Mulher organizando seu calendário fiscal

5 dicas para se manter em dia com o calendário fiscal da sua empresa

Sabia que muitos problemas podem surgir se o calendário fiscal não for controlado? O primeiro deles é a perda de prazos. Ao perder uma data de entrega, por exemplo, perde-se oportunidades de inserção em programas de regime especial e participação de descontos em tributos. O principal impacto disso é o orçamento anual do negócio, que sai do planejado.

Manter seu calendário fiscal em dia também não diz respeito apenas aos prazos de descontos e pagamentos de tributos. Muitos valores podem sofrer mudanças ao longo dos meses devido a decisões governamentais e intervenções econômicas. Para garantir uma atualização periódica, é preciso organização e controle.

Quer saber como gerenciar bem seu calendário fiscal? Não se preocupe, pois este artigo vai ajudar. Confira as 5 dicas principais para ter controle das datas contábeis. Boa leitura!

1. Planeje com antecedência

O planejamento tributário deve ser sempre o primeiro passo para iniciar uma boa organização do calendário fiscal. É nele que a equipe se baseará para alcançar todos os objetivos do setor. Portanto, ao elaborar um planejamento, disponibilize as informações em um só lugar para que todos possam acessar de maneira simples e fácil. Veja o que deve constar nele:

  • quais são as equipes envolvidas (operacional e estratégico);
  • quem são os responsáveis por cada etapa;
  • qual o objetivo a ser atingido com cada fase cumprida;
  • todas as obrigações fiscais, bem como as previsões de entrega.

2. Compartilhe responsabilidades

Ter com quem contar e dividir as responsabilidades de contabilidade é essencial para manter um calendário fiscal em dia. As tarefas do departamento são muitas e devem ser feitas com rigor, atenção e foco. A pessoa que está emitindo notas fiscais não pode atender clientes internos ao mesmo tempo, por exemplo, pois as chances de acontecerem erros aumentam.

Pense em distribuir as tarefas tributárias de maneira que cada um cuide somente daquilo que tem especialidade. Além disso, ter talentos multidisciplinares em sua equipe é outro ponto fundamental, pois cada membro saberá resolver da melhor maneira determinados pontos, tirando a sobrecarga que é colocada nas costas do gestor.

Outra questão é que sem especialistas, não há como delegar tarefas específicas que requerem técnica e prática. Alguns processos são demorados por natureza, como a emissão de notas fiscais eletrônicas. Então, uma equipe bem-estruturada, mesmo que pequena, é o ideal para dar mais agilidade ao trabalho.

3. Tenha um cronograma

O cronograma diz respeito à programação de datas próximas no calendário e é aqui que os atrasos são efetivamente evitados. A primeira medida para não perder entregas pode até ser a anotação de tudo em seu calendário fiscal anual. Porém, sem um cronograma bem-estabelecido, é fácil se perder em meio aos vários prazos.

A Receita Federal é o órgão regulador para as responsabilidades fiscais que estabelece certas regras e prazos para serem cumpridos pelos negócios. O cronograma das datas próximas vai ajudar a ficar em dia com o Fisco e evitar multas por atraso e outras consequências dolorosas, como exposição negativa da marca.

O primeiro passo para estruturar o cronograma e não perder nenhuma entrega é manter os documentos bem-guardados e organizados. Essa atitude simples permite que as datas sejam atualizadas facilmente, que dados possam ser confirmados e que outros detalhes não se percam durante a manutenção do cronograma.

Depois, é preciso anotar todos os compromissos mensais e anuais com seus dias e meses específicos. Veja algumas datas fiscais importantes para seu calendário contábil:

Prazos mensais

Até dia 20:

  • recolhimento da contribuição previdenciária;
  • recolhimento da DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) para Imposto de Renda Retido na Fonte.

Até dia 25:

  • recolhimento da DARF sobre o PIS da folha de pagamento;
  • SPED de ICMS e de IPI (observar o dia de cada estado, este é o prazo mensal para Minas Gerais).

Prazos anuais

30 novembro:

  • último dia para pagamento da primeira parcela do 13º salário, caso o parcelamento seja feito.

20 dezembro:

  • último dia para pagamento da segunda parcela ou do valor integral do 13º salário;
  • recolhimento da contribuição previdenciária sobre o 13º salário.

4. Estabeleça uma rotina de revisão

Nenhum planejamento deve ser tão rígido a ponto de nunca ser mudado, afinal, alterações em regras e prazos podem ocorrer. Por esse motivo, a revisão é uma etapa importantíssima para garantir que o calendário fiscal esteja em dia. É nessa etapa que os prazos e valores são conferidos, assim como outros pontos importantes — backup de NF-es emitidas.

Pense no tamanho do seu negócio e no volume de demanda do departamento contábil. Dessa forma, você saberá qual é a periodicidade da auditoria. A frequência pode tanto ser diária, quanto semanal ou quinzenal: o importante é que seja feita mais de uma vez ao mês.

Isso porque o principal intuito de uma rotina de revisão no calendário fiscal é evitar surpresas e correrias em cima dos prazos. O cotidiano de quem trabalha com tributos e Fisco é preenchido por números e processos repetidos. É comum que um ou outro dado seja trocado, confundido ou duplicado na hora de transcrever os relatórios.

Ao praticar a revisão, esses pequenos detalhes são filtrados e corrigidos a tempo, não causando nenhuma surpresa desagradável. Essa auditoria também facilitará a elaboração de relatórios para tomadas de decisão, tendo em mãos os dados mais precisos e atualizados.

5. Aplique tecnologias

O calendário fiscal exige que muitas tarefas sejam revistas e repetidas, transformando a rotina contábil em um processo longo, repetitivo e que nunca termina. Uma ótima maneira de ajudar nessas questões e modernizar o seu empreendimento é implementar soluções tecnológicas que facilitem a gestão do negócio, as quais podem, inclusive, diminuir o uso do papel, transformando os processos em algo muito mais sustentável e com menos reposição de insumos.

Os recursos digitais para a área contábil garantem mais segurança aos documentos, inibem fraudes e automatizam todos os processos repetitivos da equipe. Ao contrário do que muitas pessoas pensam, a tecnologia não substitui o contador nem o consultor financeiro, mas é uma aliada que concede agilidade, poder preditivo, menor quantidade de erros e gestão facilitada para todo tipo de negócio.

Existem vários softwares no mercado que podem auxiliar a manter o calendário fiscal em dia. O mais importante ao escolher uma tecnologia é buscar pelo suporte do fornecedor e ver se ele supre as necessidades do negócio. Além disso, pense em ferramentas que se integrem aos demais programas utilizados na empresa, como o CRM ou ERP.

Ao planejar seu calendário fiscal, não deixe de fora a sua equipe. Ouvir o time é um dos passos para uma administração de sucesso, melhorando o clima organizacional e dando oportunidades para que todos desenvolvam habilidades e talentos. Além disso, cada um pode contribuir para que os processos melhorem e os objetivos sejam atingidos mais facilmente.

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