Em meio aos inúmeros expedientes que compõem a rotina de uma empresa, existem sempre aquelas tarefas burocráticos que demandam mais atenção e organização por parte dos gestores. Esse é o caso da manutenção e atualização de cadastros.
Manter o cadastro de clientes atualizado e cuidar para que suas informações estejam sempre em consonância com a realidade, acessíveis e organizadas, não só poupa o tempo das equipes, mas também facilita a comunicação, evita a ocorrência de erros, fraudes e outros prejuízos. Por esse motivo, é fundamental que você entenda a importância de manter a regularidade desses dados e busque soluções para aprimorar essa tarefa.
Quer entender o que é preciso manter o cadastro de clientes da sua empresa sempre atualizado? Confira as dicas que listamos a seguir!
Cadastro de clientes atualizado: por que devo me preocupar
Hoje, a quantidade de empresas que são vítimas de ações maliciosas é enorme. Fraudes relacionadas à falsificação de documentos pessoais, comprovações de residência e renda, por exemplo, são situações bastante comuns.
Por esses e outros muitos motivos, manter uma base de dados regular e atualizada dos seus clientes deve ser uma das suas preocupações. Esse tipo de cuidado não só pode reduzir a probabilidade de ações criminosas, mas também proporciona outras vantagens. Confira a seguir.
Otimiza processos de back office
É bastante comum que empresas do ramo de varejo lidem com uma grande quantidade de processos internos e que necessitam de contato com os clientes. Ao manter um cadastro completo, o time do back office tem todas as informações necessárias para trabalhar de forma mais ágil e proveitosa.
Assim, processos como a segmentação de vendas, marketing e outras ações se tornam mais eficientes, com contatos diretos e uma comunicação mais frequente. Como exemplo, pode-se estabelecer um vínculo maior com o cliente, convidando-o para aproveitar promoções da loja, ações comemorativas etc.
Facilita a comunicação com o cliente
Outro ponto que reforça a necessidade de manter a base de dados dos clientes sempre atualizada é o ganho na qualidade da comunicação. Já imaginou como pode ser prejudicial para a empresa perder a oportunidade de fechar um negócio com uma lead qualificada porque os dados cadastrados estavam desatualizados e não foi possível entrar em contato? Acredite: isso acontece muito!
Se a sua empresa deseja estabelecer uma comunicação mais próxima e frequente com o seu cliente, é preciso se preocupar em manter os cadastros sempre atualizados. Lembre-se que uma negociação não acaba quando o cliente sai da loja com o produto, pois certamente haverá a necessidade de contatos futuros.
Melhora a qualidade do pós-venda
Como reflexo do tópico anterior, é preciso considerar que dados atualizados não só facilitam a comunicação com o cliente, mas também refletem no pós-venda. Desse modo, se a empresa consegue manter o contato com seu cliente mesmo depois de uma venda, é mais simples levantar informações sobre a sua satisfação, dúvidas ou eventuais necessidades.
Assim, o pós-venda se torna ainda mais eficiente, melhorando a experiência de compra do consumidor, sua satisfação, relacionamento com a empresa e, consequentemente, a sua fidelidade. Tudo isso certamente se converterá em ganhos para a sua empresa!
Reduz a probabilidade de fraudes
Embora já tenhamos pontuado esse assunto, vale a pena reforçá-lo para você. O fato é que que, atualmente, a quantidade de fraudes no comércio é gigantesca: varejistas e todo tipo de empresas sofrem “calotes” diariamente com estelionatários, falsificadores e afins.
Nesse contexto, adotar precauções é fundamental para evitar esse tipo de problema. E como era de se imaginar, uma das formas de reduzir a probabilidade de fraudes é manter o cadastro dos clientes sempre atualizado, no qual a empresa pode sempre recorrer para a conferência de informações, como histórico de compras, dados pessoais, local de trabalho e muito mais. Assim, diminui-se os riscos de que informações falsas passem despercebidas na hora de uma venda.
O que fazer para manter os dados atualizados
Dito tudo isso, ficou claro que manter as informações dos seus clientes bem estruturadas e atualizadas é uma medida essencial para melhorar a segurança e qualidade das atividades do seu negócio, não é? Contudo, você pode estar em dúvida quanto a melhor maneira de colocar isso em prática.
A seguir, confira algumas estratégias para atualizar os dados dos seus clientes sem parecer invasivo ou inconveniente:
Colete informações de forma orgânica
Dependendo do tipo de informação que a sua empresa precisa sobre o cliente, o mais recomendado pode ser solicitá-la durante negociações ou vendas, por exemplo. Quando o contato é feito de forma orgânica — isto é, ao longo da conversa —, o cliente se sente mais aberto a passar informações e, muitas vezes, já até imagina que isso será necessário — o que torna tudo mais simples e agradável.
Mantenha um contato contínuo
Após a venda, encerra-se uma etapa e inicia-se outra igualmente relevante: o pós-venda. Esta é a fase em que se trabalha para entender mais a fundo a relação do consumidor com o produto e/ou serviço prestado, buscando identificar o seu nível de satisfação.
Mais do que isso, porém, o pós-venda pode ser uma estratégia para manter o consumidor próximo da sua empresa, servindo de base para a atualizações cadastrais para contatos futuros.
É recomendo sempre reservar um tempo nas interações de pós-venda para solicitar informações ao cliente e atualizar o seu cadastro. Vale destacar, contudo, que é preciso ser sutil nesses contatos e não solicitar informações exageradamente a ponto de incomodar.
Adote soluções automatizadas e especializadas
Atualmente, o mercado já oferece diferentes soluções para potencializar a coleta e utilização de dados de clientes por meio da internet. Com o auxílio de ferramentas próprias para a busca de informações, o varejista tem acesso a um amplo relatório de informações cadastrais e históricos de pessoas físicas. Nas consultas, ele poderá localizar, confirmar e identificar dados cadastrais como e-mails, telefones e endereços, entre outros.
Essas ferramentas também ajudam na identificação de fraudes de documentos, auxiliam no marketing e cobrança e ainda podem disponibilizar informações adicionais do cliente, como a sua renda presumida e gastos estimados.
Como você viu, manter o cadastro de clientes atualizado é mais simples do que se imagina. Então, trabalhe para que essas dicas sejam colocadas em prática, pois certamente os riscos com fraudes e erros não serão mais problema.
Agora que você conhece as vantagens e já sabe como agir para manter o cadastro dos seus clientes em dia, é hora de continuar aprimorando seus canais de atendimento.
