Emitir nota fiscal é algo que gera muitas dúvidas e dor de cabeça para os empreendedores. Além da exigência dessa obrigação legal, é preciso ficar atento a alguns detalhes para evitar possíveis problemas futuros e inconsistências na geração desse documento.
Pensando nisso, elaboramos este artigo com os 7 principais erros cometidos ao emitir nota fiscal. Desse modo, leia e veja quais são essas falhas e procure evitar repeti-las no seu negócio, maximizando as potencialidades e vantagens competitivas da sua empresa.
Então, que tal conferir todo o post até o final para não perder nenhuma dica? Vamos lá!
1. Confundir DANFE e nota fiscal
Este é um dos principais erros cometidos pelos empreendedores que não conseguem diferenciar a DANFE da nota fiscal. Em primeiro lugar, é preciso caracterizar o significado desta sigla. Pois bem, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é como um resumo das principais informações contidas na nota fiscal.
É fundamental ressaltar que ele não possui validade jurídica. Entretanto, é primordial que ele seja emitido e enviado com a nota fiscal para acompanhar o frete de uma mercadoria. Já a nota fiscal é um documento que registra todas as operações comerciais, sendo indispensável no processo de venda de um produto ou prestação de serviço.
É o documento que a Receita Federal utiliza para armazenar dados, recolher percentuais de tributos, dentre outros. Antigamente, emitir nota fiscal era um processo bem simples, no qual o cliente recebia uma via e a outra era enviada para o contador da empresa para ser utilizada nos processos contábeis do negócio.
No entanto, em 2007 o Governo instituiu a campanha da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) a fim de modernizar os processos envolvidos nessa emissão. Agora, esse documento é armazenado eletronicamente, garantido pela assinatura digital.
Nessa perspectiva, temos uma diferença marcante entre a NFe e a DANFE, pois a DANFE não precisa ser arquivada. Uma importância desse documento reside no fato de que ele possui a chave de acesso da nota, que é composta por 44 números. Essa chave é única e caracteriza toda NFe.
Uma outra função pouco conhecida da DANFE é o uso quando não é possível estabelecer uma conexão entre a empresa e os servidores da Secretaria da Fazenda (Sefaz), sendo impressa em um formulário de segurança.
2. Registrar errado os produtos
A nota fiscal é um documento e, por isso, necessita ser devidamente preenchida para que as informações repassadas à Sefaz sejam verídicas. Porém, é muito comum que sejam registrados produtos incorretos no documento, muitas vezes causado por desorganização da empresa.
É primordial contar com um bom software para ajudar na administração e gerenciamento da emissão das notas. Pense sempre nisso!
3. Criar o certificado digital inexistente
Como já foi dito no processo de emitir nota fiscal, o certificado digital possui uma grande importância. Mas, afinal, você sabe o que é esse certificado?
Esse termo diz respeito a uma assinatura digital, que tem por função garantir a proteção de dados às transações eletrônicas, além de possuir validade jurídica. O princípio de atuação é bem simples: proteger e garantir a confidencialidade dos dados transitados na web.
Afinal, é primordial que haja uma autenticidade, proteção e confidencialidade nas informações trocadas no ambiente virtual. O certificado evita que muitos processos sejam feitos de maneira presencial, onerando a atividade dos empreendedores.
Como exemplo de algumas das atividades que podem ser otimizadas e feitas de maneira mais prática com o uso do certificado digital, podemos citar reconhecer firma no cartório e a entrega de documentos por motoboys.
Agora que você já sabe um pouco mais da importância do certificado digital, mostraremos como um certificado inexistente pode ser prejudicial. Com a incoerência de um certificado digital inexistente, a nota fiscal não poderá ser emitida. Com isso, todo o empreendimento fica prejudicado, além de poder gerar diversos problemas legais com a Receita Federal. Por isso, procure uma boa Autoridade Certificadora (AC), que são como cartórios digitais.
Após isso, leve a documentação necessária para emissão do documento eletrônico. Organização e planejamento são as palavras-chave para evitar situações embaraçosas com as suas notas.
4. Cadastrar os clientes com dados desatualizados
Isso por si só já é um grande prejuízo para as suas operações comerciais, mas, além disso, impactam diretamente na hora de emitir a sua nota fiscal de forma correta. Desse modo, podem haver inconsistências e informações divergentes, dificultando o preenchimento dos campos necessários.
Por isso, procure sempre atualizar periodicamente as informações, tais como o CNPJ, Inscrição Estadual e Municipal, CEP, dados de contatos e endereços completos. Esses dados são ativos importantíssimos para o seu negócio. Não deixe de verificá-los constantemente!
5. Inserir o e-mail inválido do cliente
Com esse novo processo digital, a nota é enviada diretamente para o e-mail do seu cliente. Desse modo, é de suma importância que essa informação esteja atualizada e registrada no seu banco de dados.
Afinal, imagine que o seu comprador perca o acesso a uma conta de e-mail, mas a sua empresa continua a enviar os documentos para esse dado antigo. Com isso, o arquivo XML não poderá ser utilizado pelo seu cliente.
Além disso, o e-mail serve como uma importante ferramenta para comprovar as operações realizadas.
6. Não corrigir a NF-e
Uma compra pode ser cancelada ou pode haver erros no preenchimento dos campos da NF-e. Por isso, sempre confira e corrija possíveis falhas antes de emitir o seu documento.
É importante ressaltar que se o comprador desistir da aquisição ou houver erros de digitação na nota é possível alterar os dados até no máximo após 24 horas a partir da autorização do documento. Fique atento aos prazos!
7. Não arquivar os documentos
É preciso disponibilizar as NF-e em pastas organizadas por data de emissão e nome. Assim, fica mais fácil acessá-las quando preciso e fornecer informações quando os órgãos competentes exigirem. É preciso também contar com tecnologias de segurança a seu favor para garantir um bom arquivamento.
E então, compreendeu quais os erros a serem evitados na hora de emitir nota fiscal? Agora, não deixe de aprender mais sobre tudo relativo ao certificado digital. Não perca tempo!
