Nas organizações o dinheiro entra e sai constantemente, o que pode levar a falhas nos cálculos, principalmente, quando não há um controle de fluxo de caixa adequado. O problema é mais comum do que se imagina, mas precisa ser tratado com prioridade visto que as transações financeiras são essenciais para manter as atividades, bem como gerar lucro.
Pensando nisso, no artigo de hoje trouxemos uma lista com os principais erros no controle do fluxo de caixa e como evitá-los. Antes, porém, falaremos sobre a importância de focar nesse tipo de gestão. Confira!
A importância do fluxo de caixa
O fluxo de caixa serve para que os gestores tenham a resposta a uma pergunta essencial: o negócio tem gerado lucro de maneira sustentável? Isso porque não basta obter altos montantes financeiros, se todo o dinheiro é voltado ao pagamento de dívidas, insumos e outras contas.
Por meio desse controle será possível, por exemplo, gerenciar os gastos, evitar desperdícios, além de garantir o planejamento financeiro e embasar as decisões de investimento. Ou seja, independentemente da área que precisar de financiamento, o primeiro passo será analisar o fluxo de caixa.
No entanto, é preciso bastante cuidado ao confeccionar o documento. Isso porque números incompatíveis podem gerar erros futuros, o que é prejudicial aos negócios. A seguir falaremos sobre os erros e como evitá-los!
Os principais erros no controle do fluxo de caixa
Quer ter um negócio mais eficaz e ainda manter as contas em dia? Veja como mitigar alguns erros ao produzir um fluxo de caixa!
Não realizar o controle diário
Um dos maiores erros cometidos pelas empresas em relação ao controle do fluxo de caixa é deixar para colocar no papel as entradas e saídas apenas em um dia da semana ou do mês. O controle diário é fundamental para saber o que de fato se tem e poder planejar o futuro do empreendimento com mais segurança.
Imagine que você deixe para registrar o pagamento de um fornecedor 15 dias depois de realizado. Você não terá clareza sobre o impacto daquele pagamento para as finanças e pode até colocar um valor incorreto, devido ao tempo que passou.
Para ajudá-lo nessa tarefa adote um software que permita fazer esse controle e ainda automatizar as contas. Alguns deles inclusive permitem a introdução dos dados a partir de qualquer dispositivo móvel, facilitando assim a rotina do microempresário que acumula várias funções.
Deixar as informações incompletas
Não fazer o detalhamento diário é uma falha. No entanto, deixar de descrever no que exatamente cada quantia foi gasta ou recebida é outro erro bastante comum, mas que deve ser evitado.
Se a empresa não divide as categorias de despesas, por exemplo, isso torna difícil a comparação dos gastos mensais. Imagine, por exemplo, que a gestão precise diminuir alguns custos, como ela saberá exatamente o que poderá cortar? Vale lembrar que dependendo do local de onde for tirado investimento isso pode gerar problemas futuros, como a perda de competitividade.
Por isso, discrimine detalhadamente todas as entradas e saídas, sem arredondar valores. Isso possibilitará uma análise realista do negócio, além de facilitar a identificação de desperdícios e/ou gastos indevidos que podem ser cortados.
Confundir venda com recebimento
Outro erro bastante comum na documentação do fluxo de caixa é a confusão entre venda e recebimento. Por exemplo, muitos vendedores efetuam vendas a prazo e por questão de praticidade lançam todo o recebimento no fluxo, o que é um erro.
Se a compra foi feita em parcelas, ela deverá ser registrada assim. Logo, não é aconselhável lançar recebimentos antes do dinheiro entrar de fato na conta da empresa. A mesma ação serve quando for realizar um pagamento. Ele só deve ser lançado quando de fato for efetuado. Lembre-se de que o documento será base do planejamento da empresa.
Misturar contas pessoais com as da empresa
Essa falha é mais comum em pequenas empresas. Os empresários costumam confundir contas pessoais com a da empresa, o que gera um fluxo de caixa bastante confuso e que não condiz com a realidade. Entender que o caixa da empresa não é um banco para que você possa fazer retiradas é de suma importância.
Por isso, é fundamental realizar um controle separadamente. Assim, é necessário separar um montante mensal como pró-labore para que as retiradas da empresa não prejudiquem o seu funcionamento ou impeçam o pagamento de alguma obrigação.
Superestimar as previsões financeiras
Lançar informações incompletas, não detalhar as entradas e saídas diárias e não levar em consideração as oscilações no faturamento podem levar uma empresa à falência. No entanto, superestimar os valores também é outro grande problema que ocorre com frequência no controle do fluxo de caixa, podendo culminar no mesmo fim.
Muitas vezes o controle é realizado levando em consideração um lucro elevado e muito otimista, baseado exclusivamente em suposições. Isso atrapalha o desenvolvimento da organização, pois ela trabalha com números irreais e quando precisar de fato quitar as pendências, ela não terá uma base real de quanto terá disponível.
Nem sempre as expectativas serão alcançadas, logo, manter um o realismo ajudará para que o negócio se desenvolva de maneira sustentável e o planejamento estratégico seja mais eficaz.
Não usar um software
A tecnologia veio para facilitar o dia a dia das empresas em vários sentidos. Imagine ter que fazer os lançamentos todos de maneira manual? Isso demandaria muito tempo e ainda é passível de erros.
Ao usar o software, você pode, por exemplo, entender o quanto tem para receber de clientes inadimplentes e estabelecer estratégias para cobrá-los. Assim, ela poderá realizar posteriormente o lançamento dos valores em seu controle diário, garantindo uma lucratividade maior.
Mas não é só isso. O software servirá para que você se organize diariamente e faça comparações em relação aos fluxos de caixas de períodos anteriores, o que servirá para estabelecer ações de cortes de custos e entender qual a sazonalidade das suas maiores fontes de renda.
O controle de fluxo de caixa não é importante apenas para a condução do negócio, mas também para o sucesso deste. Para as empresas que realizam a gestão financeira o crescimento não é só mais sustentável, como também mais consistente.
Depois de conhecer os erros, você viu que a sua empresa precisa adotar um novo método de controle de fluxo de caixa? Aprenda como executá-lo neste artigo do nosso blog!
