No dia a dia de uma empresa existem inúmeros processos e atividades que são registrados rotineiramente. Os documentos são instrumentos de suma importância para acompanhar informações, colher dados e para fazer consultas em auditorias internas.
Dessa forma, ter um bom controle na gestão de documentos deve ser praticamente um mantra a ser seguido pelas empresas que desejam se destacar no competitivo mercado nacional. Otimização e segurança são palavras-chave envolvidas nessa atividade.
O planejamento e arquivamento de todos os documentos correlacionados à empresa é uma prática que exige alguns cuidados. Pensando nisso, elaboramos este post para que você, empreendedor, tenha em mente a importância da gestão e saiba como ela pode impactar positivamente seu negócio.
Não perca tempo e confira a leitura de todo o artigo até o final para não perder nenhuma informação!
Qual a importância da gestão de documentos nas empresas?
Essa pergunta é bem importante e orienta todas as estratégias que devem ser tomadas nesse processo. Afinal, gestão é tudo para qualquer negócio, não é verdade? Pois bem, com os documentos também não é diferente.
É fundamental que o empreendedor tenha acesso a soluções tecnológicas e ferramentas que possam auxiliá-lo no desempenho dessa atividade. O volume imenso de documentos armazenados necessita estar sempre à disposição para eventuais consultas e guardado em locais seguros. É preciso ressaltar, ainda, a grande importância da preservação dos dados pessoais e corporativos.
Nessa perspectiva, uma boa gestão de documentos traz para o empresário uma melhoria da sua produtividade, maior rastreabilidade e facilita a tomada de decisões estratégias. Ou seja, é uma prática que deve ser continuamente aperfeiçoada e implementada. Não se esqueça disso!
Como fazer a gestão de documentos?
Agora que você já conhece um pouca mais a importância desse processo, listaremos 4 práticas essenciais para desenvolver a gestão com perfeição. Continue a leitura!
1. Definir um local de armazenamento
A nossa primeira dica é bastante importante e tem uma aplicabilidade muito prática. Imagine a seguinte situação para entender a importância preponderante dessa atitude de armazenamento correto dos documentos.
Suponhamos que um pequeno comércio armazene diversos documentos em uma pequena caixa de papelão na empresa. Certo dia, ocorre um temporal que provoca infiltrações no interior da loja. Com isso, a caixa que continha os documentos foi atingida, ficando bastante molhada.
Desse modo, não é preciso ser um exímio gestor para prever as inúmeras situações embaraçosas e dificuldades que esse comerciante terá para recuperar os documentos e os dados arquivados. Percebeu como o local de armazenamento tem grande importância nesse processo?
Então, é preciso prover um almoxarifado seguro e apto a receber todos os documentos para serem armazenados. Outros empreendimentos preferem arquivá-los em organizadores de aço, tornando o processo mais simples e barato.
Uma nova vertente que pode ser muito interessante é a gestão eletrônica de documentos. A tecnologia modificou inúmeros processos e atividades humanas. Então, não é de se estranhar que novas ferramentas fossem desenvolvidas para facilitar o dia a dia corporativo.
Na gestão eletrônica, o grande volume de informações que podem ser processadas e a organização são alguns dos diferenciais competitivos. Com o uso de um software, os documentos são classificados e armazenados, por exemplo, na nuvem — são colocados na internet.
Com isso, há economia de espaço e maior profissionalismo para o seu negócio. Antes de adotar a ideia, pesquise, analise e veja uma solução viável e financeiramente competitiva para armazenar os seus documentos da maneira mais segura possível.
2. Estabelecer critérios
Estabeleça critérios para o arquivamento documental. Quais são os arquivos mais importantes para a empresa no curto prazo? Que documentos são consultados com maior frequência?
Essas perguntas ajudam na definição dos critérios e na organização dos dados em diferentes categorias. Com boas práticas de gestão, o empreendimento só tende a crescer e se profissionalizar cada vez mais.
Procure ajuda especializada por meio de consultorias que possam ajudar na definição e planejamento de uma estrutura de armazenamento produtiva para seus documentos.
3. Terceirizar o serviço
Você, empreendedor, já ouviu falar sobre core business? Pois bem, esse termo em inglês diz respeito à execução das principais tarefas de uma organização. Vamos exemplificar para facilitar a compreensão. Imagine que uma pequena loja de artigos para decoração residencial possua um canal de venda mista: online e offline.
Com isso, há um aumento considerável nas vendas e no relacionamento com os clientes. O proprietário resolve terceirizar algumas áreas que não são competitivas para o seu negócio e que acabam onerando o empreendimento. Um dos setores que passam por esse processo é o de limpeza, no qual outra empresa é contratada para gerenciar a mão de obra e a limpeza do comércio.
Percebeu como o core business da loja é a venda dos artigos de decoração? Por isso, com a gestão de documentos não é diferente. Existem empresas especializadas nessa atividade, que pode gerar economia de tempo e recursos e alavancar outros setores do negócio. Portanto, procure uma prestadora de serviço que atenda às suas necessidades e que esteja comprometida com o arquivamento seguro dos seus documentos.
4. Observar a temporalidade necessária de armazenamento
Não são todos os documentos que precisarão ficar guardados por longos prazos. Por isso, é primordial procurar entender qual a validade das informações contidas neles e planejar o descarte do que não é mais útil.
A criação de uma planilha de validade ajuda muito nessa definição e otimização da atividade. O planejamento é uma prática que deve se tornar rotina. Vamos listar alguns prazos mais conhecidos que podem ser de grande valia!
- IPTU, IPVA e extratos bancários: prazo de 5 anos;
- PIS, escritura de imóvel e carteira de trabalho: permanente;
- Nota fiscal da compra de produtos: até vencer o prazo da garantia.
Como já foi dito, existem alguns softwares que podem ajudar nesse processo e que otimizam a gestão de documentos. Com boas soluções tecnológicas, fica bem mais fácil organizar e prevenir possíveis falhas humanas.
Gostou do nosso post? Não deixe de assinar a nossa newsletter logo abaixo para ficar por dentro das últimas novidades aqui do blog! Insira o seu melhor e-mail!
