Conciliador de cartões de crédito: saiba tudo sobre esse serviço!

Segundo dados divulgados pelo Banco Central, os juros do cartão de crédito subiram de 332,4% para 334,5% entre fevereiro e março de 2018. O alto número assusta, mas ao mesmo tempo serve como alerta para o uso comedido dessa opção de crédito. Diariamente podemos ver notícias de economistas recomendando o uso correto desse meio de pagamento, visto que as dívidas do cartão de crédito são o principal motivo para a inadimplência.

O fato é que o brasileiro ainda se endivida muito, obrigando as empresas a adotarem medidas que minimizem os efeitos do não-pagamento das dívidas e fazendo com que haja a liberação de crédito. Uma das alternativas mais proeminentes na atualidade é a do conciliador de cartões de crédito. Neste artigo falaremos sobre todos os detalhes desse serviço. Confira!

O que é um conciliador de cartões de crédito?

Uma das premissas básicas a serem seguidas pelos empreendedores é ter um controle minucioso sobre o valor de vendas feitas dentro do seu comércio. Não importa se elas foram feitas à vista ou a prazo, ter esse controle é fundamental para que o fluxo financeiro não se torne um problema no futuro.

Se o comerciante realiza uma venda por meio do cartão de crédito, a quantia não é recebida na hora. De acordo com o padrão das operadoras, há um prazo de 30 dias para as vendas no crédito e de 1 dia para vendas no débito.

No entanto, ao realizar a venda por esse canal, ainda é preciso levar em consideração a porcentagem da operadora, que será descontada de cada venda (variando entre as opções de crédito e débito e também entre as operadoras) e outros serviços, como o aluguel da máquina.

Consequentemente, o monitoramento e os cálculos se tornam mais complexos, elevando o índice de erros se forem feitos manualmente. Por esse motivo, surgiu o conciliador de cartões.

O conciliador é um software que tem a finalidade de combinar as vendas realizadas no cartão com o controle das tarifas cobradas pelas operadoras em vigência no seu comércio, aplicando a porcentagem de desconto sobre as vendas e também a antecipação de crédito.

O sistema atua da seguinte maneira: ele cruza os dados repassados pela administradora de cartões com os dados do contrato com a operadora, que são inseridos anteriormente pelo software de gestão — conhecido como ERP.

A ideia é que mesmo em meio a diversas transações diárias, o lojista tenha segurança de que os valores recebidos estejam corretos e que as taxas descontadas em cada venda estejam de fato de acordo com o que foi preestabelecido anteriormente com as operações.

Assim, cobranças indevidas e outros problemas são evitados — como destacaremos melhor nos tópicos seguintes.

Quais são as vantagens de ter um conciliador de cartões na sua loja?

O cotidiano de um negócio é marcado por uma série de processos. Isso faz com que a empresa esteja muito mais suscetível a pequenos erros que podem prejudicar o seu funcionamento. Uma das maneiras de evitar isso é por meio de um sistema de gestão empresarial eficaz.

Garantir que os dados de clientes, das vendas e outros detalhes corporativos estejam seguros e confiáveis fica muito mais fácil por meio desse sistema. Além disso, cria-se um senso de responsabilidade maior entre os colaboradores, já que eles são responsáveis por atualizar o sistema com os dados que trafegarão entre todos os setores.

Em relação às vendas, essa atenção deve ser redobrada, visto que elas impactam diretamente no fluxo de caixa da empresa. Vale lembrar que a parte financeira é crucial, pois distribui os recursos entre os setores e mantém em dia os pagamentos desde colaboradores até fornecedores — ou seja, é o alicerce de qualquer negócio.

Ter um conciliador de cartões na sua empresa é imprescindível, não importa o tamanho dela. A seguir falaremos melhor sobre as vantagens de adotar esse software.

Agilidade

Na verdade, a agilidade é uma vantagem que pode ser encontrada em todos os softwares de gestão empresarial. No caso do conciliador de cartões, ele permite aos colaboradores da empresa eliminar os retrabalhos devido a erros no cálculo das taxas de cartões. Como o trabalho do software torna a conciliação automática, é possível realizar a conferência das vendas sem erros e de maneira ágil.

Centralização dos dados

Por meio de uma plataforma única, o empreendedor tem acesso a todos os dados referentes às movimentações financeiras. Isso contribui para a maior agilidade do trabalho, mas também é um fator determinante para a organização dos documentos do empreendimento.

Imagine que a empresa precise realizar o balanço das vendas de determinado período para poder comparar com o ano anterior? O software facilitará esse processo, pois todas as informações estarão em um único lugar.

Precisão dos relatórios

Os relatórios de vendas são um importante instrumento para o planejamento estratégico de uma empresa. Eles devem ser precisos e conter informações detalhadas. O conciliador ajudará a deixar o documento alinhado.

Consequentemente, se a empresa tem por objetivo gerar mais lucro, o caminho principal para atingir a meta é por meio das vendas. Logo, nada melhor do que um relatório preciso que permita aos gestores terem uma visão mais completa do negócio, ajudando na concretização do objetivo. Relatórios detalhistas também são essenciais para os balanços anuais, para o controle de fluxo de caixa e para outras funções importantes a qualquer negócio.

Integração com o ERP

Outro benefício de adotar o conciliador de cartões é que ele pode ser facilmente integrado ao ERP. Se você faz uso do software de gestão e o conciliador está integrado a ele, automaticamente os dados pela operadora serão lançados e repassados para ambos. Isso economiza tempo, recursos e facilita a atuação dos colaboradores responsáveis por fazer esse controle.

Economia de dinheiro

A alocação correta dos recursos e a economia financeira são dois pontos tidos como prioridade pelas empresas. No entanto, nem sempre essa tarefa é simples, sendo necessário considerar uma série de fatores.

Como dissemos, o conciliador de cartões ajuda na melhor organização dos dados. Por meio dele é possível fazer a conferência de tudo o que foi vendido e se os pagamentos foram efetuados, não pagar taxas das vendas que não foram acordadas e ainda monitorar os chargebacks — que é quando o titular não reconhece a compra, solicita o cancelamento e pede o estorno do valor.

Controle do fluxo de caixa

Como já destacamos, as vendas feitas por meio de cartão não caem na conta no mesmo dia — ainda que seja feita na opção débito, é preciso esperar um dia para receber o valor. O erro é que muitos comerciantes lançam essas vendas como recebimento de maneira manual, o que gera falhas na efetivação do controle do fluxo de caixa.

Com o auxílio do conciliador de cartões, o empreendedor tem uma previsão dos recebimentos futuros. Isso ajuda para que ele possa gerenciar melhor o fluxo de caixa, evitando os lançamentos precoces. Isso permitirá também a tomada de decisões sobre investimentos futuros e o pagamento de contas.

Indicação de erros e divergências

Os erros na gestão financeira podem comprometer o bom funcionamento de qualquer negócio, como já reforçamos outras vezes. Por isso, é essencial acompanhar as transações realizadas constantemente, garantindo a precisão dos dados.

Uma das vantagens do software é que ele indica automaticamente erros e divergências que possam ter as informações, fazendo com que seja possível identificar com facilidade e agilidade qualquer divergência. Por meio desse trabalho é mais fácil garantir até mesmo o recebimento das vendas realizadas com o cartão.

Mais produtividade

Se você não tem uma equipe para ficar por conta de realizar lançamentos e cuidar apenas da parte financeira, provavelmente o grupo terá que deixar atividades do core business de lado, visto que o lançamento de vendas demanda um bom tempo e atenção redobrada por parte dos funcionários.

Com o software conciliador é mais simples fazer esses lançamentos, evitando os erros. Consequentemente, a produtividade aumentará, visto que a equipe fará o trabalho em menos tempo e com menos chances de retrabalho.

Fortalecimento da imagem da empresa

A imagem da empresa no mercado é um dos seus ativos mais importantes. É por meio dela que o comércio conquista novos clientes, se posiciona de maneira destacada no mercado e mantém a competitividade. Muitos fatores são responsáveis pela imagem, mas você sabia que o conciliador de cartões também é decisivo nesse processo?

Entre as queixas mais comuns nos órgãos de defesa do consumidor estão as cobranças indevidas dos cartões. A partir do momento em que a empresa investe em um software que permite a gestão de vendas e taxas correspondentes, as chances de erros quanto a esse aspecto diminuem.

Assim, a imagem da empresa no mercado é fortalecida, e isso se torna um diferencial entre tantos empreendimentos que oferecerem os mesmos serviços ou produtos, mas que recebem reclamações constantes.

Quais problemas o conciliador de cartões ajuda a evitar?

Como vimos, apostar em um conciliador de cartões gera muitas vantagens para a empresa. No entanto, as suas funções geram um benefício maior, que é evitar uma série de problemas que podem não só prejudicar as finanças da empresa, mas a sua imagem diante dos consumidores. Confira a seguir alguns dos problemas que são evitados pela ferramenta!

Cobrança incorreta das taxas

Um erro comum no processo de transação de vendas feito de maneira manual é a falta de pesquisa por parte dos colaboradores ou mesmo do empreendedor sobre as taxas cobradas pelas operadoras de cartão. Muitas vezes o responsável não confere o montante descontado, o que gera problemas nas finanças.

O interessante do software de conciliação é que ele mostra não só a taxa contratada de acordo com a operadora, mas faz a aplicação às vendas, mostrando exatamente o valor a ser recebido. Assim, se houver qualquer divergência, o negócio é alertado e pode recorrer ao ressarcimento pelo valor cobrado de maneira incorreta.

Fraudes

Qualquer comércio, seja ele grande ou pequeno, está sujeito a sofrer com fraudes. Isso pode acontecer internamente (por parte dos colaboradores) ou externamente (por clientes).

Quando o cartão de crédito é utilizado, várias situações podem acontecer, como o cancelamento da compra pelo cliente, a mudança do cartão pela quantia em dinheiro e até mesmo o cancelamento do cartão e a utilização de uma máquina própria do funcionário para pegar a quantia da compra para si.

Ao utilizar o conciliador, as chances de que isso ocorra são quase nulas, visto que o software age como um verdadeiro guarda, e diante de qualquer fraude detectada ele alerta o empreendedor. Outro fato é que o conciliador é integrado ao ERP, ou seja, obrigatoriamente para fazer o lançamento de uma venda é preciso preencher os dados de maneira completa, impelindo a ação de fraudadores.

Conferência individualizada

Vendas duplicadas e não confirmação das compras pelas operadoras são alguns dos problemas que podem acontecer no processo de vendas pelo cartão. Tudo isso leva a riscos financeiros, o que é não é algo desejado pelas empresas.

No entanto, a partir do momento em que a empresa adota o software conciliador, ela tem todas as operadoras centralizadas, o que permite um panorama de conferência mais próximo sobre os lançamentos e a adoção de estratégias para minimizar prejuízos financeiros. Ou seja, não haverá mais confusões e perda de controle das finanças, por exemplo, quando você pedir uma antecipação.

Como utilizar o conciliador de cartão de crédito?

Agora que você já conhece as vantagens de usar o conciliador de cartões e também os prejuízos que ele ajuda a evitar, você deve estar curioso para saber como utilizá-lo, não é mesmo? Nos próximos tópicos traremos uma explicação mais didática de como a ferramenta funciona para que você já vá se acostumando com ela.

Cadastro dos diferentes tipos de recebimentos

O conciliador de cartões deve começar pelo cadastro de todos os modelos de recebimentos de vendas. Esse cadastro deve listar não só as formas de pagamento escolhidas pela empresa, mas o cartão pelo qual isso será feito.

Vale lembrar que é preciso destacar se a opção escolhida é à vista (débito) ou a prazo (crédito, parcelado a curto ou longo prazo). Durante esse cadastro é importante destacar a operadora pela qual será feito o pagamento, pois cada uma conta com uma taxa administrativa diferente. Essa pode até mesmo ser considerada uma pré-etapa de vendas, pois o pagamento deverá ser checado posteriormente.

Registro dos recebimentos

Nessa etapa acontecerá o registro das vendas realizadas. Lembre-se de que nesse momento é importante que os colaboradores estejam treinados para que o processo seja detalhado. Alguns dos dados que devem ser cadastrados são:

  • dia em que a venda foi realizada;

  • valor da venda;

  • bandeira do cartão;

  • tipo de operação (crédito — se foi parcelado ou não — e débito);

  • número de parcelas e dias de pagamento delas;

  • valor parcelado;

  • taxa administrativa da operadora do cartão;

  • valor total líquido.

Saldo por bandeira

Uma das vantagens de colocar o conciliador em funcionamento na sua empresa é que ele permite verificar o saldo por bandeira. Ou seja, você tem um controle maior sobre as taxas cobradas e qual delas tem a maior incidência de compras, checando as transações realizadas de maneira completa.

A partir desses registros é possível fazer o controle de todas as informações dos clientes, pois os dados ficam armazenados na nuvem. Ou seja, se precisar de algum relatório relativo a anos anteriores para fazer comparativos, será possível acessá-lo facilmente.

Para utilizar o conciliador de cartões de maneira eficaz é importante que todos os setores da empresa estejam integrados por meio de soluções tecnológicas — isso facilita as conferências dos dados. No mais, o software deve possibilitar:

  • a importação de extratos bancários de diferentes instituições;

  • a realização de simulação que permita antecipar crédito das compras;

  • a digitalização de todos os cupons de vendas para um local de armazenamento (principalmente aqueles que saem das máquinas de compras);

  • a permissão para a gestão de taxas e a realização de comparativos;

  • relatórios completos sobre as movimentações.

Como escolher o melhor conciliador de cartões para a empresa?

É importante estar bastante atento antes de escolher o seu conciliador de cartões. A ferramenta precisa ter funções essenciais, como apontamos no último tópico. A seguir mostraremos algumas dicas que vão ajudá-lo a tomar uma decisão mais acertada e eficaz para o seu negócio!

Opte por um software de simples implementação

Por mais moderno que um software conciliador seja, ele precisa ser facilmente implementado. Isso quer dizer que ele deve ser intuitivo para que a equipe possa aprender a utilizá-lo em pouco tempo.

Afinal, a ideia é que o trabalho interno seja facilitado, sendo possível ter um tempo de adequação reduzido, o que permitirá o uso pleno da solução após implementada. Hoje, o mercado oferece alternativas mais completas e que possibilitam à equipe mais fluidez no registro de dados.

Procure uma solução confiável

O melhor software é aquele mantém os dados negócio seguros e sigilosos. Por essa razão, é essencial que antes de realizar a escolha o empreendedor procure outros usuários para saber mais sobre a confiabilidade da solução que está contratando.

Além disso, é essencial saber se as funções são desenvolvidas corretamente e se existe algum termo de proteção que garanta a integridade das informações compartilhadas. A questão da segurança deve ser levada bastante a sério, pois você lidará com informativos financeiros, dados de clientes e números de cartões.

Avalie o suporte oferecido

Outro aspecto importante a ser observado é o suporte oferecido pelo provedor do software. Mesmo as ferramentas com as tecnologias mais avançadas são passíveis de erros, e é essencial estar atento ao posicionamento do servidor durante esses momentos.

Por isso, o melhor a se fazer é sempre pesquisar sobre o suporte — de preferência fazer um teste antes de contratar o software. Questione também o provedor sobre procedimentos de segurança e as garantias dadas por ele quanto à integridade dos dados.

Tente entrar em contato com outros usuários do software para saber mais sobre a experiência deles quanto ao suporte. Nada melhor do que a opinião de quem já tem um relacionamento com o provedor.

Leve em consideração as suas necessidades

Os negócios menores e que lidam com poucas vendas no cartão têm necessidades bem diferentes daqueles empreendimentos maiores e que realizam várias transações por esse meio de pagamento. Logo, considerar o porte do empreendimento antes de escolher o conciliador de cartões ideal é fundamental.

Conheça as funcionalidades do software, como a capacidade de armazenamento que ele possui — que é essencial para negócios que geram muitos dados. Assim, você terá mais segurança na hora de alinhar as suas necessidades às funcionalidades da ferramenta.

Considere se o software pode ser acessado pela web

Esse aspecto é essencial na atualidade e vamos explicar o porquê. Imagine que você tenha uma equipe que realize vendas externas. Essas pessoas precisam ter acesso ao software de onde estiverem para fazer os lançamentos em tempo real, certo?

Se o software só funciona no desktop da empresa, o trabalho fica restrito e passível de erros, gerando também margem para fraudes. Por isso, considere uma solução que tenha essa mobilidade para facilitar o trabalho da equipe.

Faça testes antes de fechar a compra do software

Já falamos sobre isso aqui, mas vale ressaltar a importância dos testes antes de fechar o contrato para a compra do software. Esse processo ajudará bastante na hora de observar a adaptação da equipe, se de fato a solução gera benefícios para a empresa e também na hora de organizar as finanças.

Tente fazer o comparativo ao menos com duas soluções para garantir que a escolha feita foi a melhor. Depois dos testes ficará muito mais claro qual é o software que melhor se adapta à sua empresa.

Como mostramos ao longo do artigo, a função do conciliador de cartões é dar mais segurança e gerar mais eficiência na inserção de dados de vendas. Essa questão é fundamental, pois as vendas são a fonte que mantém as finanças corporativas.

Depois de conhecer as nossas dicas de escolha e as vantagens de adotar a ferramenta, temos certeza de que você poderá encontrar a solução que melhor se encaixa nas suas necessidades e trabalhar de maneira mais eficaz as suas finanças.

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