Chegou a hora de nos adaptarmos a uma nova forma de trabalhar e gerir nosso trabalho. No período da pandemia ocasionada pelo coronavírus, muitas empresas estão adotando a prática do home office para se manter vivas. Afinal, em um cenário econômico que, a cada dia, assusta mais, nossa produtividade e a excelência das nossas entregas aos clientes não podem cair.
E aí? Como fazer do Home Office um trabalho produtivo para Empresa e Colaborador?
Apesar da falta de conhecimento que ainda envolve o assunto e da grande insegurança que ele traz para o empresário, este momento deve ser considerado como uma experiência de pensar em outras formas de atender seu cliente sem perder qualidade e, principalmente, seu retorno financeiro.
Percebeu que várias empresas já estão inovando o modo de atender e oferecer seus serviços? Quantos restaurantes que, antes, eram somente um estabelecimento físico e, hoje, estão atuando com delivery, gerando lucro e renda? Parou para pensar que, no futuro, além da maneira convencional, você, empresário, terá mais uma forma de contabilizar seu saldo no final do mês?
E você, colaborador, já imaginou as múltiplas oportunidades que poderão surgir com mais uma forma de executar seu trabalho? Nem tudo está perdido! Esta é uma excelente oportunidade para que todos identifiquem, em meio à crise, uma forma de lucrar e se beneficiar.
Uma pesquisa da Talenses mostrou que 60% das companhias que adotam home office notam aumento da produtividade ou avanço em seus resultados. E os benefícios não param por aí: os profissionais ficam mais motivados; o clima organizacional melhora; a empresa passa a atrair e manter mais os talentos; os custos com a saúde mental dos trabalhadores caem.
Mas, para que tudo isso dê certo, é preciso atentar a algumas dicas para gerenciar bem o trabalho de casa!
Dicas para o Empresário
#1 – Elabore um plano de trabalho claro e objetivo.
Nesse plano, coloque todas as macroatividades e/ou metas que devem ser cumpridas num determinado período, que pode ser diário, semanal, quinzenal ou o que for mais adequado à sua situação. Estabeleça quais entregas são prioritárias e nomeie claramente os responsáveis. Monitore e realize as cobranças com periodicidade, mas não com pressão excessiva. E lembre-se: o combinado não sai caro.
#2 Comunicação aberta e próxima com o colaborador
No momento de refúgio, tenha uma comunicação transparente com seu colaborador. Mostre para ele o real cenário do seu negócio e apresente quais são as medidas que você está tomando para que nem o foco nele (colaborador), nem a saúde financeira da sua empresa sejam perdidos de vista. Isso trará para o trabalho remoto segurança e credibilidade, fazendo com que as entregas ocorram sem a necessidade de cobranças e estresse.
#3 Estabeleçam normas de trabalho e de tecnologia
Acorde com seu colaborador o horário de trabalho e organize os intervalos para almoço. Além disso, alinhe as expectativas sobre tempo de resposta (por exemplo, e-mail respondido em até 40 minutos).
Se houver reuniões a distância, avise quais tecnologias pretende usar: telefone, mensagem instantânea ou videoconferência. Se houver algum projeto que exija a participação de todos durante o horário comercial, avise que será necessário permanecer em uma “sala da equipe” ao vivo durante o período de trabalho.
Use outras ferramentas para promover o envolvimento do time, como Trello, Google Planilhas, Slack, Asana e ferramentas similares. Isso vai ajudar a promover a conversa. E o mais importante: confie que as pessoas farão seu trabalho ou que vão pedir ajuda quando necessário.
#4 Esteja sempre perto da equipe
É importante manter as discussões diariamente, seja por telefone ou vídeo. Dê feedback para seus colaboradores. Elogie os projetos ou diga em quais pontos eles devem ser melhorados. Compartilhe os principais tópicos após cada reunião. Para não gerar dúvidas e criar uma sensação de confiança, divida os acontecimentos com todos da equipe.
#5 Diga aos colaboradores que é preciso criar uma nova rotina
Para quem não tem costume de trabalhar de casa, pode ser muito difícil estabelecer limites entre o trabalho e a vida pessoal. Portanto, é preciso que você ofereça ajuda. Para isso, pense, com o profissional, uma nova rotina.
Ele deve acordar, levantar e se preparar como se fosse para a empresa. Depois, estabelecer um local de trabalho que não seja o quarto ou o sofá. Além disso, deve ser um ambiente em que os outros membros da família não estejam por perto. Como no escritório, é importante, também, fazer pausas — para um café, uma descompressão etc.
Dicas para o Colaborador
#1 Converse com as pessoas que moram com você
Se você não tem costume nem disciplina para o home office, agora terá que ter! Pode parecer óbvio, mas é importante explicar para as pessoas que moram na sua casa que você está trabalhando e, portanto, precisará cumprir um horário de expediente. Isso quer dizer que uma eventual saída para ir ao mercado, uma pausa longa para um bate-papo ou um tempinho para organizar algo na sua casa são atividades que precisarão esperar.
#2 Reserve um local para suas atividades
Estabeleça um local adequado e confortável para montar sua estação de trabalho, certificando-se de que é possível manter certo nível de “isolamento” em relação ao resto da casa, para que não surjam interrupções constantes ou distrações com ruídos de TV, rádio, janelas com muito movimento etc. E nada de redes sociais! Utilize-as apenas nos momentos de descompressão.
Lembre-se: sua produtividade e suas metas não mudaram, somente seu local de trabalho!
#3 Se faça presente, afinal trabalho e trabalho.
O home office tem as mesmas cobranças do trabalho na empresa — ou até mais. Lembre-se de que você deve estar disponível durante seu horário de expediente. Alinhe com seu gestor sua agenda diária e as possíveis eventualidades, como: “das 16h às 17h, terei que me ausentar para resolver um problema”. Não se preocupe, pois isso é normal e faz parte do jogo. O que não podemos esquecer é de manter a comunicação transparente com quem gerencia nossa rotina e resultados.
#4 Infraestrutura e tecnologia
Certifique-se de ter acesso aos sistemas necessários para realizar o seu trabalho. Peça auxílio do seu gestor e da área de tecnologia da informação, caso isso impacte as suas entregas.
#5 Faça sua agenda de trabalho Home Office
Sabemos que, no início, pode ser confuso se organizar, mas, para facilitar seu dia a dia, comece pelas demandas mais simples e rápidas.
Organize sua jornada de trabalho e as entregas que têm que realizar no dia ou na semana e não se esqueça de alinhar os prazos com sua gestão.
Atenção! Mantenha sua rotina de trabalho e tome cuidado para não misturá-la à rotina da casa.
Sabemos que essas dicas são para você iniciar sua rotina de trabalho remoto, mas é importante frisar que, seja em casa ou na empresa, é difícil encontrar alguém que se mantenha 100% focado no trabalho, o que não é um problema.
O problema é quando 100% do nosso foco está sendo destinado às atividades paralelas, e isso vale para empregador e colaborador. Ambos têm a responsabilidade de fazer o trabalho acontecer, cada um com o seu papel e sua responsabilidade.
Assim, não terceirize seu trabalho, sua meta, suas entregas… Neste momento, o que mais importa é sair do convencional e ver que, no fim do túnel, existe um mar de possibilidades, e o futuro pode ser promissor, a depender das atitudes tomadas agora.
Pense nisso e ressignifique o modo de trabalhar!
Caio Moura – Analista de Desenvolvimento de Pessoas Sênior da CDL/BH
