, por exemplo, é limitada: sempre que um documento for emitido, o emissor deverá ter no local um leitor de certificados digitais e um aparelho compatível.
A necessidade de possuir um leitor também diminui o número de aparelhos em que um certificado digital pode ser utilizado. A adoção de um certificado A3 em tablets e smartphones pode ficar prejudicada, por exemplo, pela falta de leitores compatíveis ou pelos aparelhos para leitura possuírem um custo proibitivo.
Mas qual o tipo de certificado digital é mais seguro: A1 ou A3
Em termos de segurança e capacidade de proteger documentos, certificados digitais A1 e A3 possuem recursos semelhantes. A principal diferença entre os 2 está na maneira como são utilizados, uma vez que os recursos e pré-requisitos de segurança para ambos os modelos de implementação são semelhantes.
Quando um documento é assinado digitalmente com um certificado A1, o aparelho utilizado pelo usuário — seja ele um tablet, um smartphone ou um computador — fará a assinatura digital com o auxílio de um certificado instalado no sistema da máquina.
Por outro lado, quando isso ocorre em um ambiente que faz uso do certificado digital A3, a máquina solicitará uma conexão com o leitor de token ou de cartão para a assinatura do documento.
Em outras palavras, o trabalho é feito com 2 dispositivos (o aparelho do usuário e o leitor de token ou de cartão), e não apenas o aparelho utilizado para escrever o documento e um arquivo digital.
Quais empresas precisam usar o certificado digital
O uso de certificados digitais é obrigatório em alguns casos, como as empresas inscritas em regimes tributários de Lucro Real ou de Lucro Presumido. Como elas devem emitir nota fiscal eletrônica, esse tipo de negócio precisa de um certificado digital para validar as suas NF-es.
No caso das empresas de Lucro Presumido, o uso do certificado digital vai além da emissão de notas fiscais eletrônicas. Muitas declarações de envio obrigatório para órgãos como a Receita Federal só podem ser realizadas com esse documento. Portanto, possuir o certificado digital é um fator-chave para o sucesso desse tipo de negócio.
As empresas que possuem funcionários também podem fazer uso do certificado digital. Nesse caso, o documento não só auxilia na emissão de notas fiscais eletrônicas, mas também no envio de declarações digitais com informações sobre os empregados contratados e demitidos dentro de um período para órgãos como a Previdência Social e a Caixa Econômica Federal.
Se a empresa estiver inscrita no Simples Nacional, o uso do certificado digital se torna obrigatório apenas naqueles casos em que o negócio possuir mais de 5 funcionários. Ele será utilizado em rotinas como o envio de dados sobre os profissionais contratados, registros fiscais e previdenciários por meio do GFIP e do eSocial.
Quem é microempreendedor individual (MEI) não é obrigado a possuir um certificado digital por não possuírem a obrigação de emitirem nota fiscal eletrônica. Porém, se o micro empreendedor optar por emitir nota fiscal eletrônica, o uso do certificado digital pode ser obrigatório.
Em alguns estados, há a necessidade de uma inscrição estadual para que o microempreendedor individual possa emitir nota e, ao mesmo tempo, um certificado digital, caso ele queira fazer isso automaticamente.
Esse é o caso de estados como São Paulo, Santa Catarina e Pernambuco. Portanto, antes de emitir uma NF-e, o MEI deve verificar se um certificado digital será necessário no seu caso.
Como a certificação digital pode ser usada da melhor maneira
O certificado digital pode ser utilizado em vários processos. E, por ser adotado dentro do ambiente corporativo, esse documento contribui para a eliminação da burocracia em várias rotinas do empreendimento. Com isso, a cadeia operacional se torna mais eficaz e dinâmica.
Veja, abaixo, algumas das atividades diárias do ambiente corporativo que são beneficiadas com o uso de um certificado digital:
- Assinatura e envio de documentos sigilosos via web;
- Envio de declarações legais da empresa, seja para órgãos públicos ou para parceiros estratégicos;
- Realização de transações bancárias de qualquer tipo;
- Assinatura e emissão de notas fiscais eletrônicas;
- Assinatura e emissão de documentos de conhecimento de transporte eletrônico (os chamados CTs-e);
- Autenticação em ambientes seguros ou sistemas específicos (nesse caso, o certificado digital pode ser utilizado junto com uma senha, criando mais uma camada de segurança para a validação do usuário);
- Criação de contratos virtuais.
Esses são apenas alguns dos usos de certificado digital que o negócio pode realizar. Em muitos os casos, essa ferramenta permite uma redução significativa da burocracia interna, agilizando rotinas, melhorando prazos e tornando o dia a dia do empreendimento mais eficaz.
Em outras palavras, o certificado digital pode ser integrado a todas as rotinas de emissão de documentos com validade jurídica.
Como escolher a melhor certificação digital para a empresa
A escolha sobre a melhor certificação digital (e o estabelecimento em que ela será emitida) é um processo que pode ser feito facilmente. Porém, há alguns fatores a serem considerados pelo gestor durante esse processo.
Leve em conta, por exemplo, o tamanho do negócio e a sua capacidade financeira de investir nesse documento
Uma companhia com muitos funcionários, por exemplo, pode optar por um certificado digital do tipo A1, pois ele reduz o tempo necessário para que documentos importantes sejam emitidos.
Além disso, essa escolha dá mais mobilidade ao empreendimento, uma vez que o certificado será instalado em mais aparelhos e não há a necessidade de um leitor de token ou de cartão.
Porém, em alguns casos, apenas um local precisa do certificado digital. Nesse tipo de situação, o uso de um certificado A3 pode ser a melhor escolha para o empreendimento. Além de um custo que, a longo prazo, é menor, a companhia evitará que o roubo de um aparelho portátil com o certificado digital instalado comprometa as suas políticas de segurança e compliance.
Nos casos em que o uso do certificado digital está atrelado a um software que executa tarefas de forma automatizada, por exemplo, o certificado A1 também pode ser uma boa escolha. Basta integrar o arquivo do certificado ao sistema para que as rotinas sejam executadas automaticamente pela solução de TI.
A companhia também deve estar atenta à empresa que faz a emissão do certificado digital. É importante escolher uma certificadora que possua credibilidade no mercado. Avalie se o empreendimento segue as normas de segurança do padrão e possui um bom feedback dos seus clientes.
É importante que a autoridade certificadora esteja de acordo com as normas do ICP-Brasil. A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira é a 1ª parte de uma cadeia hierárquica de autoridades certificadoras, ou seja, ela é uma autoridade raiz: a primeira AC de uma cadeia de certificação, responsável por executar as políticas de certificados e definir todas as normas técnicas e operacionais desse processo.
Independentemente do perfil ou do setor em que a sua empresa se encontra, a adoção de um certificado digital é um fator estratégico.
É por meio dele que o negócio conseguirá criar arquivos digitais com a mesma validade de qualquer documento emitido fisicamente e com firma certificada em um cartório. E tudo isso com a praticidade de não precisar realizar grandes deslocamentos para que o processo seja realizado.
Por possuir mais capacidade de emitir contratos virtuais, notas fiscais eletrônicas e demais comprovantes e arquivos digitais com segurança, a empresa ganhará maior competitividade em relação a concorrentes que ainda usam métodos tradicionais para a execução de tais rotinas.
Prazos serão diminuídos significativamente e, com a eliminação de custos, o negócio não só conseguirá efetuar mais atividades administrativas em um curto período de tempo, mas também as fará com segurança e alta qualidade.
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