Mulher visualizando dados sensíveis de seus clientes em um computador

7 cuidados que você deve ter com os dados sensíveis da sua empresa

Vivemos na era da informação. Assim, ter acesso a dados precisos sobre o mercado, acompanhar o desempenho do produto e aprender mais sobre o seu público é o melhor caminho para o sucesso de qualquer negócio. Além disso, toda empresa dispõe de dados sensíveis sobre os seus clientes, os quais também têm um alto valor.

Contudo, como são informações importantes — e muitas vezes sigilosas — é fundamental protegê-las. Pensando nisso, a seguir listamos algumas ações que melhoram a segurança dos dados em seu negócio. Confira!

1. Entenda o que são dados sensíveis

Para saber lidar com os dados sensíveis é preciso compreender o que eles significam e a sua importância.

Basicamente, são informações pessoais, que podem ser comprometedoras caso sejam divulgadas. Afinal, endereços de e-mail, número de contas bancárias, senhas, nomes e CPFs podem gerar vários problemas se caírem em mãos erradas, como:

  • ações fraudulentas em nome do indivíduo;
  • invasão de contas e movimentação monetária;
  • incriminação do indivíduo por outras ações ilegais;
  • processos contra sua empresa por vazamento de informações;
  • sequestro de informações sobre o seu público.

Como você pode ver, qualquer um desses eventos pode ser bastante comprometedor para o negócio. Por isso, sua empresa precisa garantir a segurança dessas informações, investindo em recursos de proteção de dados, além de tomar outros cuidados no dia a dia de trabalho.

2. Use a criptografia em todas as suas informações

A criptografia, para aqueles que não estão familiarizados, é uma forma de reescrever qualquer informação de forma que ela não seja reconhecível à primeira vista. Para isso, a máquina utiliza uma chave de código, que converte o conteúdo para outro formato, mudando símbolos e letras, de acordo com um padrão. Assim, enquanto está criptografado, o arquivo não pode ser lido normalmente.

Para ler o conteúdo, a máquina do usuário precisa de acesso à mesma chave criptográfica usada, revertendo o processo. Dessa forma, caso uma pessoa intercepte os dados no meio do caminho, ela também não consegue ter acesso a essas informações.

Esse é um dos métodos mais importantes de proteção de dados sensíveis atualmente, sendo aplicado em praticamente todos os softwares disponíveis no mercado. Sem a criptografia, é muito fácil violar as informações de uma empresa.

3. Exija senhas mais seguras

O uso de senhas para proteger qualquer sistema de acesso indevido também é uma medida de segurança essencial no mundo digital.

Porém, muitos já sabem como pode ser fácil deduzir a senha de outra pessoa e ter acesso a todos os dados. E, quando se trata de informações dentro de uma empresa, essa é uma questão ainda mais preocupante!

Uma forma de diminuir esses riscos é criar um “nível mínimo de segurança”, exigindo que todos os usuários criem senhas que não sejam facilmente descobertas.

Para isso, códigos aleatórios, ter ao menos um número, uma letra e um símbolo, e não utilizar uma sequência ou nomes próprios pode ajudar a dificultar qualquer tipo de invasão.

4. Adote termos de confidencialidade

Apesar de serem confidenciais, muitos dados sensíveis precisam ser acessados todos os dias para executar algumas tarefas, como preencher solicitações de pedidos e conferir o estado de algum serviço.

Isso significa que você, sua equipe e talvez profissionais terceirizados tenham que lidar com essas informações regularmente, o que aumenta o número de oportunidades para violações de sigilo.

Para minimizar esse risco, uma boa solução é estabelecer um termo de confidencialidade, que é um contrato que limita o acesso e uso desses dados a determinados contextos. Além disso, ele também torna cada indivíduo responsável pelas consequências do vazamento de informações, sendo suficiente para fazer com que todos sejam mais cuidadosos.

Esse precaução deve ser tomada especialmente aos terceirizados e parceiros externos, já que você tem menos controle sobre as suas atividades.

5. Use Redes Privadas Virtuais (VPN)

Armazenar dados sigilosos em sites de livre acesso ou nuvens públicas não é uma boa ideia, pois tais redes são acessadas por incontáveis usuários não autenticados — facilitando o acesso ilegal aos dados da empresa e de seus clientes. Nesse sentido, o melhor caminho é optar por Redes Privadas Virtuais, ou VPN (Virtual Private Networks).

De forma simples, a VPN é uma rede que só pode ser liberada para pessoas autenticadas, ou seja, que tenham um usuário e senha cadastrados. Dessa forma, você pode definir quem tem permissão para acessar às suas informações.

6. Tenha um controle de acessos bem rígido

Além de pensar no uso de redes privadas e senhas mais seguras, você também deve ter em mente que, para alcançar o nível de segurança desejado para os seus dados sensíveis, é preciso trabalhar também na política de controle de acessos. Porém, diferente do que alguns pensam, isso não diz respeito apenas a quem pode ou não entrar em sua rede.

Na verdade, o controle de acesso também tem relação com o histórico de logins e ações realizadas dentro da sua rede, acompanhando o que cada usuário fez enquanto acessa os dados da empresa. Isso pode ajudar a esclarecer erros humanos, além de identificar mais facilmente acessos ilegais.

7. Capacite sua equipe para evitar riscos

Boa parte da segurança de informação em sua empresa depende diretamente das pessoas que acessam esses bancos de dados todos os dias. Se alguém abre e-mails suspeitos sem verificar o conteúdo pode levar informações sigilosas para o seu computador pessoal, ou fornecer a própria senha a outra pessoa, sem saber que se trata de um vírus ou fraude.

A melhor solução, nesse caso, é capacitar a sua equipe para que esse tipo de erro não seja cometido. Por meio de treinamentos é possível criar uma política de segurança de dados, que é fundamental para evitar a maior parte dos problemas de sigilo dentro de um negócio.

Pronto! Com essas dicas você já está mais preparado para proteger os dados sensíveis do seu negócio e de seus clientes. Contudo, não se esqueça de continuar se atualizando sobre essa área, visto que novas ferramentas de segurança são descobertas regularmente.

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