6 dicas para acelerar processos burocráticos na sua empresa

6 dicas para acelerar processos burocráticos na sua empresa

Existe uma série de processos burocráticos na empresa que precisam ser observados, como a emissão de notas fiscais e o registro de inadimplentes. É fato que eles agregam maior segurança ao negócio, mas também sobrecarregam os funcionários e consomem muito tempo de trabalho.

Para aumentar a produtividade da sua equipe, portanto, é importante pensar em soluções capazes de torná-los mais eficientes e ágeis. Nesse contexto, podemos focar em ações para melhorar a comunicação interna, planejar a execução das atividades diárias e adotar novas tecnologias.

Precisa de uma mãozinha para começar? Então você veio ao lugar certo! A seguir, apresentaremos 6 dicas para acelerar os processos burocráticos na empresa:

1. Reavalie os processos diários

Processo é o nome dado à sequência de atividades com um objetivo específico, como a emissão de uma nota ou o pagamento de uma conta. Eles devem ser enxutos, eliminando o máximo de etapas desnecessárias para que garantir celeridade e assertividade.

Como são muitos, comece a análise por aqueles que mais importam para o seu departamento ou para a empresa de um modo geral. Seguindo o princípio de Pareto (também conhecido como 80/20), eles devem representar apenas 20% do total de processos existentes.

Já definidos, é hora de analisá-los de uma forma mais micro. O processo de análise de crédito, por exemplo, envolve as etapas: coleta de documentos, conferência, organização, etc. Busque entender as diversas etapas de compõem o processo atual e identifique como podem ser otimizadas.

Para finalizar, desenhe um fluxograma em blocos — representação gráfica que inclui blocos, textos e setas, indicando o fluxo correto de atividades. Ele pode ser criado no Excel ou com a ajuda de um sistema específico e, depois, deve ser compartilhado com o time.

2. Invista em certificado digital

Todos os dias, são muitas as transações bancárias e os documentos exigidos para que se tenha êxito na gestão de uma empresa. Para facilitar essas atividades, é importante contar com um certificado digital, uma espécie de assinatura eletrônica com chaves criptografadas.

Para ficar claro, imagine que você precisa reconhecer firma de alguns documentos. Então você vai até o cartório ou envia um funcionário para solucionar a demanda — perdendo tempo, energia e dinheiro nesse processo. Com o certificado digital, muitas dessas tarefas seriam desnecessárias, pois ele mesmo garante a autenticidade das informações trocadas.

O certificado digital ainda oferece outros benefícios a uma companhia, como a redução de custos operacionais, a validade jurídica dos documentos e a desburocratização dos processos. Com ele, será possível ganhar celeridade, mesmo nos processos mais burocráticos.

3. Otimize as reuniões de trabalho

Segundo uma pesquisa da Microsoft, com 38 mil profissionais, cerca de 17 horas semanais são completamente improdutivas nas empresas — mais de dois dias inteiros de trabalho. Um dos principais motivos para isso é o excesso de reuniões ou a falta de objetividade.

Nesse sentido, é possível visualizar o próprio excesso de reuniões como um processo burocrático, que consome tempo e custa dinheiro. Além disso, ao não conduzir a reunião com qualidade, é provável que os resultados inicialmente desejados também não sejam gerados.

Para solucionar isso, primeiro, reflita se as informações que deseja compartilhar realmente demandam uma reunião. Muitas vezes, basta enviar uma mensagem por e-mail, utilizar as redes sociais corporativas ou fixar um memorando no quadro de avisos.

Mas se ela for necessária, é importante ter descritos os principais pontos que serão discutidos, até para evitar o esquecimento. Em algumas empresas, as reuniões são realizadas em pé, para incentivar a objetividade dos participantes e do próprio líder.

4. Desenvolva novos canais de comunicação

É grande o número de tarefas diárias que são afetadas pela falta de comunicação. Nesse caso, é possível que a simples emissão de uma NF torne-se mais complexa ou, ainda, que seja expedida com dados incorretos — gerando retrabalho, custos e mais burocracia para a empresa.

Por essa razão, é preciso levar em consideração a implementação de novos canais para diálogo. Dentre os principais, é possível destacar o uso de: celulares corporativos, intranet, aplicativos mobile, redes sociais ou sistemas especializados no assunto.

A escolha da melhor ferramenta pode variar de acordo com o perfil dos profissionais e o tamanho da própria empresa. Mas uma coisa é certa: também deve-se instigar os colaboradores a usar os novos canais, garantindo a redução de erros e a fluidez das atividades.

5. Implemente um bom sistema de gestão

Gerenciar uma empresa realmente não é uma tarefa fácil, afinal, deve-se gerir uma série de recursos e tomar decisões estratégicas. Por isso, é preciso eliminar uma parte da burocracia, especialmente quando relacionada ao excesso de papéis e a planilhas ineficazes.

Ainda hoje, há empresas que controlam suas contas, fluxos de caixa, lista de inadimplentes e diversas outras informações cruciais apenas com planilhas e papéis. Isso pode trazer muitos prejuízos para o empreendimento, especialmente pela falta de segurança.

Uma solução é investir em bons sistemas de gestão! Eles podem ser mais genéricos e promover soluções de integração para toda a empresa, ou mais específicos para um setor, como um sistema de recrutamento e seleção para o RH.

Imagine o caso de um sistema de contratação de talentos. Ele contribuirá para centralizar o anúncio das vagas em aberto, enviar cargos para aprovação da alta administração e aplicar filtros por competências dos candidatos. Assim, apenas essas funcionalidades eliminarão uma série de burocracias tradicionalmente conhecidas.

6. Ofereça autonomia para os funcionários

Para finalizar, é importante destacar a necessidade de dar mais autonomia aos profissionais, descentralizando o poder e a tomada de decisões. É certo que muito da burocracia de um empreendimento é proveniente da rigidez em sua estrutura de comando, na qual apenas os executivos e gestores podem indicar o caminho a ser percorrido.

Quando há uma centralização exagerada no comando, os processos tornam-se muito mais vagarosos, bem como a velocidade com que os problemas são solucionados é consideravelmente reduzida. Isso afeta a competitividade do negócio e a motivação dos funcionários que nele atuam.

Veja, agora você está por dentro do assunto! Lembre-se de reavaliar seus processos, implementar novos canais de comunicação, otimizar as reuniões, investir em certificado digital, utilizar um bom sistema de gestão e dar mais autonomia aos colaboradores. No final, terá processos burocráticos na empresa muito mais ágeis, seguros e assertivos.

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