9 dicas infalíveis de como reduzir a inadimplência em sua empresa

9 dicas infalíveis de como reduzir a inadimplência em sua empresa

A inadimplência é uma das coisas que mais tira o sono dos empresários. Afinal, ter um alto número de pagamentos em atraso pode inviabilizar a continuidade da operação. Além disso, o empreendimento precisa realizar mais gastos com o objetivo de recuperar os valores em atraso. Mas, afinal, você sabe como reduzir a inadimplência no seu negócio?

Antes de tudo, tenha em mente que não existe fórmula pronta: a melhor forma de reduzir a inadimplência é evitando-a. Nessa perspectiva, atitudes e planejamentos devem ser feitos pelo empresário. Assim, ele consegue obter um pagamento recorrente a fim de desenvolver o seu negócio. Vender é importante. Receber, então, é fundamental para custear os gastos do seu empreendimento.

Aliás, um detalhe que merece atenção é a definição do que é a inadimplência. Esse conceito diz respeito ao não pagamento na data de vencimento. É sempre bom ter essa informação em mente, não é mesmo?

Neste artigo, vamos listar 9 dicas infalíveis de como reduzir a inadimplência. Desse modo, você pode implementar práticas que consigam reduzir esse problema na sua empresa. Por isso, continue a leitura até o final para sanar todas as suas dúvidas. Confira agora!

1. Prefira receber à vista

Existem várias formas de pagamento: cartões, cheques, consignado e o famoso à vista. Nessa perspectiva, é bastante recomendável que a sua empresa oriente as ações para beneficiar a forma de pagamento à vista. Desse modo, é possível reduzir os possíveis calotes e atrasos no pagamento. Quer entender como? Veja!

O motivo é simples. Se o cliente já efetua o pagamento à vista no momento da compra, não sobra nem margem de risco para ele deixar essa dívida em aberto. Por isso, ofereça atrativos para receber à vista. Investir em campanhas de descontos é uma estratégia eficiente. Assim, o cliente percebe que há uma vantagem econômica em já realizar o pagamento, em vez de parcelá-lo.

Um detalhe que merece atenção é a margem de desconto que pode ser dada. É preciso fazer um estudo de viabilidade. Com isso, o seu negócio opera com uma margem saudável e que possibilita ter um bom capital de giro. Pense nisso!

2. Construa um bom relacionamento com o cliente

Você que é empreendedor sabe que o cliente é o que move uma empresa. Em um motor, as engrenagens são responsáveis por dar propulsão ao equipamento. Já em um negócio, os consumidores exercem um efeito um pouco semelhante — impulsionam o empreendimento. Nessa perspectiva, ter e pautar um bom relacionamento com eles são atitudes imprescindíveis.

A experiência de compra tem que ser algo agradável e recompensador. Desse modo, o seu cliente torna-se engajado e possibilita uma abertura para um relacionamento de longo prazo. Mas você deve estar se perguntando: como um bom relacionamento pode impactar as taxas de inadimplência?

Confira só! Se o cliente tem afinidade e engajamento com a empresa, é provável que ele procure manter essa relação por muito tempo. Com isso, as chances de ele não honrar o pagamento tornam-se bem reduzidas.

Ter um bom relacionamento não é fundamental apenas para reduzir as taxas de inadimplência. Consumidores felizes e contentes com o seu empreendimento tendem a recomendar a sua empresa para os conhecidos. É o famoso marketing espontâneo — uma cadeia de eventos positivos para o seu negócio, melhorando os indicadores e a receita de toda a marca. Ter novos compradores engajados é o objetivo de qualquer companhia. Com isso em mente, não deixe de pautar um bom relacionamento com eles.

3. Escolha a data de vencimento corretamente

Como já foi dito, é preciso que o pagamento seja realizado na data determinada. Assim, não há compras em atraso e clientes inadimplentes. Para isso, como empreendedor, você deve ficar atento às datas de vencimento dos pagamentos dos clientes. O consumidor e o empresário devem identificar datas que sejam mais propícias ao pagamento.

Dois detalhes merecem atenção nesse processo. Primeiro, a data deve contemplar um bom fluxo de caixa ao empreendimento, possibilitando manter todos os custos fixos sobre controle. Além disso, é preciso que o prazo seja compatível com a realidade financeira do comprador. Vamos dar um exemplo para simplificar o entendimento. Veja!

Imagine que você seja proprietário de um pequeno comércio que atue com vendas no varejo. A sua equipe de colaboradores define que o pagamento de boletos — uma das diversas formas de pagamento — deve ser feito todo dia 25 do mês. Com isso, sua empresa já tem conhecimento da data em que esse recurso fica disponível para realizar o pagamento dos custos operacionais. Porém, por falta de planejamento, não foi analisado que, no dia 10, vence o aluguel do imóvel.

Esse é um dos maiores custos fixos do seu empreendimento. Desse modo, o recurso que só vai ser pago no dia 25 não possibilita honrar essa dívida. Viu como é preciso ter uma data de vencimento bem planejada? Ela é importante não só para o empresário, mas também para o cliente planejar os seus pagamentos.

Nenhum comerciante quer ter um alto número de inadimplência. É preciso ficar atento a alguns detalhes para reduzir e evitar esse fenômeno na sua empresa. Portanto, faça um planejamento estratégico da data de vencimento dos seus pagamentos. Manter os clientes bem informados dos dias é muito importante também.

4. Use um sistema de gestão voltado a como reduzir a inadimplência

Tecnologia é fundamental para qualquer negócio. Pensando nisso, ter um bom sistema de gestão é uma alternativa para controlar o número de clientes em atraso. Nessa perspectiva, os softwares Enterprise Resource Planning (ERP) são alguns dos mais utilizados pelas diversas empresas. De pequenos empreendimentos a multinacionais, vários gestores e empresários usam essa ferramenta.

Então, que tal descobrir quais os benefícios e funcionalidades do ERP? Talvez ele seja uma saída para a sua empresa automatizar os processos internos, afinal, os softwares são ferramentas tecnológicas que otimizam tarefas que eram feitas manualmente.

Tendo isso em vista, o ERP organiza todos os departamentos comerciais em um único programa. Desse modo, fica mais fácil gerenciar os diversos fatores que podem afetar o empreendimento. Por exemplo, é possível listar as contas a receber, os tributos a serem pagos e gerenciar os processos administrativos e recursos humanos.

Com isso, fica mais fácil corrigir problemas eventuais e se prevenir em relação àqueles que podem ocorrer no futuro. Como você pode notar, o ERP é um sistema indispensável a qualquer negócio que queira prosperar, pois possibilita a adiministração de empresa de forma mais eficiente e profissional.

Outro software que pode ser bastante eficaz para controlar a inadimplência é o CRM. A sigla significa Custommer Relationship Management. Esse software permite incluir todas as informações da base de clientes. Além disso, é possível integrar o CRM com um ERP. Desse modo, maximiza as oportunidades de negócio e minimiza os eventos que geram uma maior inadimplência.

Procure sempre a ajuda de profissionais ou consultorias especializadas. Fazendo isso, será possível implementar um programa de gestão de acordo com as demandas do negócio. Assim, você consegue ter um maior controle da sua base de consumidores. Por consequência, promove uma redução em eventos adversos que podem resultar no atraso de pagamentos.

5. Cobre a dívida com educação

Chegamos agora a um momento crítico. O seu negócio se planejou, mas, mesmo assim, não foi possível receber o pagamento em dia. Em outras palavras, vai ser preciso realizar a cobrança dos valores em atraso. O que ocorre é que muitos empresários tendem a ser abruptos nesse momento, achando que uma atitude ríspida e até mesmo intimidadora dará bons resultados. Entretanto, é fundamental tratar o seu cliente com educação e cordialidade.

Por isso, procure realizar uma cobrança pautada pelo respeito e que procure entender os motivos do cliente. Assim, fica mais fácil compreender as causas do atraso no pagamento, possibilitando desenvolver estratégias para contornar isso. Educação é a conduta a ser seguida pelos colaboradores que atuem na área de cobrança.

Embora o cliente muitas vezes receba o atendimento da empresa pelo telefone, o seu empreendimento também pode utilizar outros meios de comunicação para informá-lo da dívida. O e-mail e a aplicativos de mensagens já são canais que algumas companhias usam nesse processo.

Em todos eles, preze pela discrição e educação com o consumidor. Um atendimento assertivo e proativo aumenta bastante as chances de o comprador negociar e procurar efetuar o pagamento. Ademais, é sempre melhor ter o cliente como amigo e não como um inimigo, não é mesmo?

Se ele está passando por problemas financeiros no momento, pode ser que consiga solucioná-los. Assim, no futuro, poderá realizar novas compras na sua empresa. Logo, educação é algo que deve estar presente em todas as companhias que pautem um bom atendimento ao seu consumidor. Com isso, há uma negociação positiva para ele e para o empreendimento. Pense nisso!

6. Terceirize a inadimplência

Terceirização foi uma pauta bem em voga em anos anteriores. Nesse sentido, o empresário deve estar ciente de são quais as vantagens competitivas para o seu negócio com os serviços terceirizados. Você já ouviu falar em core business? Esse termo diz respeito à atividade principal da empresa. Ou seja, são aqueles processos que geram receitas recorrentes. Vamos exemplificar, para tornar o entendimento um pouco mais fácil. Dê uma olhada!

Imagine que uma fábrica de pré-moldados produza e comercialize os seus produtos. Desse modo, suas atividades principais são relacionadas à venda dos materiais confeccionados por sua equipe de produção. Então, o core business desse empreendimento é esse: produzir e revender os pré-moldados. Atividades secundárias, por outro lado, a exemplo dos serviços de portaria e limpeza, podem ser terceirizados.

Com isso, a empresa direciona os seus esforços para maximizar os ganhos do seu core business, enquanto os outros processos internos ficam a cargo de companhias especializadas. Viu como a terceirização de cobrança pode ser algo fundamental?

Se você não tem uma equipe especializada ou estrutura interna, portanto, é bastante válido pensar em terceirizar os serviços de cobrança. Assim, um atendimento mais profissional e assertivo poderá gerar maiores resultados, uma vez que as empresas que prestam serviços de cobrança têm bastante expertise para lidar com os mais variados tipos de clientes.

Inclusive, toda a parte burocrática e onerosa desse processo fica a serviço da terceirizada. Sobretudo, trabalhar com clientes inadimplentes exige bastante profissionalismo, então, avalie, planeje e procure contar com a ajuda de uma equipe terceirizada.

7. Tenha um sistema de cobrança eficaz

As estratégias da sua companhia devem estar voltadas para não deixar que o seu cliente se torne inadimplente. Mas se isso ocorrer, como você deve proceder? Essa pergunta é bem importante. Vamos lá! A sua empresa precisa vender com segurança os produtos e auferir lucros com essa atividade. Assim, consegue custear todos os gastos do empreendimento.

Se uma compra foi efetuada, porém, o cliente não pagou, é preciso tentar recuperar esse crédito. Para isso, um bom sistema de cobrança é imprescindível. Contar com ferramentas tecnológicas e profissionais qualificados também é muito importante.

Em primeiro lugar, um detalhe que deve ser verificado é se a sua empresa conta com um sistema de cobrança. Muitas companhias transferem essa responsabilidade para os vendedores. São eles que participam ativamente da negociação, ofertando produtos e prospectando clientes. Todavia, não quer dizer que eles também são os responsáveis por cobrar valores em atraso.

Por isso, pense sempre em criar um departamento específico, ou terceirizar as suas cobranças. Outro fator que merece atenção é relacionado à terceirização. Não quer dizer que, com esse processo, a sua companhia fica livre de acompanhar os clientes inadimplentes.

Um analista — profissional que acompanha os serviços prestados — é de suma importância. Ele pode acompanhar o andamento das negociações, colher os feedbacks e repassar ordens para o prestador do serviço. Com isso, fica mais fácil entender os problemas dos clientes e implementar estratégias para solucioná-los.

Caso o empreendedor prefira ter uma equipe própria, o treinamento é a palavra-chave. É preciso que os colaboradores sejam constantemente qualificados para realizarem um serviço assertivo e educado. Assim, sua companhia conseguirá trabalhar de maneira eficiente os clientes inadimplentes, respeitando-os. Agora vamos listar algumas práticas que podem ser adotadas para reduzir a inadimplência. Observe!

Procure comunicar o seu cliente antes do vencimento

Avisando perto da data do vencimento, fica mais fácil deixá-lo informado dos pagamentos e das datas em que eles devem ocorrer. Assim, você previne os famosos problemas com esquecimentos e deslizes na organização orçamentária. Utilize esses contatos também para aproximar o consumidor cada vez mais do seu negócio.

Disponibilize ferramentas para gerar os boletos novamente

Assim, sua empresa disponibiliza serviços de atualização dos boletos a serem pagos, com juros e multas de forma automática. Isso evita filas e sobrecarga de serviço para os seus colaboradores. Pense sempre automatização dos seus processos!

Realize uma régua de comunicação

Com isso, seu empreendimento consegue contatar o seu cliente pelos mais variados meios: telefone, e-mail, SMS e até mesmo aplicativos de mensagens. Trabalhe isso com os seus colaboradores!

Defina grupos de clientes (clusterização)

A inadimplência não ocorre somente com um perfil de cliente. Por isso, faça grupos do seu público devedor: atrasados, frequentes, esporádicos. Assim, oriente as suas estratégias para cada um deles, maximizando as chances de receber os valores em atraso.

8. Faça a análise de crédito do seu cliente

Existem várias empresas especializadas em oferecer um detalhamento sobre o perfil de compra do seu consumidor, e a sua empresa deve contar com ferramentas de análise de crédito. Assim, fica mais fácil prever e tomar medidas para conter possíveis fraudes e inadimplências.

Vamos citar um exemplo bastante comum que aflige os mais diversos comércios do país: o velho e conhecido problema do cheque “sem fundo”. Quando o negócio oferece essa forma de pagamento, ocorrem diversos eventos adversos, por exemplo, uso de cheques falsos, em nome de terceiros ou sem recursos para honrar o pagamento. Desse modo, o proprietário fica com uma alta taxa de inadimplência.

Uma forma de resolver esse impasse é contar com uma análise de crédito eficiente. O Serviço de Proteção ao Crédito (SPC) oferece uma ampla gama de serviços para o seu empreendimento. Quer entender como isso pode beneficiar o negócio na prática? Veja!

Se o comércio tivesse feito uma busca antes de aceitar o pagamento com cheques, poderia ver o Score do cliente. Essa ferramenta faz uma avaliação em diversos bancos de dados sobre o histórico de pagamento e dívidas em atraso. Assim, é elaborada uma escala de pontuação que demonstra o grau de risco envolvido na venda. Isso é bastante útil para o empreendedor que quer controlar e evitar problemas de inadimplência.

Se você pretende vender a prazo, no boleto, cheque ou crediário, é preciso analisar a capacidade de pagamento do seu comprador. Pesquise e implemente uma solução de busca cadastral que atenda às necessidades da sua companhia. Afinal, se prevenir é bem melhor do que ter resultados ruins no futuro, não é mesmo?

9. Cobre os pagamentos em atraso

Isso parece um pouco óbvio. Porém, muitos empreendedores têm dificuldade em executar essa ação. A cobrança é algo garantido na legislação, e você deve exercê-la. Então, alguns passos devem ser seguidos para que a cobrança seja eficiente. Confira!

Em primeiro lugar, se já chegamos à execução da cobrança, todas as outras medidas preventivas foram implementadas. Assim, o empresário precisa ficar atento. Afinal, quanto mais ele demora para efetuar a cobrança, maior será o prejuízo. É preciso ter um bom gerenciamento financeiro para tornar a operação viável. Com o uso de um bom sistema de gestão de empresa e comércio, o seu cliente inadimplente não passa despercebido do seu campo de visão.

Um alto número de clientes inadimplentes pode gerar um grande problema. Dependendo da forma que for abordado, ele poderá se afastar de possíveis vendas futuras. Por isso, vamos listar algumas perguntas que deverão basear as suas atitudes.

  • qual o limite máximo de dias em atraso tolerado?
  • que medidas judiciais podem ser aplicadas nesses casos?
  • quais os critérios para renegociação da dívida?
  • quando repassar os dados cadastrais do cliente inadimplente para os órgãos de proteção ao crédito?

Após isso, defina com os seus colaboradores quais os passos a serem tomados. No primeiro momento, haverá o contato e a informação do débito com o cliente. Ser educado nessa abordagem é imprescindível.

Caso ele não efetue o pagamento ou renegocie a dívida, faça um novo contato. É recomendável que ele seja informado das possíveis restrições de crédito e problemas judiciais decorrentes dessa dívida. Esse segundo contato precisa ser mais efetivo e esclarecedor. Após essas tratativas é que são realizados os registros em serviços de proteção ao crédito.

É importante destacar que a empresa deve estar sempre disponível para renegociar esses valores. Para isso, oriente os seus colaboradores a fim de procurar entender as dificuldades e oferecer soluções para o pagamento. Vale lembrar que é preciso que essa negociação seja positiva para o empreendimento e possibilite uma boa margem de ganho.

A inadimplência é um problema que exige bastante atenção do empreendedor. Como foi dito, as medidas preventivas são as mais eficazes. Caso o problema ainda persista, é necessário ter sempre um bom plano de ação para lidar com as dificuldades envolvidas nessa negociação.

Sobretudo, otimização e automação são processos que devem estar presentes em todas as empresas que querem melhorar a sua performance. Dados organizados e de fácil acesso possibilitam a tomada de atitudes mais eficientemente. Por isso, não fique na dúvida e procure sempre por softwares que podem ajudar você e a sua equipe a alavancarem os processos internos. ERP e CRM são ferramentas indispensáveis às companhias que querem perpetuar o seu modelo de negócio.

Como também vimos, atitudes preventivas são fundamentais, então, defina com a sua equipe de colaboradores quais as melhores estratégias para diminuir a inadimplência na sua base de compradores, colocando em prática essas dicas para realizar uma cobrança eficiente.

E não esqueça: dificuldades e problemas adversos acontecem com qualquer pessoa. O seu empreendimento deve estar preparado para encontrar saídas favoráveis ao negócio e ao cliente. A CDL/BH é uma entidade de classe sem fins lucrativos que oferece soluções para os empresários. A experiência de mais de 57 anos repassa a confiabilidade e a idoneidade de uma marca consolidada.

Oferecemos diversos serviços, que inclusive auxiliam os empresários que não sabem como reduzir a inadimplência. A análise de crédito no SPC, por exemplo, é uma das ferramentas disponibilizadas. Por isso, não perca tempo!

Entre em contato agora mesmo com a nossa equipe. Estamos prontos para entender as suas dificuldades e ajudá-lo da melhor forma possível. Boas vendas!

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