Entenda o que é o Certificado Digital e por que sua empresa precisa dele

Não é mais novidade que a tecnologia está cada vez mais presente no mundo corporativo. Isso significa que realizar transações e contratações, emitir notas fiscais e assinar documentos no ambiente online faz parte da rotina das mais diversas empresas, incluindo as pequenas e médias.

Para que essas operações sejam seguras e tenham validade jurídica, porém, elas devem ser feitas por meio do Certificado Digital. Essa tecnologia já ganhou muitos adeptos e tem tornado a vida dos administradores muito mais fácil.

Continue a leitura e entenda o que é o Certificado Digital e o por que ele é tão importante para o seu negócio:

O que é o Certificado Digital?

O Certificado Digital é uma assinatura com validade jurídica que garante proteção às transações eletrônicas e a outros procedimentos feitos pela internet. Essa assinatura permite que pessoas, tanto físicas quanto jurídicas, identifiquem-se e assinem digitalmente com mais segurança e agilidade.

Além de assinar documentos, o certificado permite que o seu portador envie documentos online, realize transações bancárias, emita e assine notas fiscais. Tudo isso é feito com a garantia de confidencialidade, autenticidade e integridade das informações transmitidas eletronicamente.

O certificado é desenvolvido a partir de uma tecnologia que se vale do recurso da criptografia para garantir a autenticidade na transmissão de dados, além de assegurar a confidencialidade das informações.

Nesse sentido, ele é uma espécie de carteira de identidade eletrônica da pessoa que o emite — que pode ser tanto pessoa física quanto jurídica. A pessoa física emite o e-CPF, ao passo que a pessoa jurídica conta com o e-CNPJ.

Como é feita a sua emissão?

O Certificado Digital deve ser emitido por uma autoridade certificadora habilitada ao sistema de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), para que os documentos certificados gozem de autenticidade legal.

As autoridades certificadoras que não integram o sistema do ICP Brasil apenas atestam a autenticidade e integridade das informações transmitidas pelo certificado na qualidade de testemunhas.

Para obter o certificado, a empresa pode fazer a solicitação no próprio site da autoridade certificadora, por meio do preenchimento de um formulário com os dados da pessoa jurídica solicitante.

Em seguida, será agendada a validação presencial, quando serão escolhidos o tipo e a validade do certificado. Para a validação presencial, devem ser entregues os documentos necessários para a emissão, informados no ato do preenchimento do formulário.

Em regra, a emissão do Certificado Digital para pessoa jurídica requer a apresentação dos documentos de constituição da empresa e das alterações posteriores, o cartão de CNPJ e a inscrição no cadastro específico do INSS, além de documentos pessoais do representante legal. Apresentados todos os documentos solicitados, haverá um processo de validação e verificação da entidade de registro para que, só então, seja feita a emissão do certificado.

Quais são os tipos de Certificado Digital?

Os Certificados Digitais são classificados de acordo com a sua aplicabilidade e com os requisitos de segurança para proteção da chave privada. Veja abaixo os tipos de certificados, de acordo com a sua aplicação.

  • Certificado de Assinatura Digital (Tipo A): é o mais comum, utilizado para assinatura de documentos e inúmeras transações eletrônicas. A principal função é provar a autenticidade e a autoria do emissor, além de garantir a integridade do documento;
  • Certificado de Sigilo/Confidencialidade (Tipo S): é utilizado exclusivamente para oferecer sigilo e criptografia dos dados, isto é, para proteger o conteúdo dos documentos contra acessos não permitidos;
  • Certificado de Tempo (Tipo T): é o serviço de certificação da hora e do dia da assinatura do documento eletrônico, com a identificação do autor. Ele é essencial para garantir a temporalidade e a tempestividade dos documentos.

Já quanto a sua forma de armazenamento, eles são classificados em:

  • Certificado A1: nesse tipo, a chave privada é gerada em um software, ficando armazenada em um programa de computador ou no próprio computador. Os dados são protegidos e somente podem ser acessados por meio de uma senha de acesso. A validade máxima é de um ano;
  • Certificado A3: esse tipo de certificado é gerado e armazenado em um hardware criptografado, que pode ser um token ou um cartão inteligente. Seu uso também requer uma senha de acesso, e a validade máxima é de três anos;
  • Certificado A4: a chave privada do A4 é gerada e armazenada em um módulo de segurança criptográfico (HSM). A segurança do A4 é superior à dos demais, já que o tamanho da chave é maior. A validade máxima é de cinco anos.

Uma vez expirada a validade do certificado, ele deve ser renovado para que continue a oferecer segurança e para que a assinatura digital continue tendo validade jurídica.

Quais são as vantagens de um Certificado Digital para a empresa?

Em algumas situações, o Certificado Digital é uma facilidade para a empresa, mas em outras é uma necessidade. Isso porque para a emissão de nota fiscal eletrônica, há a exigência do Certificado Digital pela empresa emissora, a fim de garantir a autenticidade das informações.

Além disso, o Certificado Digital permite a assinatura e o envio de documentos pela internet, a realização de transações bancárias, o envio de declarações da empresa à Receita Federal, a assinatura digital de notas fiscais, manifestações do destinatário e conhecimento de transporte eletrônico (CTs-e). Além disso, ele oferece a garantia de validade jurídica dos documentos eletrônicos.

Realizar todos esses procedimentos pela internet, garantindo a autenticidade e a segurança das informações prestadas, representa uma desburocratização dos processos, além de economia de tempo e de dinheiro para o empresário. Por exemplo, você não precisa deixar seu posto na empresa apenas para assinar um contrato, nem pagar um motoboy para entregar um documento importante e sigiloso.

Fazer o trabalho burocrático sem precisar sair do escritório, sem despachante e sem gastar papel, mantendo todos os documentos arquivados digitalmente, é com certeza mais prático, mais cômodo e mais barato do que o processo manual.

Valendo-se do Certificado Digital, todo esse trabalho eletrônico fica protegido por um sistema que garante a autenticidade, a integridade e o sigilo das informações transmitidas. Então, se sua empresa ainda não possui um, talvez seja a hora de solicitar a emissão. Só assim você fará os procedimentos eletrônicos com segurança.

Gostou de aprender um pouco sobre o Certificado Digital e suas vantagens? Restou alguma dúvida sobre o assunto ou tem alguma experiência para compartilhar? Conte pra gente aqui nos comentários!

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